Υπάρχει η άποψη ότι μια συνάντηση είναι μια εκδήλωση που μπορεί να προετοιμαστεί αυθόρμητα. Στην πραγματικότητα, αυτή η μορφή επιχειρηματικής αλληλεπίδρασης απαιτεί σοβαρή διοικητική εκπαίδευση.
Θέμα της συνάντησης
Ο λόγος για τη συνάντηση θα πρέπει να διατυπωθεί από τον αρχηγό. Σε καμία περίπτωση δεν είναι πάντα ο πιο σημαντικός συμμετέχων στη συνάντηση με αυτήν την ιδιότητα. Με βάση το γεγονός ότι οι συναντήσεις μπορούν να είναι ενδο-εταιρικές και με τη συμμετοχή ενός ευρέος φάσματος προσκεκλημένων, είναι σημαντικό να καθοριστεί το θέμα με τέτοιο τρόπο ώστε να προσελκύσει όλους τους ανθρώπους που χρειάζονται για τον διάλογο.
Συνήθως, η τεχνική διατύπωση του θέματος γίνεται από το διοικητικό προσωπικό ή απευθείας από τον γραμματέα της συνεδρίασης. Η ημερήσια διάταξη της συνάντησης ακολουθεί το συγκεκριμένο θέμα. Αυτό το έγγραφο περιλαμβάνει όλα τα θέματα που σχεδιάζονται για συζήτηση. Κατόπιν προηγούμενης συμφωνίας, ομιλητής ανατίθεται σε κάθε ερώτηση, στον οποίο έχει οριστεί προθεσμία για την ομιλία του χωρίς να ληφθεί υπόψη η συζήτηση. Η διάρκεια της συζήτησης καθορίζεται ξεχωριστά στην ημερήσια διάταξη.
Για καλύτερη κατανόηση των ζητημάτων, δεν θα είναι περιττό να προετοιμάσετε ένα φυλλάδιο που περιλαμβάνει σύντομες αναφορές, στατιστικά στοιχεία ή οποιαδήποτε άλλη πληροφοριακή πληροφορία. Ο γραμματέας προετοιμάζει τέτοια υλικά με κάθε ομιλητή ξεχωριστά.
Το τελικό στάδιο της προετοιμασίας ντοκιμαντέρ είναι η ανάπτυξη σχεδίων αποφάσεων για κάθε θέμα. Αυτό το έγγραφο αντιπροσωπεύει τις προτεινόμενες λύσεις των εισηγητών με βάση τη συζήτηση. Καταγράφουν τις τελικές προτάσεις που παρουσίασαν οι ομιλητές. Εάν οι συμμετέχοντες δεν συμφωνούν με την επιλογή στο σχέδιο απόφασης, το έγγραφο διορθώνεται από τον γραμματέα.
Προσκεκλημένα άτομα
Η ημερήσια διάταξη καθορίζει σε μεγάλο βαθμό την κατά προσέγγιση λίστα των ατόμων που πρέπει να κληθούν να αντιμετωπίσουν τα ζητήματα που θίγονται. Έτσι, ένας παραγωγικός τρόπος είναι να προσκαλέσετε άτομα που έχουν την αντίθετη άποψη με τον ομιλητή. Σε αυτήν την περίπτωση, η συνάντηση χρησιμεύει ως "στρογγυλή τράπεζα" για τα μέρη της αμφισβητούμενης κατάστασης.
Οι συμμετέχοντες στη συνάντηση ενημερώνονται με οποιαδήποτε διαθέσιμη μέθοδο - ένα τηλεφώνημα, ένα e-mail ή μια προσωπική πρόσκληση. Όλο το πακέτο εγγράφων πρέπει να παραδοθεί εκ των προτέρων σε όλα τα συμμετέχοντα άτομα, ώστε να έχουν την ευκαιρία να εξοικειωθούν με το υλικό εκ των προτέρων.
Διεξαγωγή συνάντησης
Ένας γραμματέας πρέπει να συμμετέχει στη συνεδρίαση. Ο στόχος του είναι να καταρτίσει ένα πρωτόκολλο μετά τη συζήτηση. Κατά τη σύνταξη του εγγράφου, δεν είναι σημαντική η κατά λέξη ακρίβεια της καταγραφής της συζήτησης, αλλά η αντανάκλαση βασικών ομιλιών και συγκεκριμένων προτάσεων.
Για να αποκλείσετε πιθανές ασυμφωνίες, είναι καλύτερο να καταγράψετε την πορεία της συνάντησης σε δικταφόρο. Όλοι οι συμμετέχοντες πρέπει να ενημερώνονται για την έναρξη της ηχογράφησης.
