Τα προσωπικά αρχεία όλων των συνταξιούχων και συνταξιούχων υπαλλήλων πρέπει να αποστέλλονται στο αρχείο για αποθήκευση (άρθρο 17 του ομοσπονδιακού νόμου αριθ. 125-F3). Ένας υπάλληλος του τμήματος προσωπικού είναι υποχρεωμένος να προετοιμάζει φακέλους με έγγραφα και να τους μεταφέρει σε εξουσιοδοτημένο υπάλληλο του αρχείου από χέρι σε χέρι.
Απαραίτητη
- - φακέλους.
- - συνδετικό ·
- - μολύβι;
- - απογραφή ·
- - μεταφορά αποθέματος.
Οδηγίες
Βήμα 1
Πριν από την υποβολή προσωπικών αρχείων στο αρχείο, προετοιμάστε προσεκτικά όλα τα διαθέσιμα έγγραφα που παρέμειναν στο τμήμα προσωπικού μετά την απόλυση υπαλλήλων. Η νομοθεσία καθορίζει ορισμένες προθεσμίες εντός των οποίων είναι απαραίτητο να υπάρχει χρόνος για τη μεταφορά των προσωπικών αρχείων των υπαλλήλων για αποθήκευση αρχείων. Δεν πρέπει να υπερβαίνουν τους 12 μήνες μετά την απόλυση.
Βήμα 2
Τακτοποιήστε κάθε προσωπικό αρχείο με αντίστροφη χρονολογική σειρά. Εάν κατά τη διάρκεια της απασχόλησης η πρώτη σελίδα ήταν μια αίτηση που γράφτηκε από έναν υπάλληλο για μια εργασία, σε αρχειακά έγγραφα η πρώτη σελίδα θα είναι μια επιστολή παραίτησης.
Βήμα 3
Όλα τα φύλλα διπλώνονται με τη σωστή σειρά, αρχειοθετούνται με ένα συνδετικό, αριθμός με τη σειρά. Κάντε ένα απόθεμα σε ξεχωριστό φύλλο. Εισαγάγετε όλες τις δεσμευμένες σελίδες του προσωπικού σας αρχείου κάτω από τον σειριακό αριθμό.
Βήμα 4
Επισυνάψτε το απόθεμα στην κορυφή όλων των σελίδων. Εάν συμπληρώνετε ξεχωριστά ένα προσωπικό αρχείο για κάθε υπάλληλο, τοποθετήστε το σε ένα φάκελο από χαρτόνι, με μεγάλα κεφαλαία γράμματα γράψτε το πρώτο γράμμα του επωνύμου του υπαλλήλου και το έτος απόλυσης.
Βήμα 5
Κατά τη μεταφορά περιπτώσεων στο αρχείο, επιτρέπεται η τοποθέτηση αρκετών περιπτώσεων συνταξιούχων υπαλλήλων σε έναν φάκελο, αλλά ο αριθμός φύλλων σε αυτόν δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 250. Σε έναν φάκελο, τοποθετήστε τις περιπτώσεις συνταξιούχων υπαλλήλων σε ένα έτος, των οποίων τα ονόματα ξεκινούν με το ίδιο γράμμα. Αυτή η καταχώριση προσωπικών αρχείων χρησιμοποιείται συχνότερα σε μεγάλες επιχειρήσεις, όπου περνά μια μεγάλη ροή προσωπικού κατά τη διάρκεια ενός έτους.
Βήμα 6
Για όλες τις προετοιμασμένες περιπτώσεις, συντάξτε ένα φύλλο μεταφοράς, το οποίο έχει μια ενοποιημένη φόρμα. Στη στήλη Νο. 1, γράψτε τον σειριακό αριθμό κάθε περίπτωσης, στη στήλη Νο. 2 - το ευρετήριο κάθε υπόθεσης σύμφωνα με την ονοματολογία, αρ. 3 - το όνομα των τίτλων των υποθέσεων, αρ. 4 - ημερομηνίες, Νο. 5 - ο αριθμός των φύλλων που μεταφέρονται ξεχωριστά για κάθε περίπτωση, Νο. 6 - περίοδοι αποθήκευσης, # 7 - προσθήκες ή υπάρχουσες σημειώσεις.
