Στις υπηρεσίες προσωπικού των οργανισμών, των επιχειρήσεων, αποθηκεύεται ένας μεγάλος αριθμός εγγράφων: παραγγελίες για πρόσληψη, παροχή διακοπών, μεταφορές, βραβεία, πρόσθετες πληρωμές σε μετρητά, απολύσεις και άλλα. Η σημασία της διατήρησης τέτοιων εγγράφων οφείλεται στην ανάγκη τήρησης αρχείων των εγγράφων κάθε συγκεκριμένου εργαζομένου. Το έργο της σωστής και γρήγορης διαμόρφωσης εγγράφων στην υπόθεση ανατίθεται στους υπαλλήλους του προσωπικού.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ο σχηματισμός υποθέσεων είναι η τοποθέτηση εκτελεσθέντων εγγράφων σε υποθέσεις. Ομαδοποιήστε τα έγγραφα σε υποθέσεις για κάθε ημερολογιακό έτος, εκτός από περιπτώσεις που σχηματίστηκαν αρχικά και δεν βρίσκονται εντός ενός ημερολογιακού έτους. Τέτοιες περιπτώσεις περιλαμβάνουν: προσωπικά αρχεία μαθητών, υπαλλήλων, εργαζομένων, εγκληματολογικών υποθέσεων, συνταξιοδοτικών υποθέσεων, ιατρικού ιστορικού, καθώς και άλλων λογιστικών εγγράφων.
Βήμα 2
Ο τελικός σχηματισμός των προσωπικών αρχείων μαθητών, φοιτητών, μεταπτυχιακών φοιτητών θα πρέπει να πραγματοποιηθεί μετά την αποφοίτηση από εκπαιδευτικό ίδρυμα ή μεταπτυχιακή μελέτη. εργαζόμενοι και εργαζόμενοι - μετά την απόλυση τους · ιατρικό ιστορικό - μετά την απόρριψη του ασθενούς · δικαστικές υποθέσεις - αμέσως μετά τη λήξη της δίκης και την έκδοση της απόφασης · περιπτώσεις σύνταξης - μετά την περάτωση των συντάξεων.
Βήμα 3
Κατά την προετοιμασία για αποθήκευση αρχείων, συνδυάστε τα προσωπικά αρχεία των υπαλλήλων που απολύθηκαν σε προσωπικά αρχεία, εάν ο αριθμός των φύλλων δεν υπερβαίνει τα διακόσια πενήντα. Το ίδιο ισχύει για άτομα που έχουν αποφοιτήσει από εκπαιδευτικό ίδρυμα. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα μεμονωμένο προσωπικό αρχείο ως ξεχωριστή μονάδα αποθήκευσης. Αυτός ο κανόνας ισχύει για προσωπικά αρχεία μόνιμης αποθήκευσης.
Βήμα 4
Κατά τη δημιουργία προσωπικών αρχείων, λάβετε υπόψη τις διαφορετικές περιόδους διατήρησης. Όσον αφορά τις περιπτώσεις μακροχρόνιας και μόνιμης διάρκειας ζωής, διαμορφώστε τις ξεχωριστά και συμπεριλάβετε επίσης σε διαφορετικά αποθέματα.
Βήμα 5
Ομαδοποιεί παραγγελίες από προσωπικό σε περιπτώσεις σύμφωνα με τις καθορισμένες περιόδους διατήρησης Μέσα σε κάθε προσωπικό αρχείο, τα έγγραφα εισάγονται με χρονολογική σειρά, δηλαδή από την αρχή έως το τέλος του έτους, καθώς και από την ημερομηνία έγκρισης, σύνταξης, εγγραφής τους.
Βήμα 6
Περιπτώσεις που δημιουργούνται από προσωπικούς λογαριασμούς, προσωπικές κάρτες, βιβλία εργασίας, καθώς και εξαρτήματα προσωπικών αρχείων, συστηματοποιούνται αυστηρά με αλφαβητική σειρά. Όταν χρησιμοποιείτε ένα τέτοιο σχέδιο, πραγματοποιήστε πρόσθετες διευκρινίσεις αναφέροντας τα τρία πρώτα γράμματα στα ονόματα των ατόμων στα οποία έχει ανοίξει ένα προσωπικό αρχείο.
