Εάν πρέπει να οργανώσετε και να διοργανώσετε μια επαγγελματική συνάντηση, θυμηθείτε: η επιτυχία της εκδήλωσης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ποιοτική προετοιμασία. Μην παραβλέπετε καμία λεπτομέρεια και η συνάντησή σας θα είναι κορυφαία.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ρυθμίστε μια ημερομηνία για την επαγγελματική σας συνάντηση. Ενημερώστε όλους τους συμμετέχοντες εκ των προτέρων. Ανάλογα με τη μορφή της εκδήλωσης και με ποιον πραγματοποιείτε μια επαγγελματική συνάντηση, μπορεί να είναι προφορική πρόσκληση, τηλέφωνο, email ή επαγγελματική επιστολή. Συνιστάται να στείλετε μια ημερήσια διάταξη σε όλους, με καθορισμένα θέματα για συζήτηση, βασικούς ομιλητές, κανονισμούς και υλικό αναφοράς. Εάν οι συμμετέχοντες είναι πιο προετοιμασμένοι, η συζήτηση των επιχειρηματικών θεμάτων θα είναι πιο αποτελεσματική.
Βήμα 2
Σκεφτείτε την πιο βολική τοποθεσία για την επαγγελματική σας συνάντηση. Ένας κατάλληλος χώρος μπορεί να είναι μια αίθουσα συνεδριάσεων της εταιρείας ή μια αίθουσα συσκέψεων. Αξίζει να βεβαιωθείτε ότι κανένας από τους συναδέλφους σας δεν υποβάλλει αίτηση για άλλη συνάντηση ταυτόχρονα. Η ενοικιαζόμενη αίθουσα συνεδριάσεων είναι επίσης μια προσιτή και μάλλον βολική επιλογή. Αυτή η υπηρεσία προσφέρεται από ξενοδοχεία και ξενοδοχεία, επιχειρηματικά κέντρα, εκπαιδευτικά ιδρύματα.
Βήμα 3
Μερικές φορές πραγματοποιούνται επαγγελματικές συναντήσεις σε καφετέριες ή εστιατόρια. Αυτή η επιλογή είναι κατάλληλη όταν ο αριθμός των συμμετεχόντων είναι μικρός. Εάν θέλετε να συνδυάσετε διαπραγματεύσεις με μεσημεριανό γεύμα ή πρωινό ή για επαγγελματικό δείπνο, θα πρέπει να κάνετε κράτηση για τραπέζι εκ των προτέρων. Το μέρος δεν πρέπει να είναι θορυβώδες, διαφορετικά θα είναι δύσκολο να συζητήσετε επιχειρηματικά θέματα. Είναι επίσης ανεπιθύμητο να επιλέγετε υπερβολικές και εξωτικές επιλογές, οι προτιμήσεις σας μπορεί να μην συμπίπτουν με τις προτιμήσεις άλλων συμμετεχόντων. Ως εκ τούτου, είναι καλύτερο να επιλέξετε μια κλασική εγκατάσταση ή να βεβαιωθείτε ότι οι συνεργάτες σας μοιράζονται πλήρως τα πάθη σας.
Βήμα 4
Προετοιμάστε και δοκιμάστε το υλικό. Εξοπλισμός προβολέα, μικρόφωνο, τηλέφωνο και βίντεο - προσαρμόστε και διαμορφώστε τα πάντα εκ των προτέρων. Οι τεχνικές τείνουν να καταρρέουν και να κλείνουν την πιο ακατάλληλη στιγμή.
Βήμα 5
Υπολογίστε εάν υπάρχουν αρκετές καρέκλες για όλους τους συμμετέχοντες. Βεβαιωθείτε ότι το δωμάτιο δεν είναι πολύ βουλωμένο ή πολύ κρύο. Μην ξεχνάτε το υλικό γραφής - θα πρέπει να παρέχετε σε όλους ένα στυλό και χαρτί. Απλώστε το φυλλάδιο. Δημιουργήστε και τοποθετήστε πινακίδες με τα ονόματα των συμμετεχόντων, εάν είναι απαραίτητο.
Βήμα 6
Εάν η συνάντηση είναι μεγάλη, ίσως χρειαστείτε διάλειμμα για καφέ ή μεσημεριανό διάλειμμα. Σε κάθε περίπτωση, φροντίστε το νερό - ένα μπουκάλι νερό και ένα ποτήρι δίπλα σε κάθε συμμετέχοντα είναι μια καλή επιλογή.
