Τα έγγραφα αποτελούν αναπόσπαστο μέρος οποιασδήποτε γραφικής εργασίας σε επιχείρηση ή οργανισμό, ανεξάρτητα από το αν είναι ιδιωτικά ή δημόσια. Τα έγγραφα συμπληρώνονται, ταξινομούνται, αποστέλλονται, γίνονται δεκτά κ.λπ. Εάν υπάρχουν πολλά έγγραφα, είναι απλώς απαραίτητο να καταρτιστεί ένα μητρώο - αυτό όχι μόνο θα απλοποιήσει το έργο των υπαλλήλων και άλλων κατηγοριών εργαζομένων (οικονομολόγοι, λογιστές κ.λπ.), αλλά και υπαλλήλους άλλων οργανισμών, εάν αποδέχονται έγγραφα που στέλνετε.
Οδηγίες
Βήμα 1
Συλλέξτε τα απαραίτητα έγγραφα μιας κατηγορίας, δηλαδή έγγραφα που σχετίζονται με έναν τύπο (επιβεβαίωση κόστους παραγωγής, έγγραφα αποδοχής / πώλησης κ.λπ.). Συλλέξτε χωριστά διοικητικά έγγραφα: παραγγελίες, διατάγματα, παραγγελίες. Ταξινομήστε τα σύμφωνα με την ιδιοκτησία (εντολές του επικεφαλής του οργανισμού, εντολές διευθυντών τμήματος κ.λπ.).
Βήμα 2
Δημιουργήστε φακέλους για την αποθήκευση εγγράφων που έχουν ήδη ταξινομηθεί και αρχειοθετήστε τα πάντα με χρονολογική σειρά. Δημιουργήστε ένα απόθεμα για κάθε φάκελο. Δώστε τους έναν αριθμό αποθέματος.
Βήμα 3
Δημιουργήστε έναν πίνακα με βάση τα έγγραφα με τα κατάλληλα πεδία, χωρίζοντας το φύλλο σε στήλες και σειρές. Υπογράψτε τις στήλες σύμφωνα με τον σκοπό του εγγράφου και τη λειτουργικότητά του. Ταυτόχρονα, να θυμάστε ότι το μητρώο πρέπει να περιέχει ολοκληρωμένες πληροφορίες σχετικά με τα έγγραφα, έτσι ώστε για έναν ή τον άλλο λόγο να μην χρειάζεται να ανοίξετε το ίδιο το έγγραφο ξανά και ξανά και να το μελετήσετε για έναν ή τον άλλο λόγο. Έτσι, για παράδειγμα, το μητρώο εγγράφων που επιβεβαιώνουν τα έξοδα που πρέπει να πραγματοποιηθούν πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες στήλες: αριθμός εγγράφου, όνομα, περιεχόμενο εγγράφου, ποσό και σήμα κατά την επιστροφή του εγγράφου.
Βήμα 4
Με τη σειρά του, το μητρώο εγγράφων των μετόχων της JSC, JSC κ.λπ. πρέπει να περιλαμβάνει τα απαραίτητα δεδομένα για την ταυτοποίηση όλων των προσώπων που είναι εγγεγραμμένα στο μητρώο, καθορίζοντας τα δικαιώματά τους σε μετοχές, κατά την παραλαβή εισοδήματος από μετοχές προσώπων που έχουν εγγραφεί στο μητρώο, συλλογή δεδομένων για όλους τους κατόχους μετοχών, καθώς και πληροφορίες την παραλαβή από αυτούς όλων των ειδών ειδοποιήσεων για συναντήσεις και άλλες εκδηλώσεις.
Βήμα 5
Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι κατά τη σύνταξη ενός μητρώου εγγράφων για τη διευκόλυνσή σας και την ταχύτητα αναζήτησης στο μέλλον, είναι απαραίτητο να διατηρείτε όλα τα αρχεία σε χρονολογική σειρά.
Βήμα 6
Μόνο εάν το μητρώο εγγράφων έχει συνταχθεί σωστά, δεν θα χρειαστεί να ξοδέψετε επιπλέον χρόνο στην αναζήτηση, μπορείτε γρήγορα και εύκολα να βρείτε το χαρτί που χρειάζεστε, να στείλετε το απαιτούμενο αίτημα ή ειδοποίηση και απλά να κάνετε τη δουλειά σας με υψηλή ποιότητα.
