Η επιχειρηματική αλληλογραφία αποτελεί αναπόσπαστο μέρος πολλών διαδικασιών παραγωγής. Ένα σημαντικό μέρος σε αυτό καταλαμβάνεται από τις απαντήσεις σε επίσημες εκκλήσεις από διάφορους οργανισμούς, συμπεριλαμβανομένων των ελεγκτικών. Για τέτοιες επιστολές, απαιτείται επίσημο επιχειρηματικό στυλ, είναι αρκετά αποδεκτό, επιπλέον, προτιμώνται γραφειοκρατικές στροφές. Δεν υπάρχει χώρος για συναισθήματα, ακόμα κι αν οι ισχυρισμοί ότι η ένσταση που λάβατε είναι ακατάλληλη.
Απαραίτητη
- - ένας υπολογιστής;
- - Πρόσβαση στο Διαδίκτυο ή εκτυπωτής.
- - επιστολόχαρτο της εταιρείας;
- - αλληλογραφία, αγγελιαφόρος ή προσωπική επίσκεψη στο γραφείο του παραλήπτη (όχι σε όλες τις περιπτώσεις) ·
- - το κείμενο της επιστολής στην οποία απαντάτε.
Οδηγίες
Βήμα 1
Χρησιμοποιήστε επιστολόχαρτο για να γράψετε την απάντησή σας. Μην ξεχάσετε να αντιστοιχίσετε έναν εξερχόμενο αριθμό στην επιστολή, να τον καταχωρίσετε στον γραμματέα ή στο γραφείο και να βάλετε την ημερομηνία.
Βήμα 2
Στείλτε την απάντηση στο άτομο του οποίου η υπογραφή είναι κάτω από το γράμμα Συνήθως αντιπροσωπεύει τον τίτλο και το επώνυμο με τα αρχικά. Προσπαθήστε να ανακαλύψετε το όνομά του και πατρονική. Κάντε αυτό χρησιμοποιώντας το Διαδίκτυο ή μια τηλεφωνική κλήση απευθείας στον οργανισμό από τον οποίο προήλθε η επιστολή. Συνήθως στο κάτω μέρος της επίσημης επιστολής αναφέρονται το επώνυμο του ερμηνευτή και ο αριθμός τηλεφώνου του. Αυτές οι πληροφορίες θα είναι χρήσιμες για περαιτέρω αλληλεπίδραση, εάν προκύψει ανάγκη. Ωστόσο, η απάντηση πρέπει να απευθύνεται στο όνομα του ατόμου του οποίου η υπογραφή βρίσκεται υπό την ένσταση που σας απευθύνθηκε. Τα αρχικά του είναι αρκετά στην «κεφαλίδα» της απάντησης. Αλλά η επιστολή πρέπει να ξεκινά με μια ονομαστική διεύθυνση και πατρονική: "Αγαπητέ Ιβάν Ιβάνοβιτς!"
Βήμα 3
Στην αρχή της απάντησής σας, αναφέρετε τα δεδομένα εξόδου της επιστολής. Συνήθως, οι επίσημες προσφυγές περιέχουν έναν εξερχόμενο αριθμό, η ημερομηνία είναι υποχρεωτική. Η γενικά αποδεκτή διατύπωση της πρώτης φράσης: "Σε απάντηση της επιστολής σας (ένσταση, αίτημα πληροφόρησης, αξίωση, καταγγελία - ανάλογα με την κατάσταση) Όχι και έτσι από αυτόν τον αριθμό, θεωρούμε απαραίτητο (επιλογή - εμείς μπορεί) να αναφέρει τα ακόλουθα."
Βήμα 4
Στη συνέχεια, απαντήστε στις ερωτήσεις που περιέχονται στο γράμμα με την ίδια σειρά με την οποία δίνονται σε αυτό.
Βήμα 5
Εάν, κατά τη γνώμη σας, τυχόν αξιώσεις ή αξιώσεις που έγιναν εναντίον σας προσωπικά ή του οργανισμού σας από τον συντάκτη της επιστολής είναι παράνομες, δηλώστε ότι δεν μπορούν να ικανοποιηθούν και να εξηγήσετε τον λόγο, αναφερόμενος στις διατάξεις της ισχύουσας νομοθεσίας, οι οποίες, στο γνώμη, αντίφαση.
Βήμα 6
Χρησιμοποιήστε τη φράση "Με εκτίμηση" στο τέλος της απάντησής σας. Θα πρέπει να το κάνετε αυτό, ακόμα κι αν νομίζετε ότι ο παραλήπτης δεν αξίζει τον σεβασμό. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να αποδείξουμε αυτήν την άποψη. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε και τον τίτλο, το επώνυμο και τα αρχικά σας. Εάν υποβάλλετε μια απάντηση σε χαρτί, τοποθετήστε την υπογραφή σας κάτω από αυτήν.
