Ένας διευθυντής δημοσίων σχέσεων πρέπει να είναι πεπειραμένος για τη δουλειά του. Αυτό εξηγεί την ανάγκη διατήρησης αρχείων σημαντικών πληροφοριών, που ονομάζονται φάκελοι τύπου ή φάκελοι μέσων.
Αρχείο διαχειριστή δημοσίων σχέσεων
Ένας φάκελος τύπου συλλέγεται για όλα τα σημαντικά είδη ειδήσεων, πρόσωπα και εκδηλώσεις που επηρεάζουν άμεσα ή έμμεσα τη φήμη του οργανισμού.
Είναι βέλτιστο να διατηρείτε ξεχωριστά γραφεία αρχειοθέτησης σύμφωνα με:
- τακτικές και εφάπαξ εκδηλώσεις: εκθέσεις, σεμινάρια, στρογγυλά τραπέζια, συναντήσεις και επαγγελματικά δείπνα.
- βασικά πρόσωπα, ηγέτες της γνώμης, σύμμαχοι της θέσης του οργανισμού και των αντιπάλων του ·
- θέματα που καλύπτονται τακτικά από την υπηρεσία PR. Είναι σημαντικό να συλλέξετε όχι μόνο το υλικό του οργανισμού, αλλά και τη δημόσια αντίδραση, το εκδοτικό υλικό, τα σχόλια των ειδικών κ.λπ.
- βιομηχανικά μέσα ενημέρωσης και δημοσιογράφοι.
Ένας φάκελος τύπου, όπως κάθε αρχείο, θα πρέπει να είναι μια δυναμική βάση πληροφοριών στην οποία οι πληροφορίες ενημερώνονται τακτικά και οι νέες πληροφορίες συλλέγονται επίπονα.
Τεχνική συλλογής
Από τεχνικής πλευράς, ο φάκελος τύπου μπορεί να είναι τυπωμένος ή ηλεκτρονικός. Τις περισσότερες φορές, για την ελαχιστοποίηση των εργασιών στον φάκελο τύπου, επιτρέπεται να υπάρχουν και οι δύο συμπληρωματικές επιλογές αρχειοθέτησης.
Ο φάκελος τύπου περιλαμβάνει δημοσιεύσεις στα μέσα μαζικής ενημέρωσης, υλικό της υπηρεσίας PR. Για άτομα, χρησιμοποιούνται βιογραφίες, φωτογραφίες, προσωπικά δεδομένα (με την άδεια του ατόμου), προσωπικά στοιχεία επικοινωνίας και τηλέφωνα βοηθών. Είναι σημαντικό να καταρτίσετε τον φάκελο Τύπου για τις εκδηλώσεις από τα προγράμματα της εκδήλωσης, τα ψηφίσματα, τα φυλλάδια των συμμετεχόντων και τις επαφές των διοργανωτών.
Μια ειδική θέση στον φάκελο του Τύπου απασχολείται από πληροφορίες σχετικά με τα μέσα ενημέρωσης και τους δημοσιογράφους. Ένας ειδικός PR πρέπει να κάνει μια λεπτομερή περιγραφή κάθε εξειδικευμένου μέσου, ανεξάρτητα από το αν ο οργανισμός αυτή τη στιγμή αλληλεπιδρά με το συντακτικό γραφείο ή όχι. Τα ανεπεξέργαστα δεδομένα πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με την κυκλοφορία (εάν πρόκειται για έντυπη έκδοση), συμμετοχή (για πόρους Διαδικτύου), πληροφορίες σχετικά με τους ιδρυτές, τον Διευθύνοντα Σύμβουλο, τον συντάκτη και δημοσιογράφους του κλάδου.
