Κατά τη διάρκεια της οικονομικής δραστηριότητας, οι ηγέτες της εταιρείας συνάπτουν πολλές διαφορετικές συμβάσεις με προμηθευτές και αγοραστές. Προκειμένου να είναι σε θέση να παρακολουθούν τη διάρκεια αυτών των κανονισμών, ορισμένοι οργανισμοί χρησιμοποιούν τα λεγόμενα μητρώα συμβάσεων. Γενικά, η έννοια του «μητρώου» σημαίνει ένα συγκεκριμένο αρχείο καταχώρησης εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων. Πώς να δημιουργήσετε μια τέτοια βάση δεδομένων;
Οδηγίες
Βήμα 1
Πρώτον, πρέπει να αποφασίσετε ποιες πληροφορίες θέλετε να δείτε στο μητρώο, δηλαδή, επισημάνετε τα πιο σημαντικά κριτήρια για τον εαυτό σας. Μετά από αυτό, σε ένα περιοδικό που μπορεί να γίνει τόσο στο Excel όσο και χρησιμοποιώντας ένα κανονικό σημειωματάριο (κατά προτίμηση μορφή Α4), δημιουργήστε έναν πίνακα.
Βήμα 2
Εάν σταματήσατε στη δεύτερη μέθοδο, καταρτίστε πρώτα τη σελίδα τίτλου. Γράψτε σε αυτό τις λεπτομέρειες του οργανισμού, δηλαδή, INN, KPP, OKATO, νομική διεύθυνση και τον επικεφαλής του οργανισμού. Στη μέση, γράψτε «Μητρώο συμβάσεων για (προσδιορίστε την περίοδο)».
Βήμα 3
Στη συνέχεια, στο επόμενο φύλλο, δημιουργήστε έναν πίνακα που αποτελείται από έξι στήλες. Στην πρώτη στήλη, αναφέρατε τον αριθμό της σύμβασης που συνάφθηκε με τον αντισυμβαλλόμενο, στη δεύτερη - την ημερομηνία του κανονιστικού νομικού εγγράφου και στην τρίτη - την ημερομηνία λήξης της.
Βήμα 4
Στη συνέχεια, αναφέρατε το όνομα του αντισυμβαλλομένου, τον ανάδοχο και το αντικείμενο της σύμβασης, για παράδειγμα, την ανάπτυξη λογιστικών προγραμμάτων. Προαιρετικά, μπορείτε να υποδείξετε το ποσό της σύμβασης, εάν υπάρχει πρόσθετη συμφωνία και άλλοι όροι. Κατά κανόνα, οι συμβάσεις συνάπτονται με χρονολογική σειρά. Μετά το τέλος της περιόδου, συνιστάται να κάνετε flash, να αριθμήσετε και να υπογράψετε το έγγραφο με τον επικεφαλής του οργανισμού. Μετά από αυτό, παραδώστε το μητρώο στο αρχείο.
Βήμα 5
Επίσης, για τη σύνταξη μητρώων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ειδικά αναπτυγμένο πρόγραμμα, το οποίο ονομάζεται "Μητρώο συμβάσεων". Σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τις πληρωμές βάσει συμβάσεων, την ημερομηνία λήξης αυτών των εγγράφων, καθώς και να διατηρείτε αρχεία για τα ποσά που πληρώθηκαν. Το πρόγραμμα δημιουργεί αυτόματα λίστες, οι οποίες μετά τη λήξη της περιόδου μπορείτε να εκτυπώσετε σε χαρτί.
Βήμα 6
Μπορείτε να σταματήσετε στην τρίτη μέθοδο, δηλαδή χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα Excel. Οι στήλες στον πίνακα μπορούν να έχουν κατά προσέγγιση περιεχόμενο, όπως όταν χρησιμοποιείτε την πρώτη μέθοδο. Στο τέλος της περιόδου, εκτυπώστε το μητρώο και δώστε τον στον υπεύθυνο λογιστή για υπογραφή.
