Η εργασία οποιασδήποτε επιχείρησης είναι αδύνατη χωρίς υπαλλήλους. Κατά κανόνα, για την απλοποίηση της λογιστικής των κινήσεων προσωπικού, ορισμένοι εργοδότες χρησιμοποιούν τα λεγόμενα προσωπικά αρχεία κατά τη διάρκεια των επιχειρηματικών τους δραστηριοτήτων. Γενικά, η έννοια του «προσωπικού αρχείου» σημαίνει ένα είδος αρχείου που περιέχει όλα τα προσωπικά δεδομένα σχετικά με έναν εργαζόμενο. Η χρήση ενός τέτοιου λογιστικού συστήματος δεν είναι απαραίτητη για νομικά πρόσωπα, αλλά για κρατικά ιδρύματα, τα προσωπικά αρχεία αποτελούν υποχρεωτικό στοιχείο.
Οδηγίες
Βήμα 1
Κατά κανόνα, όταν υποβάλλει αίτηση για εργασία, ένας υπάλληλος γράφει μια αίτηση για απασχόληση. Εσείς, συμφωνώντας να τον αποδεχτείτε για τη θέση, συντάσσετε μια παραγγελία (παραγγελία) για αποδοχή. Στη συνέχεια, δημιουργήστε αντίγραφα όλων των εγγράφων, για παράδειγμα, από διαβατήριο, από πιστοποιητικό γάμου κ.λπ.
Βήμα 2
Σε αυτό το σημείο, δημιουργήστε ένα προσωπικό αρχείο. Λάβετε υπόψη ότι πρέπει να δημιουργηθούν ξεχωριστοί φάκελοι για κάθε υπάλληλο. Δημιουργήστε αντίγραφα όλων των παραγγελιών, όπως μια παραγγελία εργασίας. Θα χρειαστείτε επίσης αντίγραφα από το βιβλίο εργασίας, το εκπαιδευτικό έγγραφο, δηλαδή όλα τα αντίγραφα των εγγράφων που έχετε στη διάθεσή σας για τον υπάλληλο.
Βήμα 3
Μετά την ολοκλήρωση όλων των αντιγράφων, αρχειοθετήστε τα. Λάβετε υπόψη ότι αυτή η περίπτωση θα αυξηθεί καθώς εργάζεστε. Δηλαδή, εάν εκδοθούν εντολές εναντίον αυτού του υπαλλήλου, για παράδειγμα, εντολή για προαγωγή, εντολή διορισμού υπεύθυνου ατόμου, εντολή για χορήγηση άδειας κ.λπ., τότε θα πρέπει να φτιάξετε αντίγραφα αυτών και να τα υποβάλετε σε το προσωπικό σας αρχείο με χρονολογική σειρά … Αυτό ισχύει για όλα τα έγγραφα ανθρώπινου δυναμικού σε σχέση με τον εργαζόμενο.
Βήμα 4
Δημιουργήστε ένα εσωτερικό απόθεμα, ώστε να μπορείτε να εξοικειωθείτε εύκολα με το περιεχόμενο της υπόθεσης. Γεμίζεται επίσης με χρονολογική σειρά. Όλα τα έγγραφα στο απόθεμα πρέπει να έχουν αύξοντα αριθμό, ημερομηνία σύνταξης, τίτλο, αριθμό φύλλων και, ενδεχομένως, κάποιο είδος σημείωσης.
Βήμα 5
Τα προσωπικά αρχεία των υπαλλήλων πρέπει να φυλάσσονται από ένα υπεύθυνο άτομο που διορίζεται με εντολή του προϊσταμένου. Οι διορθώσεις επιτρέπονται μόνο από το άτομο που είναι υπεύθυνο και οι πληροφορίες μπορούν να προβληθούν μόνο παρουσία αυτού του ατόμου.
Βήμα 6
Κατά την απόλυση ενός υπαλλήλου, κλείστε το προσωπικό του αρχείο, δηλαδή, συνοψίστε, αριθμήστε τα φύλλα, γράψτε τον συνολικό αριθμό σελίδων, ράψτε τα πάντα και τα υποβάλετε στο αρχείο του οργανισμού, ολοκληρώνοντας τη λίστα παράδοσης.
