Οι προγραμματιστές, οι συναντήσεις και οι συναντήσεις αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της ροής εργασίας. Ο κύριος στόχος τους είναι να συλλέγουν συλλογικά οποιαδήποτε κατάσταση υπηρεσίας. Οι συμμετέχοντες σε συναντήσεις εργασίας μπορούν και πρέπει να μιλήσουν ενεργά, να συζητήσουν λεπτομέρειες και να προτείνουν λύσεις σε προβλήματα. Για να είναι αποτελεσματική μια συνάντηση, ο οικοδεσπότης πρέπει να συμμορφώνεται με ορισμένους κανόνες.
Απαραίτητη
- - ημερήσια διάταξη ·
- - τους κανόνες της συνεδρίασης ·
- - πρωτόκολλο της συνάντησης.
Οδηγίες
Βήμα 1
Μάθετε τα βασικά σημάδια μιας αποτελεσματικής συνάντησης. Υπάρχουν μερικά από αυτά: 1. Η συνάντηση έχει έναν συγκεκριμένο σκοπό · 2. Ο διοργανωτής έχει κάνει όλες τις απαραίτητες προπαρασκευαστικές εργασίες · 3. Στη συνάντηση παρευρίσκονται μόνο οι ενδιαφερόμενοι υπάλληλοι που σχετίζονται άμεσα με τα θέματα που συζητήθηκαν · 4. Η συζήτηση δεν αποκλίνει από το κύριο θέμα · 5. Ως αποτέλεσμα της συνάντησης, καθορίστηκαν άμεσα σχέδια και δόθηκαν συγκεκριμένες οδηγίες στους υπαλλήλους. Όλα αυτά τα θέματα πρέπει να εποπτεύονται προσωπικά από τον διευθυντή, ειδικά εάν ο οργανισμός δεν έχει ακόμη σχηματίσει μηχανισμό για τη διεξαγωγή αποτελεσματικών συναντήσεων.
Βήμα 2
Διατυπώστε το κύριο θέμα της συνάντησης. Πρέπει να είναι σχετικό και κατανοητό για τους εργαζομένους. Είναι πολύ σημαντικό η συνάντηση εργασίας να έχει έναν συγκεκριμένο στόχο: να αναπτύξει ένα σχέδιο εκδηλώσεων, να εγκρίνει μια απόφαση, να προτείνει μια ιδέα κ.λπ. Για παράδειγμα, δεν πρέπει να μιλάτε για την παγκόσμια οικονομική κρίση εάν η διαφημιστική εταιρεία σας είχε λιγότερους πελάτες. Σε αυτήν την περίπτωση, η συνάντηση θα πρέπει να αφιερωθεί στην επέκταση του φάσματος των υπηρεσιών και στην αλλαγή του συστήματος έκπτωσης.
Βήμα 3
Προετοιμάστε μια λεπτομερή ημερήσια διάταξη της συνάντησης. Σε αυτό, αναφέρετε το κύριο θέμα, τις ερωτήσεις που πρόκειται να συζητηθούν, τα ονόματα των ομιλητών, τη σύνθεση των προσκεκλημένων, την ημερομηνία, την ώρα και τον τόπο της εκδήλωσης. Κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης πρέπει να αναφέρει λεπτομερώς το κύριο θέμα της συνάντησης, να αντικατοπτρίζει κάποια πτυχή της. Οι ερωτήσεις μπορούν να ομαδοποιηθούν είτε σύμφωνα με την αρχή "από απλό σε πολύπλοκο", είτε με αναλυτική σειρά - "η τρέχουσα κατάσταση - η προέλευσή της - πιθανές λύσεις".
Βήμα 4
Επισυνάψτε το χρονοδιάγραμμα της σύσκεψης στην ημερήσια διάταξη. Σε αυτό, ορίστε την ώρα για τους βασικούς ομιλητές, για πληροφορίες από τους ομιλητές, για αποσαφήνιση ερωτήσεων και για συζήτηση. Καταρτίστε χρονοδιαγράμματα ακόμη και για μικρές συναντήσεις υπηρεσιών. Αυτό θα διδάξει στον εαυτό σας και τους υπαλλήλους σας να εκτιμούν τον χρόνο εργασίας, να πληρούν τις προθεσμίες και να εκφράζουν τις σκέψεις τους με σαφήνεια.
Βήμα 5
Εξοικειώστε τους υπαλλήλους με την ημερήσια διάταξη εκ των προτέρων. Στείλτε το μέσω εταιρικού email ή μοιραστείτε σε όλους που προσκαλείτε στη συνάντηση. Ζητήστε από όλους να προετοιμαστούν για τη συζήτηση. Τονίστε τι περιμένετε από κάθε συμμετέχοντα στην πρόταση που εμπίπτει στην αρμοδιότητά του.
Βήμα 6
Ξεκινήστε τη συνάντηση με τη δική σας σύντομη συζήτηση. Μέσα σε 3-5 λεπτά, πείτε για τον λόγο που σας ώθησε να οργανώσετε αυτήν τη συνάντηση και το αποτέλεσμα που θέλετε να επιτύχετε. Στη συνέχεια εξοικειώστε τους συμμετέχοντες με την ημερήσια διάταξη και το πρόγραμμα εργασίας.
Βήμα 7
Οδηγήστε τη συζήτηση. Διατηρήστε μια φιλική αλλά εποικοδομητική συζήτηση. Ενθαρρύνετε κάθε συμμετέχοντα στη συνάντηση να εκφράσει τη γνώμη του, επικοινωνήστε με το "σιωπηλό" με προσωπικές ερωτήσεις που απαιτούν λεπτομερή απάντηση. Η προσεκτική αλλά σταθερή προσπάθεια να απομακρύνει τη συνομιλία από το κύριο ζήτημα. Συνοψίστε τα αθροίσματα για κάθε ερώτηση.
Βήμα 8
Στο τέλος της συνεδρίασης, για άλλη μια φορά εκφράστε τις αποφάσεις και τις οδηγίες που δόθηκαν στους υπαλλήλους. Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες κατανοούν τα καθήκοντά τους και θυμάστε τις προθεσμίες τους. Καταγράψτε σημαντικά σημεία στο πρωτόκολλο. Στείλτε ένα αντίγραφό του στους ειδικούς που είναι υπεύθυνοι για την εκτέλεση των παραγγελιών, καθώς και στους υπαλλήλους που εμπλέκονται στην εφαρμογή των αποφάσεων που έχουν ληφθεί.
