Η τύχη της προγραμματισμένης υπόθεσης, η περαιτέρω συνεργασία και τα αιτήματα εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το σχεδιασμό και το περιεχόμενο μιας επαγγελματικής επιστολής. Ετοιμάζετε αυτό το έγγραφο και το στέλνετε στον δυνητικό ή τρέχοντα επενδυτή, συνεργάτη σας Παίζει το ρόλο ενός διαπιστευτηρίου με το οποίο ο παραλήπτης θα κρίνει πόσο σοβαρά πρέπει να λάβετε. Είναι ένας δείκτης της ικανότητας, του γραμματισμού και της ικανότητάς σας να παρουσιάζετε την περίπτωσή σας με συνοπτικό και πειστικό τρόπο. Υπάρχουν γενικοί κανόνες για το σχεδιασμό επαγγελματικών επιστολών, ανεξάρτητα από το περιεχόμενό τους.
Οδηγίες
Βήμα 1
Γράψτε επαγγελματικές επιστολές σε τυπικά φύλλα χαρτιού Α4. Εάν γράφετε εκ μέρους ενός οργανισμού, χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο που περιέχει το όνομα, τη νόμιμη διεύθυνση, τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τους αριθμούς φαξ και τους αριθμούς τηλεφώνου για επικοινωνία. Αφού λάβει μια τέτοια επιστολή, ο παραλήπτης θα μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας χωρίς κανένα ιδιαίτερο πρόβλημα.
Βήμα 2
Οι απαιτήσεις για τη διάταξη εγγράφων εκτός πλαισίου, το πλάτος των περιθωρίων, οι διαστάσεις των εσοχών καθορίζονται στο GOST R 6.30-2003. Σύμφωνα με τον ίδιο, το πλάτος του αριστερού πρέπει να είναι ίσο με 3 cm, του δεξιού - 1,5 cm. Για τη σύνταξη επιχειρηματικών επιστολών, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την τυπική γραμματοσειρά Times New Roman μεγέθους 12. Οι σελίδες αριθμούνται εάν το γράμμα είναι γραμμένο σε πολλές σελίδες. Στην κορυφή της πρώτης σελίδας βρίσκεται ο εξερχόμενος αριθμός της επιστολής και η ημερομηνία εγγραφής της.
Βήμα 3
Στα δεξιά, στην επικεφαλίδα του γράμματος, αναφέρονται το όνομα της θέσης, το επώνυμο και τα αρχικά του παραλήπτη της επιστολής, αναγράφεται η διεύθυνση του οργανισμού στον οποίο αποστέλλεται η επιστολή. Στα αριστερά, σε ξεχωριστό πεδίο, πρέπει να καθορίσετε το θέμα της επιστολής.
Βήμα 4
Θα πρέπει να ξεκινήσετε μια επαγγελματική επιστολή με τη διεύθυνση: "Αγαπητέ κύριε (κυρία)" και, στη συνέχεια, εισαγάγετε το όνομα και την πατρόνυμη του παραλήπτη. Η πρώτη παράγραφος πρέπει να ξεκινά με τυπικές φράσεις: "Εφιστούμε την προσοχή σας", "Είμαστε στην ευχάριστη θέση να σας ενημερώσουμε", "Επί του παρόντος" κ.λπ. Όταν απευθύνεστε στον παραλήπτη της επιστολής, γράψτε πάντα την αντωνυμία σας, με κεφαλαίο γράμμα. Στην πρώτη παράγραφο, συνοψίστε την ουσία της γραπτής έκκλησής σας και προχωρήστε στο κύριο μέρος.
Βήμα 5
Χρησιμοποιήστε σύντομες, ευανάγνωστες προτάσεις για να μεταφέρετε το μήνυμα. Σπάστε το κείμενο σε λογικά ξεχωριστές παραγράφους. Αποφύγετε τις περιττές λεπτομέρειες, προσπαθήστε να ταιριάξετε σε ένα φύλλο.
Βήμα 6
Ξεκινήστε την τελευταία παράγραφο με τις λέξεις "Με βάση τα παραπάνω" ή "Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω". Μετά από αυτά, δηλώστε το συμπέρασμά σας, το αίτημα, την πρόταση.
Βήμα 7
Σε περίπτωση που επισυνάπτεται πρόσθετο υλικό στην επιστολή, αναφέρετε μια λίστα με τους αριθμούς των αιτήσεων και τα ονόματά τους, τον αριθμό των φύλλων.
Βήμα 8
Συμπληρώστε το γράμμα με τον τίτλο της εργασίας σας, το επώνυμο και τα αρχικά, το σύμβολο και τον αριθμό. Εάν η επιστολή γράφτηκε για λογαριασμό σας, τότε ο ερμηνευτής στο κάτω μέρος του φύλλου πρέπει να αναφέρει το επώνυμό του, τα αρχικά και τον αριθμό τηλεφώνου για επικοινωνία, εάν ο παραλήπτης χρειάζεται διευκρίνιση.
