Τα αποτελέσματα των συναντήσεων απαιτούν εγγραφή ντοκιμαντέρ με τη μορφή πρακτικών. Κατά τη σύνταξη αυτού του εγγράφου, είναι σημαντικό να αντικατοπτρίσετε το κύριο σημείο της συζήτησης, παρουσιάζοντας ολόκληρη τη συζήτηση όσο πιο σύντομα γίνεται.
Τα πρακτικά συντάσσονται μετά τη συνάντηση από τον γραμματέα της συνεδρίασης, ο οποίος είτε πρέπει να σημειώνει κατά τη διάρκεια της συζήτησης είτε να διατηρεί αρχείο του δικτάφων. Η δεύτερη επιλογή είναι η βέλτιστη για την επίλυση πιθανών διαφορών.
Οπτικά, το έγγραφο αποτελείται από τα ακόλουθα μέρη:
- γενικές πληροφορίες;
- η ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης ·
- συζήτηση και αποφάσεις που λαμβάνονται.
Γενικές πληροφορίες
Αυτό το τμήμα πληροφοριών περιλαμβάνει τον τίτλο, την τοποθεσία (πόλη, ημερομηνία, ώρα της συνάντησης), μια λίστα ατόμων που είναι παρόντα. Ο τίτλος της συνάντησης είναι ο τίτλος. Για παράδειγμα, μια συνάντηση της ομάδας εργασίας για θέματα προσωπικού. Το μπλοκ ημερομηνίας και ώρας υποδεικνύει πληροφορίες σχετικά με τη συνάντηση που πραγματοποιήθηκε άμεσα και όχι για την ημερομηνία υπογραφής του πρωτοκόλλου.
Εάν η συνεδρίαση πραγματοποιείται από μόνιμη δομή (επιτροπή, ομάδα εργασίας κ.λπ.), τότε οι γενικές πληροφορίες αναφέρουν το πλήρες όνομα του μόνιμου προέδρου και γραμματέα της συνεδρίασης.
Κατά την κατάρτιση της λίστας των παρόντων, θα πρέπει να αναφέρονται τα ονόματα των θέσεων και των τόπων εργασίας των προσκεκλημένων. Αυτό το τμήμα πληροφοριών ξεκινά με τη λέξη "Παρόν". Σε περίπτωση που η συνάντηση προβλέπει ψηφοφορία, τότε οι συμμετέχοντες στα πρακτικά χωρίζονται σε δύο ομάδες - με δικαίωμα ψήφου και χωρίς δικαίωμα συμμετοχής στην ψηφοφορία.
Ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης
Η ημερήσια διάταξη της συνάντησης διαμορφώνεται πριν από τη συνεδρίαση. Ωστόσο, υπάρχουν εξαιρέσεις, για παράδειγμα - για επείγουσες συναντήσεις. Αυτό το μπλοκ παραθέτει τα θέματα της συνάντησης χωρίς να καθορίζει τους ομιλητές και το χρονικό όριο για τις αναφορές. Ακόμα κι αν η συνάντηση συγκαλείται για να συζητήσει ένα ζήτημα, δεν περιλαμβάνεται στον τίτλο του εγγράφου, αλλά καταρτίζεται με τη μορφή ημερήσιας διάταξης.
Ανάλογα με την προθεσμία της ομιλίας, η ημερήσια διάταξη που παρουσιάζεται μπορεί να εγκριθεί αυτόματα ή να τεθεί σε ψηφοφορία από τον πρόεδρο. Σε αυτήν την περίπτωση, η συζήτηση ξεκινά με το ζήτημα της έγκρισης της ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασης. Εάν δεν υπάρχουν αντιρρήσεις, τότε στα πρακτικά μια τέτοια απόφαση τυποποιείται ως εξής: "Το θέμα της έγκρισης της ημερήσιας διάταξης τέθηκε σε ψηφοφορία." Τα ακόλουθα είναι τα αποτελέσματα της ψηφοφορίας με τη μορφή: "Ψηφίστηκε: για - (αριθμός ψήφων), κατά - όχι, αποχή - όχι."
Συζήτηση και λήψη αποφάσεων
Το μεγαλύτερο μέρος των ερωτήσεων προορίζεται για να αντικατοπτρίζει την πορεία της συζήτησης. Κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης τίθεται σε ξεχωριστό τμήμα, ξεκινώντας από τη διατύπωση της ημερήσιας διάταξης. Ακολουθεί η πορεία της έκθεσης, η οποία συντάσσεται με την ακόλουθη μορφή: «Ακούστηκε: (πλήρες όνομα του ομιλητή)». Οι έμπειροι μεταγραφείς συνιστούν να μην μεταγράφουν τις ομιλίες, αλλά να αφήνουν το γενικό νόημα, το οποίο μπορεί να εκφραστεί σε αρκετές προτάσεις. Εάν είναι σημαντικό να διατηρηθεί η έννοια της πλειονότητας της έκθεσης, τότε μπορείτε να παραθέσετε τις διατριβές της ομιλίας ή αποσπάσματα από την παρουσίαση στο παράρτημα του πρωτοκόλλου, κάνοντας αναφορά σε αυτό στο κείμενο του εγγράφου.
Το ίδιο ισχύει και για τον προβληματισμό της πορείας της συζήτησης. Εάν πολλοί ομιλητές ακολουθούν την ίδια άποψη, τότε οι ομιλίες τους μπορούν να επισημοποιηθούν με την ακόλουθη μορφή: «Ομιλητές (πλήρη ονόματα ομιλητών) που υποστήριξαν τη γνώμη του ομιλητή».
Ως αποτέλεσμα κάθε ερώτησης, πρέπει να διαμορφωθεί μια λύση. Θα πρέπει να προετοιμάζεται εκ των προτέρων στα σχέδια αποφάσεων ή να διατυπώνεται από τους ίδιους τους συμμετέχοντες στη συνεδρίαση κατά τη διάρκεια της συζήτησης. Οι αποφάσεις λαμβάνονται με τη μορφή συγκεκριμένων συνθέσεων, οι οποίες πρέπει να παρουσιάζονται με σαφήνεια και ακρίβεια. Οι αποφάσεις για καθαρά ενημερωτικές ομιλίες μπορούν να ληφθούν υπόψη από τους συμμετέχοντες στη συνάντηση.
Εάν η συνάντηση προβλέπει ψηφοφορία, τα λεπτά μετά από κάθε τεύχος θα πρέπει να περιέχουν τα αποτελέσματά της: «Η απόφαση ελήφθη ομόφωνα», «Η απόφαση ελήφθη με πλειοψηφία», «Η απόφαση δεν ελήφθη.» Παρόμοιες σημειώσεις πρέπει να ληφθούν σε περιπτώσεις όπου τα θέματα αφαιρούνται από τη συζήτηση, αναβάλλεται για άλλη συνεδρίαση ή δεν εξετάζεται λόγω απουσίας ομιλητή.
Στο τέλος, τα πρακτικά υπογράφονται από τον προεδρεύοντα και τον γραμματέα και, εάν είναι απαραίτητο, πιστοποιούνται από τη σφραγίδα του οργανισμού που συγκάλεσε τη συνεδρίαση.
