Η συνεργασία με ξένους εταίρους έχει ήδη γίνει ο κανόνας για τις ρωσικές επιχειρήσεις. Ως εκ τούτου, η ανταλλαγή αντιπροσωπειών, η οποία αποτελεί μέρος της διαδικασίας εργασίας, είναι επίσης αρκετά συνηθισμένο. Αλλά εάν φιλοξενείτε τους ξένους ή Ρώσους συνεργάτες σας στην επιχείρηση για πρώτη φορά, θα πρέπει να λάβετε υπόψη πολλές αποχρώσεις, ώστε να μην παρεμβαίνουν στη δημιουργία επιχειρηματικών επαφών και να χαλάσουν την εντύπωση της συνάντησης.
Οδηγίες
Βήμα 1
Η πρόσκληση για συνάντηση πρέπει να σταλεί το συντομότερο δυνατό, ακόμη και αν έχει επιτευχθεί προκαταρκτική συμφωνία. Αυτό είναι ένα σημάδι ότι εκτιμάτε πολύ τον χρόνο των συνεργατών σας και σέβεστε την απασχολησιμότητα τους.
Βήμα 2
Όταν ληφθεί επιβεβαίωση, προσδιορίστε τον αριθμό των μελών της αντιπροσωπείας που φθάνει. Είναι καλύτερα εάν σας δοθεί μια λίστα επισκεπτών με ένδειξη της θέσης και των εποπτευόμενων οδηγιών. Επιλέξτε τη σύνθεση της αντιπροσωπείας σας σύμφωνα με αυτήν τη λίστα, από άποψη αριθμού που θα πρέπει να είναι περίπου η ίδια με την αντιπροσωπεία των επισκεπτών. Συζητήστε με τους φιλοξενούμενους ποια γλώσσα προτιμούν να επικοινωνούν και φροντίστε έναν διερμηνέα για τον εαυτό σας, ακόμα κι αν οι επισκέπτες πρόκειται να έρθουν με τον δικό τους διερμηνέα.
Βήμα 3
Μάθετε για τον τομέα ευθύνης και αρμοδιότητας κάθε επισκέπτη σας. Οι ξένοι εταίροι, κατά κανόνα, είναι πολύ αυστηροί στη διατήρηση της επίσημης αλυσίδας διοίκησης, οπότε πρέπει να έχετε μια σαφή ιδέα για τα ζητήματα που αυτό ή ο επισκέπτης έχει την άδεια να συζητήσει.
Βήμα 4
Προετοιμαστείτε και συμφωνήστε για μια λίστα θεμάτων που θα πρέπει να συζητήσετε. Συγκεντρώστε όλο το υλικό και τα έγγραφα που ίσως χρειαστείτε. Αποφασίστε ποια έγγραφα θα υπογραφούν ως αποτέλεσμα διαπραγματεύσεων και συζητήστε με ποιον τρόπο θα διεξαχθούν: διάρκεια, διαλείμματα.
Βήμα 5
Επιλέξτε ένα άνετο δωμάτιο με βάση τον αριθμό των ατόμων που συμμετέχουν στη συνάντηση. Καθένας από αυτούς πρέπει να έχει ένα μέρος όπου μπορεί να φιλοξενήσει άνετα, γιατί μεταξύ των διαλειμμάτων θα πρέπει να καθίσετε για αρκετές ώρες. Βεβαιωθείτε ότι κατά τη διάρκεια της συνάντησης σερβίρονται τσάι, καφές, μπισκότα και ποτήρια και μεταλλικό νερό βρίσκονται στα τραπέζια. Εάν κανείς δεν πειράζει, μην ξεχάσετε να βάλετε τα σταχτοδοχεία.
Βήμα 6
Ζητήστε από τους καλεσμένους σας τη συγκατάθεσή σας για ηχογράφηση της συνάντησης, δεν μπορεί να γίνει χωρίς άδεια. Καθίστε τους επισκέπτες μπροστά στην πόρτα, αυτή η ψυχολογική απόχρωση θα τους επιτρέψει να μην αισθάνονται άγχος. Ζητήστε να μην αποσπάται η προσοχή από εξωτερικές τηλεφωνικές κλήσεις κατά τη διάρκεια των διαπραγματεύσεων. Προετοιμάστε ημερολόγια και στυλό για τους επισκέπτες.
Βήμα 7
Μην αναγκάζετε τους επισκέπτες να σας αναζητούν όταν φτάνουν στο σημείο συνάντησης. Κάποιος πρέπει να τους συναντήσει στο λόμπι του κτηρίου και να τον συνοδεύσει στο δωμάτιο όπου θα διεξαχθούν οι διαπραγματεύσεις.
