Η μονάδα αλληλεπίδρασης με τα μέσα δεν περιλαμβάνεται πάντα αρχικά στην οργανωτική δομή του οργανισμού. Η ετοιμότητα για εργασία στον χώρο των μέσων ενημέρωσης έρχεται με την ανάπτυξη του οργανισμού. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ο προσληφθείς γραμματέας τύπου πρέπει να οργανώσει την υπηρεσία Τύπου από το μηδέν και να δημιουργήσει το συστηματικό της έργο.
Εάν ο οργανισμός δεν έχει εργαστεί ποτέ στον τομέα των μέσων μαζικής ενημέρωσης στο παρελθόν, ο νεοσύστατος επιμελητής της υπηρεσίας Τύπου πρέπει να παρακολουθήσει σοβαρή εκπαίδευση στους ακόλουθους τομείς:
- επιλογή βασικών ομιλητών ·
- δημιουργία εργασίας με δομικές μονάδες για την παροχή πληροφοριών κατάλληλων για δημοσίευση στα μέσα ενημέρωσης ·
- τεχνικός εξοπλισμός της υπηρεσίας τύπου και το πρώτο σχέδιο μέσων
Από τη διαχείριση στα μέσα ενημέρωσης
Καθένα από τα καθορισμένα σημεία μπορεί να χρειαστεί σημαντικό χρόνο για την πλήρη εφαρμογή του. Ωστόσο, εάν μιλάμε για προτεραιότητες, τότε το κύριο πράγμα πρέπει να είναι η αναζήτηση βασικών ομιλητών του οργανισμού. Για να προσελκύσετε τα μέσα ενημέρωσης και να τα κάνετε να βλέπουν όχι μόνο έναν διαφημιζόμενο στον οργανισμό, αλλά και έναν πληροφοριοδότη, θα είναι απαραίτητο να συνεργαστείτε με τους ηγέτες του οργανισμού. Μεταξύ αυτών - ο γενικός διευθυντής, το γραφείο των αναπληρωτών, οι επικεφαλής τμημάτων και τμημάτων σε περιοχές. Αυτοί οι άνθρωποι πρέπει να κατανοήσουν σαφώς την ανάγκη επικοινωνίας με τα μέσα ενημέρωσης, να κατανοήσουν τη σημασία κάθε σχολίου και τη συστηματική εργασία σε αυτόν τον τομέα γενικά.
Συχνά, ακόμη και για τους πιο ενδιαφερόμενους για τη δραστηριότητα των μέσων ενημέρωσης, ο ομιλητής αισθάνεται αδέξιος και ντροπιασμένος όταν επικοινωνεί με δημοσιογράφους. Η άρση αυτών των εμποδίων είναι καθήκον του επιμελητή της υπηρεσίας τύπου. Αυτό μπορεί να γίνει με την επίδειξη ενός φακέλου τύπου με παραδείγματα των καλύτερων δημόσιων εμφανίσεων ήδη γνωστών μορφών μέσων.
Εσωτερικοί πληροφοριοδότες
Εκτός από τη διοίκηση, όλοι οι προϊστάμενοι τμημάτων και τμημάτων θα πρέπει να ενημερώνονται για τους στόχους και τους στόχους των μέσων ενημέρωσης της εταιρείας. Είναι καλύτερο να το κάνετε αυτό κατά την επόμενη συνάντηση, κατά τη διάρκεια της οποίας η διεύθυνση θα πρέπει να αναλάβει το καθήκον να παρέχει πλήρεις πληροφορίες στην υπηρεσία Τύπου. Όλα τα μέλη της ομάδας πρέπει να καταλάβουν ότι αυτή η ευθύνη δεν είναι ιδιοτροπία του γραμματέα Τύπου, αλλά ένα νέο στρατηγικό καθήκον της διαχείρισης.
Για να δημιουργήσετε παραγωγική αλληλεπίδραση με τμήματα, είναι απαραίτητο, χωρίς να περιμένετε την παροχή πληροφοριών, να προσπαθήσετε να βυθιστείτε στη δουλειά τους από μέσα. Τριμηνιαίες αναφορές τμημάτων, επικοινωνία με τη διοίκηση και άμεσα εκτελεστές θα βοηθήσουν σε αυτό. Το να είσαι φίλος με όλους και να είσαι ανοιχτός σε νέες πληροφορίες είναι ένα από τα κλειδιά για την αποτελεσματική εργασία της υπηρεσίας τύπου.
