Μια εταιρική επιστολή χρησιμοποιείται σε εταιρείες κατά την επικοινωνία με συνεργάτες, προμηθευτές, υπαλλήλους, πελάτες. Αυτό το έγγραφο παίζει σημαντικό ρόλο στη δημιουργία μιας θετικής εικόνας της εταιρείας. Επομένως, είναι απαραίτητο να συνθέσετε μια επαγγελματική επιστολή σωστά, ικανά, καθαρά, καθώς και απλά και εύκολα. Πρέπει να είναι ενημερωτικό και να επιδιώκει τον στόχο που πρέπει να επιτύχει ο οργανισμός από τον παραλήπτη. Για να καταλάβετε τι είναι μια επιχειρηματική επιστολή, πρέπει να ρίξετε μια πιο προσεκτική ματιά στη δομή της.
Στη δεξιά γωνία της επιστολής της επιχείρησής σας, τοποθετήστε το λογότυπο της εταιρείας σας. Εάν η εταιρεία δεν το έχει, γράψτε το όνομα του οργανισμού, καθώς και τη νομική του διεύθυνση και τα υποχρεωτικά στοιχεία του, τα οποία, κατά κανόνα, περιλαμβάνονται στη σφραγίδα. Πρόκειται για TIN, KPP, τρεχούμενο λογαριασμό, λογαριασμό ανταποκριτή, BIK και άλλες πληροφορίες σχετικά με τον λογαριασμό και την τράπεζα στην οποία ανοίγει.
Μετά το λογότυπο και τη σφραγίδα της εταιρείας, εισαγάγετε τα προσωπικά δεδομένα του παραλήπτη εάν η επαγγελματική επιστολή αποστέλλεται σε συγκεκριμένο άτομο. Όταν το έγγραφο απευθύνεται στην εταιρεία, γράψτε το όνομά του, τη διεύθυνση της τοποθεσίας.
Στη μέση του φύλλου θα πρέπει να γράψετε μια προσφυγή στον παραλήπτη. Εάν το γράμμα απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο άτομο, γράψτε, για παράδειγμα, ως εξής: "Αγαπητέ Petr Efremovich!" Όταν μια επιστολή αποστέλλεται σε μια εταιρεία, είναι δυνατή η ακόλουθη επιλογή: "Αγαπητοί συνεργάτες!" Λάβετε υπόψη ότι όταν απευθύνεστε στον παραλήπτη, οι λέξεις δεν μπορούν να συντομευτούν. Εάν το γράμμα είναι προσωπικό, μπορείτε να το γράψετε ως εξής: "Αγαπητέ Γιούρι Αλμπέρτοβιτς!"
Στο σώμα μιας επαγγελματικής επιστολής, γράψτε πρώτα τα γεγονότα που προκάλεσαν μια συγκεκριμένη κατάσταση. Στη συνέχεια, υποδείξτε τον σκοπό της επιστολής. Εξετάστε προσεκτικά αυτό το μέρος του εγγράφου. Σαφώς, συνοπτικά, σε προσιτή γλώσσα, γράψτε μια αξίωση, πρόσκληση, αίτημα, προσφορά, απάντηση, συγχαρητήρια, αίτημα ή άλλο σκοπό που σας ώθησε να γράψετε την επιστολή.
Στη συνέχεια, συνοψίστε την επαγγελματική επιστολή, δηλαδή γράψτε το αποτέλεσμα που θέλετε να λάβετε από τον παραλήπτη. Αν, για παράδειγμα, προσκαλέσετε τον σύντροφό σας σε μια παρουσίαση των προϊόντων, τότε θα πρέπει να αναφέρετε τα εξής: "Ελπίζουμε να επισκεφθείτε την έκθεση, να επιλέξετε το σωστό προϊόν."
Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα έγγραφα επισυνάπτονται στην επαγγελματική επιστολή. Εάν προσκαλέσετε, για παράδειγμα, τον συνεργάτη σας σε μια έκθεση, φροντίστε να παρουσιάσετε στον παραλήπτη μια πρόσκληση σε αυτήν την εκδήλωση.
Συμπληρώστε σωστά την επαγγελματική σας επιστολή. Είναι γενικά αποδεκτό ότι πρέπει να γράψετε τις λέξεις: "Με εκτίμηση …" και, στη συνέχεια, να αναφέρετε τα προσωπικά δεδομένα και τις επαφές του ατόμου για λογαριασμό του οποίου εκδόθηκε το έγγραφο.
