Στο τέλος της συνεδρίασης, πρέπει να καταρτιστεί πρωτόκολλο για τον καθορισμό της ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασης, των αποφάσεων που λαμβάνονται, των προϋποθέσεων υπό τις οποίες θα εφαρμοστούν κ.λπ. Είναι σημαντικό να καταρτιστούν τα πρακτικά αμέσως μετά τη συνεδρίαση και να μην αναβληθεί "αργότερα". Είναι καλό εάν ένας επαγγελματίας γραμματέας μπορεί να κρατήσει τα πρακτικά. Ωστόσο, εάν αυτό δεν συμβαίνει, άλλα άτομα που γνωρίζουν ορισμένους κανόνες για τη διατήρηση των πρακτικών των συνεδριάσεων μπορούν επίσης να το κάνουν.
Οδηγίες
Βήμα 1
Το άτομο που παίρνει τα πρακτικά της συνεδρίασης πρέπει να γνωρίζει όλες τις αποφάσεις των προηγούμενων συνεδριάσεων, προκειμένου να κατανοήσει τη λογική των αποφάσεων που έχουν ληφθεί. Εάν παίρνετε λεπτά σε μια σύσκεψη, πάρτε αντίγραφα των πρακτικών πολλών προηγούμενων συσκέψεων. Στη συνάντηση, τεκμηριώστε αμέσως τα θέματα στην ημερήσια διάταξη.
Βήμα 2
Δίπλα σε κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης, γράψτε τυχόν σκέψεις που εκφράστηκαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Αυτό μπορεί να γίνει σύντομα, επειδή τα πρακτικά δεν θα οριστικοποιηθούν κατά τη διάρκεια της συνάντησης, αλλά μετά από αυτήν. Το σημείο αυτών των σημειώσεων είναι ότι μαζί τους δεν θα χάσετε ούτε μια σημαντική σκέψη που εκφράζεται. Επίσης, γράψτε τα ονόματα εκείνων που μιλούν για να θυμηθείτε ποιος είπε τι και σε ποιο θέμα. Γράψτε μόνο γεγονότα από δηλώσεις και όχι προσωπικές απόψεις ή υποθέσεις.
Βήμα 3
Η ίδια η εκτέλεση του πρωτοκόλλου θα πρέπει να πραγματοποιηθεί αμέσως μετά τη συνάντηση, έτσι ώστε να μην ξεχαστούν σημαντικά σημεία ή να μην χαθούν τα αρχεία. Τα πρακτικά πρέπει να περιέχουν μια σύντομη περιγραφή της συνάντησης σε επιχειρηματικό στιλ. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε έμμεση ομιλία, γράψτε τα πάντα στο παρελθόν: "II Ο Ιβάνοφ σημείωσε ότι …".
Βήμα 4
Το περιεχόμενο του πρωτοκόλλου πρέπει να αποτελείται από:
1. "ανώτατα όρια" που υποδεικνύουν τον σκοπό και την ημερομηνία της συνάντησης, μερικές φορές επίσης και την ώρα έναρξης της συνάντησης ·
2. κατάλογοι εκείνων που είναι παρόντες και δεν είναι παρόντες ·
3. σύνοψη των αποφάσεων που λαμβάνονται - αναφέροντας τους εμπνευστές αυτών των αποφάσεων.
