Στην εποχή της τεχνολογίας των υπολογιστών, οι συνεργάτες επικοινωνούν όλο και περισσότερο από απόσταση, προτιμώντας να μην σπαταλούν χρόνο σε προσωπικές συναντήσεις και διαπραγματεύσεις. Επομένως, δεν προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι η αλληλογραφία εργασίας δεν έχει μικρή σημασία στη ζωή ενός σύγχρονου διευθυντή. Το να το κρατάς σωστό είναι καθήκον κάθε εργαζομένου στο γραφείο.
Οδηγίες
Βήμα 1
Εάν στην εργασία πρέπει να επικοινωνήσετε με πελάτες ή προμηθευτές, τότε, φυσικά, πρέπει συχνά να γράφετε επίσημες επιστολές. Αυτό δεν είναι τόσο εύκολο όσο φαίνεται με την πρώτη ματιά: η επιχειρηματική αλληλογραφία είναι γεμάτη με πολλές παγίδες, οι οποίες πρέπει να παρακαμφθούν για να διατηρηθεί η φήμη σας ως ικανός συνεργάτης. Εάν δεν είναι δυνατό να παρακολουθήσετε ένα μάθημα στον τομέα της επαγγελματικής αλληλογραφίας, ακολουθήστε τους παρακάτω κανόνες.
Βήμα 2
Η επίσημη επιστολή πρέπει να καταχωρηθεί. Κάνετε αυτό πριν αρχίσετε να το μεταγλωττίζετε και τοποθετήστε τον αριθμό στο χώρο που προβλέπεται για αυτό (συνήθως στην επάνω αριστερή γωνία, κάτω από το λογότυπο της εταιρείας, εάν υπάρχει). Καθορίστε τον παραλήπτη στην επάνω δεξιά γωνία. Ξεκινήστε με τον τίτλο και, στη συνέχεια, βάλετε το επώνυμο (ή τα επώνυμα, εάν το γράμμα προορίζεται για περισσότερα από ένα άτομα). Οι θέσεις θα πρέπει να αναφέρονται σε ιεραρχική σειρά, δηλαδή έρχεται πρώτα, για παράδειγμα, ο διευθυντής, έπειτα ο αναπληρωτής του, έπειτα οι αρχηγοί υπηρεσιών και τμημάτων
Κάτω από τα ονόματα των παραληπτών, αναφέρετε τον τίτλο και το όνομα του αποστολέα. Μην ξεχνάτε: η πρόθεση "από" δεν χρησιμοποιείται σε αυτήν την περίπτωση. αυτό είναι ένα από τα κοινά λάθη! Στη συνέχεια, υποδείξτε το θέμα της επιστολής και την ημερομηνία σύνταξής της. Το θέμα της επιστολής θα πρέπει να καταστήσει σαφές για το τι θα μιλήσει αυτό το έγγραφο. δηλώστε το ξεκάθαρα και καθαρά.
Βήμα 3
Το κείμενο της επιστολής ξεκινά με ένσταση. Εάν απευθύνεται σε ένα άτομο, τότε υποβάλετε αίτημα με το όνομα και το πατρονομικό ή, εναλλακτικά, με το επώνυμο: "Αγαπητέ κύριε Ιβάνοφ." Σε καμία περίπτωση μην επιτρέπετε την εξοικείωση στην επιστολή, ακόμα κι αν είστε προσωπικά εξοικειωμένοι με τον παραλήπτη και είστε σε μια σχέση "σε σύντομο πόδι" μαζί του. Θυμηθείτε ότι πρόκειται για επίσημο έγγραφο, πρέπει να αρχειοθετηθεί στο αρχείο και μπορεί να χρησιμοποιηθεί στην εργασία ακόμη και αρκετά χρόνια αργότερα.
Το κείμενο της ίδιας της επιστολής πρέπει να είναι σαφές και κατανοητό. Μην διαδίδετε "σκέψεις κατά μήκος του δέντρου", μην γεμίζετε το γράμμα με περιττές λεπτομέρειες, μην αναφέρετε γνωστά γεγονότα. Τίποτα δεν είναι πιο ενοχλητικό από χάσιμο χρόνου διαβάζοντας ένα έγγραφο, το όλο νόημα του οποίου θα μπορούσε να τεθεί σε 4 προτάσεις, αλλά πρέπει να διαβάσετε 4 φύλλα. Διατυπώστε τις προτάσεις σας εν συντομία και κατανοητά, εάν χρειάζεστε εξηγήσεις, τοποθετήστε τις με τη μορφή συνημμένου και επισυνάψτε στην επιστολή.
