Υπάρχει μια τέτοια έννοια «επιχειρηματικά έθιμα». Κάτω από αυτόν τον ευρύτατο ορισμό - όλες οι παραδόσεις που υιοθετήθηκαν στο περιβάλλον των επίσημων επιχειρηματικών σχέσεων. Η επίσημη αλληλογραφία παραμένει ένας από τους κύριους μηχανισμούς της επιχειρηματικής αλληλεπίδρασης. Αξιωματούχοι, επιχειρηματίες και δημόσιοι οργανισμοί επικοινωνούν μέσω μηνυμάτων που καταρτίζονται σύμφωνα με τους γενικούς κανόνες.
Λόγος γραφής
Ανεξάρτητα από το πόσο βαρετό και ασήμαντο είναι το προπαρασκευαστικό στάδιο της σύνταξης επίσημης έκκλησης, δεν μπορεί να παραμεληθεί. Ο λόγος για την προετοιμασία του εγγράφου πρέπει να διατυπωθεί με σαφήνεια.
Πριν συντάξετε μια επίσημη επιστολή, είναι σημαντικό να προσδιορίσετε με ακρίβεια τον παραλήπτη. Αφού προσδιορίσετε το αντικείμενο του μηνύματος, είναι απαραίτητο να ελέγξετε εάν αυτό το ζήτημα εμπίπτει στο πεδίο αρμοδιότητας του παραλήπτη. Εάν έχετε αμφιβολίες, είναι καλύτερα να εξετάσετε το ζήτημα της αρμοδιότητας στους κανονισμούς και σε άλλα κανονιστικά έγγραφα του οργανισμού.
Τύπος αιτήματος
Αφού καθοριστεί το θέμα και ο παραλήπτης, θα πρέπει να σκεφτείτε τον τύπο έφεσης.
Εάν είναι απαραίτητο, πρέπει να γραφτεί επίσημη επιστολή:
- Ενημερώστε τον παραλήπτη. Τις περισσότερες φορές, τα ενημερωτικά δελτία αποστέλλονται από παραλήπτες χαμηλότερου επιπέδου σε παραλήπτες υψηλότερου επιπέδου.
- Επικοινωνήστε με τον παραλήπτη με ένα τεστ, το οποίο συνεπάγεται περαιτέρω ενέργειες εκ μέρους του. Γι 'αυτό στρέφονται είτε σε ανώτερο άτομο είτε σε ισότιμη θέση.
- Δώστε μια εργασία. Αυτός ο τύπος διεύθυνσης είναι κατάλληλος μόνο για την αντιμετώπιση ενός δευτερεύοντος.
Τα άτομα που επικοινωνούν με τις αρχές, τις επιχειρήσεις ή άλλες δομές χρησιμοποιούν συνήθως τη μορφή αιτήματος-αιτήματος.
Μορφή επίσημης προσφυγής
Οι σκληρές συνθήκες αλληλεπίδρασης επίσημης-επιχείρησης καθιστούν τη μορφή των προσφυγών όχι χαμηλότερη από το περιεχόμενο. Για να φτάσει η επιστολή στον παραλήπτη και να μην χαθεί στους λαβύρινθους του γραφείου, πρέπει να συνταχθεί σύμφωνα με όλους τους κανόνες.
Οι οργανισμοί συντάσσουν επιστολές στα επίσημα επιστολόχαρτα, εκχωρούν έναν εξερχόμενο αριθμό και αναφέρουν την ημερομηνία. Για να διευκρινίσετε αμέσως τα ζητήματα προσφυγής, είναι σημαντικό να αναφέρετε το πλήρες όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του εργολήπτη. Εμφανίζονται στο τελευταίο φύλλο του γράμματος στο υποσέλιδο.
Τα άτομα συντάσσουν εφαρμογές σε κενά φύλλα Α4 σε δακτυλογραφημένη μορφή και, σε σπάνιες περιπτώσεις, σε χειρόγραφη μορφή.
Για οργανισμούς, μόνο η θέση και το όνομα του παραλήπτη αναφέρονται στην κεφαλίδα της έφεσης, δηλ. πληροφορίες σχετικά με τον συντάκτη της προσφυγής και τα στοιχεία επικοινωνίας δίνονται στην επίσημη φόρμα. Τα άτομα θα πρέπει να συμπληρώσουν την κεφαλίδα με τα δικά τους δεδομένα, συμπεριλαμβανομένου ενός αριθμού τηλεφώνου επαφής και μιας διεύθυνσης στην οποία πρέπει να σταλεί μια απάντηση.
Στα αριστερά, αναφέρονται οι λεπτομέρειες της επιστολής και κάτω από τη διατύπωση του θέματος της ένστασης: "Σχετικά με την ανταμοιβή", "Σχετικά με την παροχή πληροφοριών", "Σχετικά με μια προσωπική συνάντηση" κ.λπ.
Το στυλ της επίσημης έκκλησης
Το επίσημο επιχειρηματικό στυλ χρησιμοποιείται για τη σύνταξη επίσημων επιστολών. Οι βασικές αρχές αυτού του στυλ είναι η συνέπεια, η σαφήνεια και η σαφήνεια της παρουσίασης. Στην επιχειρηματική αλληλογραφία, οι συνηθισμένες διατυπώσεις, η χρήση λεκάνων, για να μην αναφέρουμε λέξεις ορκίσματος και λέξεις ορκωμοσίας, είναι απαράδεκτες. Ακόμη και τα πιο ενοχλητικά γεγονότα στην επίσημη αλληλογραφία πρέπει να παρουσιάζονται με ουδέτερο τόνο χωρίς συναισθηματικό χρώμα.
Είναι καλή πρακτική να ακολουθείτε μια σαφή και λογική δομή προτάσεων και παραγράφων. Αυτό απλοποιεί σημαντικά την αντίληψη των πληροφοριών από τον αναγνώστη.
Η δομή της επίσημης προσφυγής
Μια επίσημη επιστολή αρχίζει με ένσταση: ". Ακολουθεί ένα προοίμιο, στο οποίο πρέπει κανείς να απαντήσει στην ερώτηση: "Γιατί γράφεται η ένσταση, εκ μέρους του οποίου και για ποιο λόγο." Μπορεί να μοιάζει με αυτό:
«».
«».
Μετά από το γενικό στο ειδικό, εισάγεται ένα επεξηγηματικό μέρος, το οποίο αντικατοπτρίζει τις ιδιαιτερότητες. Εάν έχει γραφτεί μια καταγγελία - η χρονολογική ουσία της σύγκρουσης. Στις επιστολές πρόσκλησης, το επεξηγηματικό μέρος περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον τόπο, την ημερομηνία και την ώρα της εκδήλωσης, τους διοργανωτές της και τη μορφή συμμετοχής του παραλήπτη.
Οποιαδήποτε επίσημη ένσταση τελειώνει με μια απευθείας καταχώριση του αιτήματος. Για παράδειγμα: ", ", " κ.λπ.
