Η συνάντηση της ομάδας μπορεί να είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για την ανάλυση διαφόρων εργασιακών καταστάσεων, συμπεριλαμβανομένων των καταστάσεων σύγκρουσης. Συζητά δημοσίως αμφιλεγόμενα ζητήματα και λαμβάνει αποφάσεις που είναι δεσμευτικές για κάθε εργαζόμενο. Πριν από τη συλλογική συνάντηση πρέπει να προηγηθεί πολλή προπαρασκευαστική εργασία.
Οδηγίες
Βήμα 1
Διατυπώστε το κύριο θέμα της συνάντησης. Κατά κανόνα, μια συλλογική συνάντηση πραγματοποιείται σε ένα επίκαιρο θέμα. Αυτό μπορεί να είναι, για παράδειγμα, μια ανάλυση της εργασίας του οργανισμού για το έτος ή η μετάβαση σε μειωμένες ώρες εργασίας.
Βήμα 2
Σκεφτείτε την ατζέντα σας. Τα σημεία της θα είναι συγκεκριμένα ζητήματα που πρέπει να συζητηθούν. Πρέπει να υπάρχουν τουλάχιστον δύο και όχι περισσότερα από πέντε. Κατατάξτε τις ερωτήσεις με σειρά φθίνουσας σημασίας. Εάν το θέμα της συνάντησης είναι αρκετά ευρύ, τοποθετήστε το "Διάφορα" ως το τελευταίο θέμα στην ημερήσια διάταξη. Εδώ μπορείτε να παρεκκλίσετε λίγο από το κύριο θέμα και να συζητήσετε μικρά προβλήματα που απασχολούν την ομάδα αυτή τη στιγμή.
Βήμα 3
Προετοιμάστε ηχεία. Ένας ικανός υπάλληλος, του οποίου η γνώμη θεωρείται έγκυρη στην ομάδα, πρέπει να μιλήσει για κάθε θέμα στην ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης. Προειδοποιήστε τον για την επερχόμενη αναφορά 1-2 εβδομάδες νωρίτερα, ώστε το άτομο να μπορεί ήρεμα να σκεφτεί το μήνυμά του. 2-3 ημέρες πριν από τη συνάντηση, μιλήστε με κάθε ομιλητή, βεβαιωθείτε ότι το κείμενο της ομιλίας του είναι έτοιμο και αντιστοιχεί στο συγκεκριμένο θέμα.
Βήμα 4
Προετοιμάστε την αίθουσα συσκέψεων. Είναι καλό εάν ο οργανισμός σας διαθέτει αίθουσα συνελεύσεων ή άλλη αίθουσα συσκέψεων. Διαφορετικά, χρησιμοποιήστε το μεγαλύτερο δυνατό δωμάτιο. Την ημέρα της συνάντησης, θα πρέπει να υπάρχουν αρκετές καρέκλες εγκατεστημένες και ένας προβολέας, υπολογιστής και μικρόφωνο να συνδέονται και να ρυθμίζονται, εάν υπάρχουν. Μπορείτε επίσης να κανονίσετε εκ των προτέρων για κάθε συμμετέχοντα στη συνάντηση ειδικούς φακέλους με έγγραφα προς συζήτηση.
Βήμα 5
Ενημερώστε όλους τους υπαλλήλους για την ημερομηνία, την ώρα και την τοποθεσία της συνάντησης. Χρησιμοποιήστε μία από τις παραδοσιακές μεθόδους: δημοσιεύστε πληροφορίες σε έναν πίνακα ανακοινώσεων, στείλτε ένα e-mail, καλέστε τους επικεφαλής των διαρθρωτικών τμημάτων, μιλήστε προσωπικά με κάθε υπάλληλο. Η επιλογή σας θα εξαρτηθεί από την παράδοση της εταιρείας και τον αριθμό των εργαζομένων.
Βήμα 6
Καταχωρήστε τους συμμετέχοντες πριν ξεκινήσετε τη συνάντηση. Αργότερα θα επισυνάψετε αυτήν τη λίστα στο πρωτόκολλο. Φροντίστε να ξεκινήσετε τη συνάντηση τη στιγμή που είχε προγραμματιστεί και ανακοινωθεί για υπαλλήλους. Μην περιμένετε καθυστερημένους, δείξτε τη σημασία και τη σοβαρότητα της εκδήλωσης.
Βήμα 7
Ανακοινώστε το κύριο θέμα της συνάντησης και τα θέματα που θα αντιμετωπιστούν εκεί. Ζητήστε από την ομάδα να επιλέξει πρόεδρο και γραμματέα για τη συνάντηση. Κατά κανόνα, ο επικεφαλής του οργανισμού ή ο αναπληρωτής του εκλέγεται ως πρόεδρος και ο γραμματέας του γραμματέα ή του διευθυντή γραφείου. Ο πρόεδρος θα διεξάγει τη συνεδρίαση, θα διατηρεί την τάξη και θα ακολουθεί τους κανόνες. Τα καθήκοντα του γραμματέα περιλαμβάνουν τη διατήρηση ενός λεπτομερούς πρωτοκόλλου: καταγραφή των ομιλιών των ομιλητών, ερωτήσεις προς αυτούς, συζητήσεις και προτάσεις.
Βήμα 8
Παραμείνετε στο καθορισμένο χρονοδιάγραμμα ομιλίας, διαφορετικά η συνάντησή σας διατρέχει τον κίνδυνο να καθυστερήσει μέχρι τα μεσάνυχτα και να μην λάβετε ποτέ αποφάσεις. Κατά κανόνα, οι βασικοί ομιλητές έχουν στη διάθεσή τους 15-20 λεπτά, αλλά όχι περισσότερο από 30. Οι ομιλητές σε δευτερεύοντα θέματα πρέπει να βρίσκονται εντός 10-15 λεπτών. Η ομιλία ενός συμμετέχοντος από το κοινό περιορίζεται σε 2-3 λεπτά. Μπορείτε να απαντήσετε σε μια ερώτηση όχι περισσότερο από 5 λεπτά. Εάν ξεπεραστεί ο χρόνος, να θυμάστε σταθερά τους κανόνες.
Βήμα 9
Μετά τη διευθέτηση της ημερήσιας διάταξης της συνάντησης και ο καθένας έκανε ομιλία, συνοψίστε τη συνάντηση. Εάν έχουν ληφθεί σημαντικές αποφάσεις, το σχέδιό τους πρέπει να διαβάζεται δυνατά σε όλους τους παρόντες.
Βήμα 10
Εντός δύο ημερών μετά τη συνάντηση, πρέπει να προετοιμάσετε την τελική έκδοση των πρακτικών και τις αποφάσεις που λαμβάνονται. Τα πρακτικά πρέπει να συμφωνηθούν και να υπογραφούν από τον πρόεδρο της συνεδρίασης. Ενημερώστε τις αποφάσεις και τις προθεσμίες για την εφαρμογή τους σε όλους τους υπαλλήλους που πρέπει να τις εφαρμόσουν.
