Το προσωπικό αρχείο ενός εργαζομένου είναι πληροφορίες που αντικατοπτρίζουν όλα τα στάδια της σχέσης μεταξύ του εργαζομένου και του οργανισμού. Σχηματίζεται (συντηρείται και τυποποιείται) από ένα σώμα προσωπικού ή έναν ειδικά εξουσιοδοτημένο υπάλληλο. Είναι απαραίτητο να συντάξετε ένα προσωπικό αρχείο σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες τήρησης αρχείων.
Απαραίτητη
- Φάκελος "Προσωπικό αρχείο";
- Τα έγγραφα του υπαλλήλου (ή τα αντίγραφά τους) ·
- Στυλό;
- Τρύπα.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ένα προσωπικό αρχείο ξεκινά μετά τη δημοσίευση μιας παραγγελίας σχετικά με το διορισμό ενός υπαλλήλου σε μια θέση.
Βήμα 2
Το προσωπικό αρχείο περιλαμβάνει: έναν εσωτερικό κατάλογο εγγράφων. ερωτηματολόγιο και προσωπικό φύλλο για αρχεία προσωπικού · περίληψη;
αντίγραφα εκπαιδευτικών εγγράφων (και όλα τα πιστοποιητικά προσόντων) · δελτία ταυτότητας · πιστοποιητικά και άλλα έγγραφα που επιβεβαιώνουν αλλαγές στα προσωπικά δεδομένα του υπαλλήλου (αντίγραφα πιστοποιητικού γάμου, ΑΦΜ, πιστοποιητικό ασφάλισης, πιστοποιητικά γέννησης παιδιών). συμφωνία ευθύνης · αντίγραφα όλων των παραγγελιών για ραντεβού, μεταφορά, κίνητρα, επαγγελματικά ταξίδια, διακοπές κ.λπ. συμφωνία εργασίας (σύμβαση) · δεδομένα επαναπιστοποίησης · Χαρακτηριστικά.
Όλα αυτά τα έγγραφα (ή τα αντίγραφά τους) πρέπει να κατατεθούν σε έναν φάκελο.
Βήμα 3
Στο εσωτερικό απόθεμα, είναι απαραίτητο να παρατίθενται όλα τα έγγραφα που έχουν κατατεθεί σε ένα προσωπικό αρχείο. Τα έγγραφα αρχειοθετούνται με χρονολογική σειρά μόλις γίνουν διαθέσιμα. Στη στήλη "Σημείωση" του εσωτερικού αποθέματος, αναφέρεται ότι τα έγγραφα αποσύρονται ή τα πρωτότυπα αντικαθίστανται με αντίγραφα. Το εσωτερικό απόθεμα υπογράφεται από τον υπάλληλο που το συνέταξε, αναφέροντας το επώνυμο, το όνομα, την πατρονομική και την ημερομηνία σύνταξης.
Βήμα 4
Οι καταχωρήσεις που έχουν εισαχθεί σε ένα προσωπικό αρχείο γράφονται με ένα στυλό ή ένα στυλό με μαύρο, μπλε ή μοβ χρώμα, δεν επιτρέπονται διορθώσεις.
Βήμα 5
Τα φύλλα του προσωπικού αρχείου του υπαλλήλου και το εσωτερικό απόθεμά του αριθμούνται ξεχωριστά.
Βήμα 6
Κατά το κλείσιμο ενός προσωπικού αρχείου, πρέπει να υποβάλετε μια δήλωση και να παραγγείλετε τον υπάλληλο.
Βήμα 7
Διατηρούν προσωπικά αρχεία στη θυρίδα ενός οργανισμού ή επιχείρησης. Εκδίδονται για προσωπική χρήση μόνο για μια συγκεκριμένη κατηγορία υπαλλήλων που έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες προσωπικού.
Βήμα 8
Τα προσωπικά αρχεία των απολυμένων υπαλλήλων μεταφέρονται στο αρχείο αποθήκευσης για 75 χρόνια. Τα προσωπικά αρχεία των διαχειριστών επιχειρήσεων διατηρούνται μόνιμα.
