Οποιοσδήποτε υπάλληλος γραφείου αργά ή γρήγορα αντιμετωπίζει την ανάγκη να γράψει μια επίσημη επιστολή. Η επιχειρηματική εθιμοτυπία τονίζει ότι το τέλος ενός γράμματος είναι εξίσου σημαντικό με το σημείο εκκίνησης του μηνύματός σας.
Είναι απαραίτητο
ακριβής διεύθυνση του παραλήπτη, φάκελος, αντίγραφα εγγράφων που επισυνάπτονται στην επιστολή
Οδηγίες
Βήμα 1
Διαβάστε ξανά όσα έχετε γράψει πριν ξεκινήσετε το τελευταίο μέρος της επιστολής. Ελέγξτε το κείμενο για γραμματικά και ορθογραφικά λάθη, κηλίδες και ανακρίβειες. Εάν το περιεχόμενο της επιστολής σας ικανοποιεί πλήρως, στην τελευταία παράγραφο, επαναλάβετε την κύρια διατριβή της επιστολής σας και πάλι σε μια συνοπτική και κατανοητή μορφή. Έτσι, συνοψίζετε το μήνυμά σας, διευκολύνοντας τον παραλήπτη να προετοιμάσει και να γράψει μια απάντηση.
Βήμα 2
Εάν είναι απαραίτητο να επισυνάψετε αντίγραφα εγγράφων στην επίσημη επιστολή, μετά την παράγραφο, ακολουθήστε μερικές γραμμές και υποδείξτε στη στήλη "συνημμένο" μια λίστα εγγράφων. Η λίστα πρέπει να είναι αριθμημένη. Επισυνάψτε φωτοτυπίες εγγράφων στην επιστολή με τη σειρά με την οποία αναφέρονται στη λίστα.
Βήμα 3
Τερματίστε την επίσημη επιστολή με μια ευγενική και σωστή σειρά ομιλίας, για παράδειγμα, όπως: "Ελπίζω για μια καρποφόρα συνεργασία." Επίσης, στις επιχειρήσεις, είναι συνηθισμένο να τερματίζετε γράμματα με τη βοήθεια φράσεων όπως "με σεβασμό", "ειλικρινά δική σας", "με σεβασμό." Στη συνέχεια, φροντίστε να βάλετε τα αρχικά και την ημερομηνία σας. Μην ξεχάσετε να υπογράψετε δίπλα στο επώνυμό σας μετά την εκτύπωση του κειμένου.
Βήμα 4
Αρχίστε να συμπληρώνετε το φάκελο. Η διεύθυνση του παραλήπτη είναι γραμμένη στην κάτω δεξιά γωνία, η διεύθυνση του αποστολέα γράφεται στην επάνω αριστερή γωνία. Φροντίστε να εισαγάγετε τον σωστό ταχυδρομικό κώδικα, οπότε το γράμμα θα φτάσει πιο γρήγορα στον παραλήπτη.
Βήμα 5
Είναι καλύτερα να στέλνετε επίσημες επιστολές μέσω ταχυδρομείου με τη μορφή καταχωρημένων επιστολών με απόδειξη παραλαβής. Σε αυτήν την περίπτωση, θα έχετε αποδεικτικά στοιχεία παραλαβής της επιστολής από τον παραλήπτη.
