Οι επιχειρηματικές συναντήσεις, συναντήσεις, συνέδρια πρέπει να προετοιμάζονται προσεκτικά και να πραγματοποιούνται όπως έχει προγραμματιστεί με προκαταρκτική συμφωνία σχετικά με την ημερομηνία, τον τόπο και την ώρα. Εάν μια συνάντηση ακυρωθεί ή αναβληθεί, όλοι οι συνεργάτες πρέπει να ειδοποιηθούν εκ των προτέρων στέλνοντας γραπτό ή προφορικό μήνυμα.
Απαραίτητη
γραπτή ή προφορική κοινοποίηση
Οδηγίες
Βήμα 1
Στη συνάντηση, συζητούνται ή σχεδιάζονται τα τρέχοντα θέματα της επιχείρησης ή επιλύονται προβλήματα έκτακτης ανάγκης με τους συνεργάτες. Προγραμματίστε οποιαδήποτε συνάντηση εκ των προτέρων. Εάν έχετε κλείσει ραντεβού με κορυφαίους ειδικούς ή επικεφαλής δομικών τμημάτων και σκοπεύετε να πραγματοποιήσετε τη συνάντηση εντός της επιχείρησης, ενημερώστε τον γραμματέα ή τον γραμματέα για την ακύρωση ή την αναβολή της συνάντησης. Όλοι οι υπεύθυνοι υπάλληλοι θα ειδοποιηθούν μέσω ενδοεπικοινωνίας. Δεν χρειάζεται να εξηγήσετε τον λόγο και να ζητήσετε συγνώμη.
Βήμα 2
Εάν έχετε συμφωνήσει να πραγματοποιήσετε μια εκδήλωση με τους συνεργάτες και να τους ενημερώσετε εκ των προτέρων, θα πρέπει να ενημερώσετε εκ των προτέρων σχετικά με την ακύρωση της συνάντησης σε απλή προφορική ή γραπτή μορφή.
Βήμα 3
Είστε υποχρεωμένοι να ενημερώσετε τους συνεργάτες για τον λόγο ακύρωσης της προγραμματισμένης συνάντησης, να ενημερώσετε τη νέα ημερομηνία, τον τόπο και την ώρα της συνάντησης και να ζητήσετε συγνώμη ειλικρινά.
Βήμα 4
Οι επιχειρηματικοί εταίροι από άλλη πόλη ή περιοχή πρέπει να λάβουν ειδοποίηση για την αναβολή ή την ακύρωση της συνάντησης πριν έχουν χρόνο να πετάξουν ή να φύγουν για τη συνάντηση.
Βήμα 5
Εάν οι συνεργάτες σας δεν μπορούν να παρευρεθούν σε μια προγραμματισμένη συνάντηση, πρέπει να σας ενημερώσουν με απλή προφορική ή γραπτή μορφή, να δηλώσουν την ημερομηνία που θα είναι άνετη συνάντηση, να προσφέρουν ειλικρινή συγγνώμη και να αιτιολογήσουν την ακύρωση της συνάντησης.
Βήμα 6
Προετοιμαστείτε καλά για τη νέα σας συνάντηση. Ακυρώστε όλα τα επαγγελματικά ταξίδια, ραντεβού, προγραμματίστε την ώρα ώστε το συμβάν να μην επαναληφθεί ξανά. Εάν αναβάλλετε συστηματικά σημαντικά γεγονότα, δεν πληροίτε τους όρους της συμφωνίας, οι συνεργάτες μπορεί να σας θεωρήσουν εντελώς ανεύθυνο άτομο και να έχετε το δικαίωμα να σκεφτείτε τη σκοπιμότητα περαιτέρω επιχειρηματικής συνεργασίας με την εταιρεία σας.
Βήμα 7
Αντιμετωπίστε οποιαδήποτε συνάντηση, συνάντηση ή συνάντηση με πλήρη ευθύνη. Αρνηθείτε να πραγματοποιείτε συναντήσεις εγκαίρως μόνο εάν είναι απολύτως απαραίτητο.
