Ένα προσωπικό αρχείο είναι ολόκληρος ο όγκος των εγγράφων για έναν υπάλληλο, τα οποία περιέχουν τις απαραίτητες προσωπικές πληροφορίες σχετικά με τον υπάλληλο και τα δεδομένα σχετικά με την αρχαιότητά του. Το προσωπικό αρχείο διατηρείται ξεχωριστά για κάθε υπάλληλο, σε ξεχωριστό φάκελο. Προκειμένου το προσωπικό αρχείο του υπαλλήλου να καταστήσει δυνατή τη συστηματική συστηματοποίηση πληροφοριών σχετικά με τον εργαζόμενο, υπάρχουν ορισμένοι κανόνες για τη διαμόρφωσή του.
Οδηγίες
Βήμα 1
Να θυμάστε ότι ένα προσωπικό αρχείο εκτελείται υποχρεωτικά μόνο για υπαλλήλους δημόσιων υπηρεσιών, όλοι οι άλλοι εργοδότες αποφασίζουν εάν θα ασκήσουν προσωπικές υποθέσεις κατά την κρίση τους. Ταυτόχρονα, εάν ληφθεί η απόφαση για τη διαχείριση των προσωπικών αρχείων των εργαζομένων, η τεκμηρίωση θα πρέπει να συντάσσεται σύμφωνα με τους κανόνες της εργασίας γραφείου.
Βήμα 2
Το προσωπικό αρχείο ενός υπαλλήλου περιλαμβάνει έναν αρκετά μεγάλο αριθμό τεκμηρίωσης, συμπεριλαμβανομένου του προφίλ του υπαλλήλου, της βιογραφίας του, των συστάσεων και των χαρακτηριστικών του, των εγγράφων για την εκπαίδευση κ.λπ. Ένα από τα απαραίτητα χαρακτηριστικά του προσωπικού αρχείου ενός εργαζομένου είναι ένα εσωτερικό απόθεμα εγγράφων περιπτώσεων.
Βήμα 3
Δημιουργήστε ένα εσωτερικό απόθεμα εγγράφων - αυτό είναι το πρώτο έγγραφο που επενδύεται στην υπόθεση. Δεδομένου ότι το προσωπικό αρχείο διαμορφώνεται με χρονολογική σειρά, το απόθεμα καταρτίζεται με τον ίδιο τρόπο. Έτσι, αρχικά ολόκληρος ο κατάλογος των εγγράφων που συντάχθηκαν και ελήφθησαν από τον υπάλληλο κατά την πρόσληψη εγγράφεται στο απόθεμα. Στο μέλλον, μετά την παραλαβή της νέας τεκμηρίωσης, αρχειοθετήστε τα έγγραφα στην υπόθεση και εισαγάγετε τα στον κατάλογο με χρονολογική σειρά.
Βήμα 4
Κατά τη διατήρηση ενός προσωπικού αρχείου ενός υπαλλήλου, εκχωρήστε έναν σειριακό αριθμό σε κάθε αρχειοθετημένο έγγραφο. Επισημάνετε τις σελίδες με ξεχωριστή αρίθμηση. Επιπλέον, ανάλογα με την κατηγορία του εγγράφου, ορίστε ένα ειδικό ευρετήριο.
Βήμα 5
Κατά την εισαγωγή δεδομένων στο εσωτερικό απόθεμα προσωπικών εγγράφων αρχείων, υποδείξτε πληροφορίες σχετικά με τον σειριακό αριθμό και το ευρετήριο κάθε εγγράφου, το πλήρες όνομα του εγγράφου και τον αριθμό των φύλλων στην περίπτωση που καταλαμβάνει αυτό το έγγραφο. Αριθμήστε τα φύλλα στα οποία διεξάγεται το απόθεμα ξεχωριστά από τη γενική σειρά της υπόθεσης. Επιβεβαιώστε το εσωτερικό απόθεμα με τη δική σας υπογραφή και το αντίγραφο που αναφέρει τη θέση. Η σωστή συμπλήρωση του εσωτερικού αποθέματος σάς επιτρέπει να συστηματοποιήσετε τα προσωπικά αρχεία των εργαζομένων και να κάνετε την πρόσβαση σε πληροφορίες σχετικά με τον υπάλληλο βολική και αποτελεσματική.
