Η συνάντηση είναι ένα παραδοσιακό χαρακτηριστικό κάθε διαδικασίας διαχείρισης. Η σημασία, η φύση, το τεχνικό επίπεδο, η διάρκεια αυτής της επαγγελματικής συνάντησης μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τους συγκεκριμένους στόχους και τις συνθήκες της συνάντησης. Ταυτόχρονα, αυτό το συμβάν έχει δύο κύρια χαρακτηριστικά: στη συνάντηση συζητείται ένα ή άλλο πρόβλημα ή εργασία και το αποτέλεσμα πρέπει να είναι μια συγκεκριμένη απόφαση. Μια επιτυχημένη συνάντηση απαιτεί μια σαφή οργάνωση.
Οδηγίες
Βήμα 1
Πριν καλέσετε μια συνάντηση και προσκαλέσετε μια συγκεκριμένη ομάδα συμμετεχόντων σε αυτήν, διατυπώστε τον σκοπό της συνάντησης. Διευκρινίστε τον εαυτό σας: με ποια απόφαση πρέπει να λήξει. Το αποτέλεσμα μπορεί να είναι η έγκριση ενός προγράμματος εργασίας για μια ορισμένη περίοδο, η ανάπτυξη ενός σχεδίου μιας πραγματικής παραγγελίας, η κατάρτιση ενός προγράμματος δικτύου κ.λπ.
Βήμα 2
Εάν ένα πρόβλημα επιλυθεί σε μια σύσκεψη, ο σκοπός μιας επαγγελματικής συνάντησης θα απαιτήσει την απάντηση στις ερωτήσεις: γιατί, γιατί και πώς. Υπάρχει ένας αμετάβλητος κανόνας: πριν συμφωνήσετε, πρέπει να συμφωνήσετε για το τι θα συζητηθεί. Ίσως οι έγκυροι συμμετέχοντες στη σύσκεψη να πιστεύουν ότι δεν υπάρχει το δηλωμένο πρόβλημα. Ειδικές συναντήσεις - για τη δημιουργία (ανάπτυξη) ιδεών. Μπορούν να πάρουν τη μορφή της λεγόμενης "καταιγισμού ιδεών". Η ρύθμιση για μια τέτοια διαδικασία χρειάζεται μια μη τυπική, δημιουργική.
Βήμα 3
Ένα σημαντικό στάδιο στην προετοιμασία της συνάντησης είναι η διαμόρφωση της ημερήσιας διάταξης. Μια συνάντηση μπορεί να είναι άχρηστη και μη παραγωγική εάν τα πληροφοριακά και προβληματικά της στοιχεία δεν λειτουργούν. Επομένως, σκεφτείτε ξεκάθαρα τη ρύθμιση του θέματος της συζήτησης. Σύγκριση: "Το ζήτημα της αύξησης των πωλήσεων του προϊόντος Α στο δίκτυο λιανικής" και "Συμφωνία για ενέργειες αύξησης των πωλήσεων του προϊόντος Α στο δίκτυο λιανικής." Στην πρώτη περίπτωση, η συζήτηση μπορεί να μετατραπεί σε συνοπτικές αναφορές, στη δεύτερη - σε λύση επίπονων προβλημάτων.
Βήμα 4
Η τοποθεσία της συνάντησης είναι επίσης σημαντική. Υπάρχει μια σωστή ψυχολογική παρατήρηση: εάν η συζήτηση διεξάγεται στο αξίωμα ενός ηγέτη, η άποψή του για επίλυση ενός συγκεκριμένου προβλήματος μπορεί προφανώς να είναι κυρίαρχη και προτιμότερη. Οποιαδήποτε άλλη αίθουσα (αίθουσα συνεδριάσεων, ευρύχωρη αίθουσα) μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή. Θυμηθείτε: η ζώνη της άνετης επικοινωνίας είναι περίπου ένα μέτρο μακριά. Όποτε είναι δυνατόν, να το θυμάστε όταν τοποθετείτε τις καρέκλες σας. Τα στρογγυλά ή οβάλ τραπέζια είναι καλά για συναντήσεις. Ένα καταφύγιο μπορεί να είναι ακόμη πιο κατάλληλο σε συγκεκριμένες καταστάσεις, αλλά είναι μια πολύ δαπανηρή επιλογή.
Βήμα 5
Προγραμματίστε το χρόνο της συνάντησής σας προσεκτικά. Είναι παράλογο να το διορίσετε πριν από το μεσημεριανό διάλειμμα ή στο τέλος της εργάσιμης ημέρας. Οι πρωινές ώρες είναι προτιμότερες. Εάν σχεδιάζετε μια μεγάλη συνάντηση, κάντε διαλείμματα ή διαλείμματα για καφέ (5-10 λεπτά κάθε ώρα). Εάν πρέπει να πραγματοποιήσετε μια ενημερωτική σύσκεψη, μια επιλογή είναι δυνατή χωρίς μια κλασική σύσκεψη, δηλαδή χωρίς καρέκλες.
Βήμα 6
Πειθαρχίζει τους υπαλλήλους του οργανισμού και γίνεται μέρος της εταιρικής κουλτούρας ένα σαφές χρονοδιάγραμμα συναντήσεων: συνιστάται να τους κρατήσετε σε μια κανονική ημέρα της εβδομάδας και σε μια συγκεκριμένη ώρα (για παράδειγμα, την Παρασκευή το πρωί).
Βήμα 7
Οι σοβαρές συναντήσεις συχνά απαιτούν σαφήνεια: επίδειξη πινάκων, διαγράμματα, προβολή υλικού βίντεο. Είναι επιθυμητό να υπάρχει πίνακας, χαρτοπίνακας, οθόνη για αυτές τις ανάγκες.