Οι ημερομηνίες γέννησης όλων των συνεργατών μέσων ενημέρωσης, ανεξάρτητα από τη θέση που κατέχουν στην συντακτική ιεραρχία, δεν θα είναι ποτέ περιττές. Ένας απλός υπάλληλος και ο επικεφαλής μιας εταιρείας μέσων ενημέρωσης θα είναι εξίσου ικανοποιημένοι εάν η υπηρεσία PR μιας φιλικής οργάνωσης τους συγχαίρει με μια μικρή καρτ ποστάλ ή ένα πλούσιο μπουκέτο λουλουδιών. Οι πληροφορίες για τους δημοσιογράφους περιορίζονται καλύτερα στην πληροφόρηση του οργανισμού. Εάν η υπηρεσία δημοσίων σχέσεων έχει προετοιμάσει και παραδώσει στον ανταποκριτή έναν αναλυτή σχετικά με την οργάνωση για την προετοιμασία του υλικού, θα πρέπει να αφήσετε ένα σημάδι σχετικά με αυτό στον φάκελο τύπου. Αυτό θα διευκολύνει τη γνώση της αφετηρίας της συνειδητοποίησης μεταξύ συναδέλφων με επαναλαμβανόμενη επαφή.
Η συμπλήρωση του φακέλου τύπου σχετίζεται άμεσα με το βαθμό στον οποίο η υπηρεσία PR αναλύει προσεκτικά τα μέσα. Μόλις εμφανιστεί ένα νέο άρθρο σε ένα θέμα κοντά στις δραστηριότητες του οργανισμού PR-manager, πρέπει να συμπεριληφθεί στον φάκελο τύπου. Θα πρέπει επίσης να κάνετε ιστορίες βίντεο, στήλες συγγραφέα, αρχεία έγκυρων bloggers και άλλες πληροφορίες.
Πρόσβαση στον φάκελο τύπου
Εάν ένας φάκελος τύπου σχηματίζεται για μεγάλο χρονικό διάστημα, τότε πολύ συχνά, εκτός από τις πληροφορίες από ανοιχτές πηγές, εμφανίζεται ένα λεγόμενο εσωτερικό. Οι πληροφορίες εμπιστευτικών πληροφοριών ονομάζονται συνήθως πληροφορίες που λαμβάνονται από ανεπίσημες πηγές που δεν έχουν ακόμη επιβεβαιωθεί δημοσίως. Οι επίσημοι εκπρόσωποι των οργανώσεων μπορούν να διατηρήσουν αυτές τις πληροφορίες στην κατάσταση «χωρίς σχόλιο» για μεγάλο χρονικό διάστημα, επομένως, όταν ο φάκελος του Τύπου, ο διαχειριστής δημοσίων σχέσεων πρέπει να θυμάται την ανάγκη περιορισμού της πρόσβασης στο αρχείο για τρίτους.
Ένα άλλο κίνητρο για τον περιορισμό της πρόσβασης σε φακέλους τύπου είναι τα προσωπικά δεδομένα, τα οποία συχνά συμπληρώνονται με πληροφορίες σχετικά με άτομα. Είναι σημαντικό να το θυμάστε αυτό όταν έρθετε σε επαφή με άλλους υπαλλήλους του οργανισμού, ειδικούς PR από άλλους οργανισμούς και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη. Ο φάκελος τύπου έχει αναπτυχθεί κυρίως για εσωτερική χρήση του οργανισμού.
Αυτό εξηγεί επίσης την ανάγκη εγκατάστασης πρόσθετων συστημάτων ασφαλείας για την αποφυγή διαρροής πληροφοριών. Είναι σημαντικό να συλλέξετε χαρτί σε φακέλους, η πρόσβαση στα οποία πρέπει να είναι αυστηρά περιορισμένη. Οι ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων θα πρέπει να είναι διαθέσιμες στους υπαλλήλους του τμήματος δημοσίων σχέσεων, κατόπιν αιτήματος - στη διαχείριση του οργανισμού, αλλά κλειστές σε ένα ευρύ φάσμα εταιρικών πληροφοριών.
