Σημαντικές αποφάσεις που λαμβάνονται σε μια σύσκεψη, μια σύσκεψη ή μια σύσκεψη πρέπει να καταγράφονται στα πρακτικά, ώστε να μπορούν να ληφθούν για εκτέλεση. Για να γίνει αυτό, είναι πρώτα απ 'όλα απαραίτητο να καταρτιστεί σωστά το πρωτόκολλο, δίνοντας μεγάλη προσοχή τόσο στη μορφή όσο και στο περιεχόμενο του εγγράφου. Παρά την έλλειψη ενιαίας φόρμας, υπάρχουν κάποιες ιδιαιτερότητες εδώ.
Οδηγίες
Βήμα 1
Προετοιμάστε φύλλα χαρτιού Α4 ή επιστολόχαρτο εταιρείας (για εσωτερικά έγγραφα). Αυτό θα σας εξοικονομήσει από την υποχρέωση μη αυτόματης εισαγωγής πλήρων λεπτομερειών (όνομα οργανισμού, διεύθυνση κ.λπ.). Στο επάνω κέντρο του φύλλου, γράψτε αμέσως το όνομα "Λεπτά", και κάτω από αυτό, σε μικρότερη εκτύπωση, περιγράψτε εν συντομία την ουσία - το κύριο θέμα της συνάντησης. Αναφέρετε την ημερομηνία και την τοποθεσία της εκδήλωσης. Τώρα αρχίστε να συμπληρώνετε το υποχρεωτικό εισαγωγικό μέρος, το οποίο αφορά τον κατάλογο των συμμετεχόντων στη συνάντηση που συμμετέχουν άμεσα στη λήψη γενικών αποφάσεων.
Βήμα 2
Στην αρχή, γράψτε το επώνυμο, το ονοματεπώνυμο, την πατρονομική και τη θέση του ηγέτη (πρόεδρος της συνεδρίασης). Στην ίδια μορφή, ονομάστε τα στοιχεία του γραμματέα που παίρνουν τα πρακτικά της συνεδρίασης. Επιπλέον, στην ενότητα "Παρακολούθησε", απαριθμήστε όλους όσους συμμετείχαν στη συνάντηση (πλήρες όνομα, θέση). Στην περίπτωση μεγάλου αριθμού συμμετεχόντων, η λίστα των οποίων δεν θα χωρέσει στη σελίδα, αναφέρετε τον συνολικό αριθμό αυτών, επισυνάπτοντας την πλήρη λίστα σε ξεχωριστό έγγραφο. Μην ξεχάσετε να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο σε αυτό στο τέλος του πρωτοκόλλου στην ενότητα "Παράρτημα". Τοποθετήστε την ενότητα "Ατζέντα" ως το επόμενο μπλοκ στα λεπτά. Εδώ, σε μια αριθμημένη λίστα, παραθέστε όλα τα θέματα για αυτήν τη συνάντηση.
Βήμα 3
Συμπληρώστε το περιεχόμενο του πρωτοκόλλου σύμφωνα με τη σειρά που καθορίζεται στην ημερήσια διάταξη. Κάθε μία από τις παραγράφους πρέπει να περιέχει τρεις ενότητες. Στην πρώτη εκ των οποίων ("Ακούστηκε"), δώστε τα κείμενα των αναφορών και φροντίστε να αναφέρετε τα ονόματα και τα αρχικά, καθώς και τις θέσεις των ομιλητών. Στην ενότητα "Ομιλητές", σε παρόμοια μορφή, υποδείξτε άλλους συμμετέχοντες στη συνάντηση που έλαβαν το λόγο κατά τη διάρκεια της συζήτησης. Στην επόμενη ενότητα με τίτλο "Αποφάσισε", απαριθμήστε τις αποφάσεις που ελήφθησαν κατά τη διάρκεια της ακρόασης, αναφέρατε τον αριθμό των ψήφων "κατά", "υπέρ" ή "απείχε". Στη συνέχεια, τοποθετήστε τις υπογραφές του προέδρου και του γραμματέα της συνεδρίασης.