Κατά τη διαδικασία συνεργασίας με ορισμένα τμήματα της εταιρείας, μπορεί να είναι δύσκολο να παρέχετε πληροφορίες σε συνεχή βάση. Συχνά αυτό οφείλεται στην πρόσληψη ειδικών τμημάτων στην άμεση γραμμή εργασίας. Είναι αντιπαραγωγικό να αποκρύψουμε τη δυσαρέσκεια οι συνάδελφοι να θεωρούν τα πληροφοριακά καθήκοντα της εταιρείας κάτω από τις κύριες ευθύνες. Επομένως, αξίζει να θίξουμε το ζήτημα της δημιουργίας εσωτερικών κανονισμών για την υποβολή πληροφοριών με συγκεκριμένη συχνότητα. Και έτσι ώστε οι εσωτερικές εταιρικές σχέσεις να μην υποφέρουν από αυτό, ο γραμματέας Τύπου θα πρέπει να επικοινωνήσει απευθείας με τη διεύθυνση του τμήματος με ένα αίτημα για άμεση πρόσβαση σε πληροφορίες για την επεξεργασία τους, ώστε να μην επιβαρύνει τους εργαζομένους του τμήματος με την εργασία. Συνήθως, τα στελέχη καλωσορίζουν αυτές τις πρωτοβουλίες.
Το πρώτο βήμα στη δημοσιότητα
Αφού τελειώσει η εσωτερική προετοιμασία, ξεκινά το στάδιο της επίτευξης του δημόσιου επιπέδου. Αυτό θα απαιτήσει τη μελέτη των μέσων μαζικής ενημέρωσης, τα οποία θα μπορούσαν ενδεχομένως να γίνουν πλατφόρμες μέσων για τη δημοσίευση πληροφοριών σχετικά με την εταιρεία. Ανάλογα με τους στρατηγικούς στόχους, ο γραμματέας τύπου δεν πρέπει να περιορίζεται σε εξειδικευμένες δημοσιεύσεις. Μεταξύ πιθανών συνεργατών πληροφοριών, μπορεί κανείς να συμπεριλάβει με ασφάλεια πρακτορεία ειδήσεων σε τοπικό, περιφερειακό και ομοσπονδιακό επίπεδο, τηλεόραση, ραδιόφωνο κ.λπ.
Μην υποτιμάτε τις πλατφόρμες, οι οποίες, παρόλο που δεν έχουν την κατάσταση των μέσων ενημέρωσης, συχνά ξεπερνούν την αποτελεσματικότητα των συναδέλφων πληροφοριών τους. Πρόκειται για bloggers, ομάδες και κοινότητες σε κοινωνικά δίκτυα, ιστότοπους πληροφοριών κ.λπ.
Δεν θα ήταν περιττό να σκεφτούμε τη δραστηριότητα της εταιρείας στα κοινωνικά δίκτυα χωρίς μεσάζοντες. Κανείς δεν μπορεί να αντεπεξέλθει σε αυτό το έργο καλύτερα από ένα κέντρο Τύπου, ο οποίος γνωρίζει το έργο της εταιρείας μέσα και έξω.
Παράλληλα με τις προπαρασκευαστικές εργασίες, ο γραμματέας τύπου θα πρέπει να καταρτίσει έναν κατάλογο των απαραίτητων τεχνικών μέσων για το έργο. Εκτός από το τυπικό σύνολο ειδών γραφείου, αυτή είναι μια κάμερα, μια συσκευή εγγραφής φωνής, σκληροί δίσκοι για την αποθήκευση υλικών.
Το πρώτο σχέδιο μέσων - η στρατηγική δημοσίευσης της εταιρείας για το εγγύς μέλλον - θα πρέπει να καταρτιστεί με την προσδοκία ότι τα μέσα ενημέρωσης θα είναι επιφυλακτικά για πληροφορίες από μια προηγουμένως άγνωστη πηγή. Αυτό μπορεί να εξηγήσει στην αρχή μεγάλο αριθμό δημοσιεύσεων σε εμπορική βάση. Οι λεπτομέρειες του τελικού πρέπει να συμφωνηθούν με τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη.
