Ένα προσωπικό αρχείο είναι μια συλλογή εγγράφων που περιέχουν πληροφορίες σχετικά με έναν υπάλληλο από τη στιγμή της υπογραφής της εντολής πρόσληψης έως την ημερομηνία έκδοσης της εντολής απόλυσης. Στη χώρα μας, είναι υποχρεωτικό να διατηρούμε προσωπικά αρχεία μόνο για δημόσιους υπαλλήλους. Ωστόσο, οι περισσότερες επιχειρήσεις και οργανισμοί προτιμούν να οργανώνουν και να καταγράφουν δεδομένα υπαλλήλων.
Οδηγίες
Βήμα 1
Το προσωπικό αρχείο, κατά κανόνα, περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες σχετικά με τον υπάλληλο: ένα προσωπικό φύλλο καταγραφής, αντίγραφα εκπαιδευτικών εγγράφων, ένα αντίγραφο της παραγγελίας και της αίτησης για εργασία, μια σύμβαση εργασίας, τροποποιήσεις και προσθήκες σε αυτό, έγγραφα πιστοποίησης και προχωρημένη εκπαίδευση, καθώς και άλλα έγγραφα που είναι απαραίτητα για την υπηρεσία προσωπικού (αντίγραφο πιστοποιητικού γάμου, πιστοποιητικού γέννησης, διαβατηρίου, στρατιωτικής ταυτότητας κ.λπ.).
Βήμα 2
Το προσωπικό αρχείο κάθε υπαλλήλου συντάσσεται σε ξεχωριστό φάκελο με κάλυμμα από χαρτόνι - ένα συνδετικό. Περιέχει τα απαραίτητα: επώνυμο, όνομα, πατρόνυμο του υπαλλήλου, ημερομηνία έναρξης της υπόθεσης. Μετά την απόλυση του υπαλλήλου, το προσωπικό αρχείο κλείνει. Τα έγγραφα πρέπει να υποβληθούν στο αρχείο χωρίς αποτυχία.
Βήμα 3
Τα κλειστά προσωπικά αρχεία αριθμούνται, καταρτίζεται ένα εσωτερικό απόθεμα των περιπτώσεων. Τα έγγραφα στο φάκελο συλλέγονται με χρονολογική σειρά - από τη στιγμή που ο υπάλληλος φτάνει μέχρι την ημερομηνία απόλυσης. Ένα εσωτερικό απόθεμα καταρτίζεται με την ίδια σειρά. Η αρίθμηση των φύλλων του αποθέματος είναι ξεχωριστή από την αρίθμηση των εγγράφων του προσωπικού αρχείου.
Βήμα 4
Προσωπικά αρχεία υπαλλήλων εκδίδονται μόνο στον διευθυντή ή σε άλλα άτομα με εντολή του διευθυντή, καθώς και στον ίδιο τον υπάλληλο. Οι πληροφορίες που αποθηκεύονται σε ένα προσωπικό αρχείο είναι εμπιστευτικές, πράγμα που σημαίνει ότι δεν μπορούν να αποκαλυφθούν σε ξένους. Απαγορεύεται η πραγματοποίηση αλλαγών στα προηγούμενα έγγραφα του προσωπικού αρχείου, καθώς και η εξαγωγή τους.
Βήμα 5
Το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού διατηρεί μόνο αρχεία των τρεχόντων εργαζομένων Τα έγγραφα των απολυμένων υπαλλήλων μεταφέρονται στο αρχείο. Αποθηκεύονται εκεί για 75 χρόνια και τα προσωπικά αρχεία των διευθυντών, των διευθυντών, καθώς και των ατόμων με βραβεία και πτυχία, είναι αόριστα.
