Σήμερα, τα γράμματα είναι παρελθόν και γίνονται σπάνια. Αυτό όμως δεν ισχύει για την αλληλογραφία των επιχειρήσεων. Οι επαγγελματικές επιστολές είναι επίσημα έγγραφα. Με τη βοήθειά τους, δημιουργούνται επαφές, καταγράφουν όλα τα στάδια των επιχειρηματικών σχέσεων. Και η ικανότητα σύνταξης επιχειρηματικής επιστολής μιλάει για τα προσόντα του αντιπάλου ειδικότερα και για την εταιρεία στο σύνολό της.
Οδηγίες
Βήμα 1
Χρησιμοποιήστε επιστολόχαρτο εταιρείας για τη σύνταξη επιχειρηματικών επιστολών. Ανεξάρτητα από το αν η επιστολή είναι γραμμένη σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή, πρέπει να έχει το λογότυπο της αποστολής εταιρείας. Επίσης, η φόρμα πρέπει να περιέχει τη διεύθυνση αλληλογραφίας της εταιρείας, τηλέφωνα και αριθμούς φαξ, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ιστότοπου.
Αφήστε τα περιθώρια - στην αριστερή πλευρά τρία εκατοστά, στη δεξιά ενάμισι εκατοστά. Τα πεδία είναι απαραίτητα για να συνδέσετε το γράμμα σε ένα φάκελο αρχειοθέτησης.
Βήμα 2
Παραμείνετε σε ένα επίσημο στυλ γραφής. Μια επιχειρησιακή επιστολή πρέπει να είναι ξεκάθαρη και να μην υπόκειται σε πολλαπλές ερμηνείες. Το email πρέπει να περιλαμβάνει το θέμα του email. Μην χρησιμοποιείτε emoticon για επαγγελματική αλληλογραφία.
Εάν πρόκειται για συνέχεια της αλληλογραφίας, αφήστε το γράμμα στο οποίο γράφετε μια απάντηση με τη μορφή μιας αναφοράς. Μπορείτε να παραθέσετε το γράμμα όχι στο σύνολό του, αλλά μόνο εκείνα τα κομμάτια στα οποία απαντάτε. Αυτό θα κάνει τη σύνδεση μεταξύ της επιστολής του και της απάντησής σας σαφέστερη στον αντίπαλό σας.
Βήμα 3
Ξεκινήστε την επιστολή σας με μια ευγενική διεύθυνση, για παράδειγμα: "Αγαπητέ Petr Ivanovich!" Η προσφυγή βρίσκεται στο κέντρο της σελίδας. Το όνομα είναι γραμμένο στο σύνολό του, η χρήση των αρχικών είναι απαράδεκτη εδώ.
Μετά την έφεση, ακολουθεί ένα εισαγωγικό μέρος, στο οποίο διατυπώνεται εν συντομία ο σκοπός της επιστολής. Η επόμενη ενότητα μιας επαγγελματικής επιστολής είναι το κύριο μέρος, όπου οι λόγοι για τη σύνταξη της επιστολής, οι ερωτήσεις και οι τρόποι επίλυσής τους αναφέρονται με περισσότερες λεπτομέρειες. Η επιστολή τελειώνει με μια περίληψη και μια έκκληση προς τον παραλήπτη με μια συγκεκριμένη πρόταση ή μια δήλωση για το τι ακριβώς περιμένετε από τον παραλήπτη να επιλύσει το ζήτημα.
Βήμα 4
Να είστε σωστοί στο τελευταίο μέρος. Μην λαμβάνετε αποφάσεις για τους παραλήπτες σας. Είναι καλύτερα να εκφράσετε την ελπίδα ότι το πρόβλημα θα λυθεί με τον καλύτερο τρόπο κατά τη γνώμη σας.
Θεωρείται ανήθικο να βιαστεί ο παραλήπτης χρησιμοποιώντας τις λέξεις "επείγον" και "αμέσως". Χρησιμοποιήστε τη σωστή φόρμα: "Σας ζητώ να δώσετε μια απάντηση σε τόσο καιρό χρόνο."
Η υπογραφή στην επαγγελματική επιστολή πρέπει να είναι επίσημη. Για παράδειγμα: "Με εκτίμηση, Σεργκέι Βασιλιέβιτς Ιβάνοφ."
Συμπεριλάβετε τον τίτλο της εργασίας σας, το όνομα της εταιρείας και τα στοιχεία επικοινωνίας στην υπογραφή σας. Εάν η επαγγελματική επιστολή περιέχει συνημμένα, πρέπει να υπάρχει ένδειξη αυτού μπροστά από την υπογραφή.
