Ο γραμματέας στο γραφείο εκτελεί επίσης λειτουργίες αποστολής. Μέσω αυτού πραγματοποιούνται πρωταρχικές επαφές και επίσημες τηλεφωνικές επικοινωνίες. Η πρώτη εντύπωση της εταιρείας σας ότι το άτομο που επικοινωνεί μαζί σας εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο ο γραμματέας επικοινωνεί ικανοποιητικά και επαγγελματικά στο τηλέφωνο. Επομένως, για να απαντήσει σε κλήσεις, ο γραμματέας πρέπει να γνωρίζει την επιχειρηματική ηθική.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ελέγχετε πάντα τα συναισθήματα και τη διάθεσή σας. Ανεξάρτητα από το πόσο διασκεδαστικό ή θλιβερό είστε, παίρνοντας το τηλέφωνο, πρέπει να είστε διακριτικοί και επιχειρηματικοί. Ο τόνος σας πρέπει να είναι ομοιόμορφος, ήρεμος και φιλόξενος. Εάν βιάζεστε να πλησιάσετε και δεν έχετε αναπνοή, πάρτε μερικές βαθιές αναπνοές και εκπνοές πριν πείτε το χαιρετισμό, έτσι ώστε η αναπνοή σας να κανονικοποιηθεί.
Βήμα 2
Όταν λαμβάνετε μια κλήση, ξεκινήστε πάντα τη συνομιλία πρώτα, χωρίς να περιμένετε τι σας λέει το άλλο άκρο της συσκευής. Αυτό πρέπει να είναι μια τυπική εισαγωγή και χαιρετισμός. Πείτε γεια και ονομάστε την εταιρεία που κάλεσε ο συνομιλητής σας. Σε περίπτωση που δεν εισήγαγε τον εαυτό του, ζητήστε συγνώμη, ρωτήστε με ποιον μιλάτε.
Βήμα 3
Μάθετε για τα ζητήματα και τις λειτουργίες που εκτελούνται από τα τμήματα της εταιρείας σας και επιλύονται από συγκεκριμένους ειδικούς προκειμένου να προωθηθούν σωστά οι εισερχόμενες κλήσεις από πελάτες και πελάτες. Κατά τη μεταφορά μιας κλήσης, πείτε το όνομα και το επώνυμο του ειδικού με τον οποίο συνδέετε τον τηλεφωνητή σας. Στον υπάλληλο στον οποίο αλλάξατε την κλήση, πείτε το όνομα του καλούντος και την ερώτηση στην οποία έκανε αίτηση. Δεν πρέπει να αναλάβετε τα καθήκοντα ενός συμβούλου, ακόμη και αν μπορείτε να το κάνετε καλά, αφήστε το άτομο να επιλύσει τα προβλήματά του με εκείνους τους ειδικούς που έχουν εξουσιοδότηση να το κάνουν.
Βήμα 4
Μπορείτε να παρέχετε βασικές πληροφορίες εάν προκύψουν τέτοιες ερωτήσεις: πλήρες όνομα της εταιρείας σας, επώνυμο, όνομα και πατρόνυμο του διευθυντή, των αναπληρωτών και των προϊσταμένων του, διεύθυνση γραφείου Κάντε και συμφωνήστε με τον σκηνοθέτη μια ξεχωριστή λίστα των ατόμων για τα οποία θα είναι πάντα ελεύθερος.
Βήμα 5
Φροντίστε να διατηρήσετε ένα αρχείο καταγραφής κλήσεων. Γράψτε ό, τι σας ζητείται να μεταφέρετε, μην βασίζεστε στη μνήμη, ώστε να μην ξεχάσετε κάτι σημαντικό. Όλες οι πληροφορίες πρέπει να κοινοποιούνται σε εκείνους για τους οποίους προοριζόταν. Καθορίστε το όνομα της εταιρείας ή το επώνυμο και το όνομα του ατόμου που καλεί, σημειώστε τον αριθμό τηλεφώνου που μπορείτε να καλέσετε, την ημερομηνία και την ώρα της κλήσης.
