Η επιχειρηματική εθιμοτυπία συνεπάγεται τη σωστή προετοιμασία γραπτής αλληλογραφίας. Και αν τα πρότυπα και οι επικεφαλίδες των επιχειρηματικών επιστολών καταρτίζονται με αρκετά τυπικό τρόπο, τότε δεν δίνεται αρκετή προσοχή στις υπογραφές αλληλογραφίας. Προκειμένου ο παραλήπτης να αποκρυπτογραφήσει σωστά το μήνυμά σας, η επαγγελματική επιστολή έχει νομική ισχύ, είναι απαραίτητο να παρουσιάσετε σωστά και σωστά τον υπάλληλο στο τέλος της επαγγελματικής επιστολής.
Οδηγίες
Βήμα 1
Οι επίσημες επιστολές πρέπει να τυπώνονται σε ειδική φόρμα που πληροί το πρότυπο. Στο επάνω μέρος του φύλλου χαρτιού πρέπει να υπάρχουν μόνιμα στοιχεία: η κεφαλίδα της επιστολής (πλήρες και συντομευμένο όνομα της εταιρείας αποστολής, η ταχυδρομική και νομική της διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου και φαξ, ιστότοπος), στη συνέχεια ακολουθεί το κύριο κείμενο - παρακάτω υπογραφή του υπευθύνου.
Βήμα 2
Το πεδίο υπογραφής βρίσκεται στην κάτω αριστερή γωνία ακριβώς κάτω από το κείμενο της επαγγελματικής επιστολής. Πριν από τη γραμμή υπογραφής, υποδείξτε τον τίτλο της θέσης του ατόμου που υπογράφει το γράμμα και το αντίγραφο του πλήρους ονόματος. Λόγω του γεγονότος ότι οι επαγγελματικές επιστολές συντάσσονται πάντα στις επικεφαλίδες των ιδρυμάτων, δεν αναγράφεται το όνομα του ίδιου του οργανισμού στην υπογραφή. Για παράδειγμα: Γενικός Διευθυντής της εταιρείας τηλεόρασης και ραδιοφώνου, υπογραφή … A. P. Σιντόροφ.
Βήμα 3
Μερικές φορές απαιτείται να τοποθετούνται δύο ή περισσότερες υπογραφές με επαγγελματικές επιστολές, εάν απαιτείται να επιβεβαιωθεί η εγκυρότητα της πρώτης υπογραφής ή σε ιδιαίτερα σημαντικά έγγραφα (επιστολές για οικονομικά και πιστωτικά θέματα πρέπει επίσης να πιστοποιούνται με την υπογραφή του επικεφαλής λογιστή της επιχείρηση). Τοποθετήστε τις υπογραφές αυστηρά το ένα κάτω από το άλλο με τη σειρά που αντιστοιχεί στην αρχαιότητα της θέσης - από το υψηλότερο στο χαμηλότερο, για παράδειγμα: Διευθυντής του Τμήματος, υπογραφή … P. V. Troparion
Επικεφαλής λογιστής, υπογραφή … TS Σομπάνκο.
Βήμα 4
Εάν η επιστολή πρέπει να υπογραφεί από πολλά άτομα που κατέχουν τις ίδιες / ίσες θέσεις, τοποθετήστε τις υπογραφές τους στο ίδιο επίπεδο, για παράδειγμα: Επικεφαλής του Υπουργείου Οικονομικών, υπογραφή… P. O. Ivanov, Επικεφαλής Ανθρώπινου Δυναμικού, υπογραφή … K. O. Πέτροφ.
Βήμα 5
Εάν, κατά τη στιγμή της υπογραφής της επαγγελματικής επιστολής, δεν υπάρχει υπάλληλος για την υπογραφή του οποίου έχει ετοιμαστεί η θέση στο προσχέδιο, το έγγραφο έχει το δικαίωμα να υπογραφεί από το πρόσωπο που ενεργεί ως αναπληρωτής του. Αναφέρετε την πραγματική θέση του ατόμου του οποίου η υπογραφή θα είναι στην επιστολή ("ενεργός" ή "αναπληρωτής") και το επώνυμό του. Δεν μπορείτε να υπογράψετε επαγγελματικά γράμματα χρησιμοποιώντας την πρόθεση "για" ή μια κάθετο μπροστά από τη θέση.
Βήμα 6
Όλα τα αντίγραφα επιχειρηματικών επιστολών, τα οποία αποστέλλονται και απομένουν για κατάθεση στα αρχεία των οργανισμών, πρέπει να έχουν τις πρωτότυπες υπογραφές αυτών των υπαλλήλων. Η πρωτότυπη υπογραφή του εγγράφου (και μια επαγγελματική επιστολή είναι ένα νομικό έγγραφο) είναι ο κύριος τρόπος για την πιστοποίησή του. Εάν δεν υπάρχει ούτε μία υπογραφή σε επίσημη επιστολή, δεν έχει νομική ισχύ.
