Η τέχνη του να είσαι ηγέτης δεν είναι να γράφεις παραγγελίες, αλλά να προσφέρεις επιδέξια κίνητρα στο προσωπικό του οργανισμού, να σχηματίσεις μια ομάδα ομοιόμορφων ανθρώπων, να λύσεις γρήγορα τα προβλήματα που αντιμετωπίζει η εταιρεία και να ανταποκριθεί στις αλλαγές της αγοράς. Όλα αυτά τα καθήκοντα μπορούν να επιλυθούν εάν οι συναντήσεις οργανώνονται σωστά.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ενημερώστε το προσωπικό για την ώρα και τον τόπο της συνάντησης εάν δεν πραγματοποιείται σε τακτική βάση. Στείλτε το ενημερωτικό δελτίο του email σας λίγες μέρες νωρίτερα, ώστε να μην αποτελεί έκπληξη για την ομάδα. Στην επιστολή, ενημερώστε τους υπαλλήλους για το θέμα, ώστε να μην προκαλέσουν φήμες και εικασίες που μπορούν να εξελιχθούν σε παραλογισμό.
Βήμα 2
Ζητήστε από το προσωπικό να προετοιμάσει το υλικό που πρόκειται να συζητήσετε που απαιτεί συλλογικές αποφάσεις. Εκ των προτέρων, αναπτύξτε και στείλτε στους υπαλλήλους σας μια δομημένη φόρμα αναφοράς, κάτι που δεν θα επιτρέψει τη διάδοση στη συζήτηση, αλλά τη μετάβαση σε αριθμούς και υπολογισμούς. Επιπλέον, η τυπική αναφορά θα σας επιτρέψει να συγκρίνετε τα αποτελέσματα διαφόρων τμημάτων και θα αποτελέσει μια επιπλέον πηγή κινήτρων.
Βήμα 3
Βεβαιωθείτε ότι οι προσκεκλημένοι είναι παρόντες και συνοψίστε το θέμα. Εάν κάποιος από τους υπαλλήλους είναι αργά, ξεκινήστε χωρίς αυτόν, μην κάνετε αυτούς που εκτιμούν τους και τον χρόνο σας να περιμένουν ένα καθυστέρηση.
Βήμα 4
Αφήστε όλους να μιλήσουν για το θέμα της συνάντησης. Εάν η συνάντηση του προσωπικού αφορά αναφορά ή απόδοση, δώστε στον εκπρόσωπο από κάθε τμήμα το λόγο, αλλά μην αφήσετε τη συνάντηση να μετατραπεί σε βαρετή αφήγηση. Διακόψτε το ηχείο προσεκτικά και με προσοχή, και χρησιμοποιήστε ερωτήσεις για να τον καθοδηγήσετε προς τη σωστή κατεύθυνση. Επίσης, μην επιτρέπετε να προκύψουν συγκρούσεις όταν οι συναντήσεις μετατρέπονται σε τρόπο επίλυσης προβλημάτων μεταξύ διαφορετικών τμημάτων, για παράδειγμα, λογιστικής και τμήματος πωλήσεων, επιλύουν προσωπικά ζητήματα με κάθε υπάλληλο ξεχωριστά. Όταν όλοι έχουν εκφράσει την άποψή τους για ένα συγκεκριμένο θέμα, κλείστε το θέμα και προχωρήστε στο επόμενο θέμα στην ημερήσια διάταξη της συνάντησης.
Βήμα 5
Χρησιμοποιήστε τον κανόνα καρότο και ραβδί. Δοξάστε τους εκπροσώπους του τμήματος των οποίων η απόδοση ξεπέρασε τις προσδοκίες σας, επιπλήξτε προσεκτικά αυτούς που δεν πληρούν τους στόχους που καθορίζονται στο σχέδιο. Τέτοιες συναντήσεις θα είναι ένα καλό κίνητρο για καλύτερη εργασία και επίλυση προβλημάτων. Εάν στο έργο ενός τμήματος υπάρχει συστηματική «υποτίμηση», καλέστε την ομάδα να συζητήσει αυτό το πρόβλημα και να λάβει από κοινού αποφάσεις κατά της κρίσης. Μην επιτρέπετε στον εαυτό σας να μιλά δημόσια σκληρά εναντίον μεμονωμένων υπαλλήλων, μην ταπεινώνετε το προσωπικό.
Βήμα 6
Συνοψίστε τα αποτελέσματα της συνάντησης, προσδιορίστε για άλλη μια φορά ποιες αποφάσεις ελήφθησαν, ποια σχέδια είχαν τεθεί. Καθένας από τους παρόντες πρέπει να καταλάβει ποιες ενέργειες και αποτελέσματα αναμένεται από αυτόν, και σε ποιο χρονικό διάστημα πρέπει να το ολοκληρώσει. Στην επόμενη συνάντηση, ελέγξτε τη διαδικασία εκπλήρωσης παραγγελιών και επίλυσης των ανατεθέντων εργασιών.
