Σε μεγάλους οργανισμούς, οι περισσότεροι επισκέπτες λαμβάνουν συνήθως τις πληροφορίες που χρειάζονται από τη γραμματεία. Ποια εντύπωση επικοινωνίας θα αφήσει ο βοηθός διευθυντής; Θα θέλει ο πελάτης να καλέσει ξανά; Θα λάβει ο ενδιαφερόμενος ολοκληρωμένες απαντήσεις στις ερωτήσεις του; Για να είστε σίγουροι για τις θετικές ιδιότητες του γραμματέα, πρέπει να προετοιμαστείτε υπεύθυνα για την πρώτη συνάντηση και να οργανώσετε και να διεξαγάγετε μια συνέντευξη με ικανοποίηση.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ο γραμματέας είναι το πρόσωπο της εταιρείας. Πρώτα απ 'όλα, αξιολογήστε την εμφάνιση του αιτούντος. Σε τελική ανάλυση, δεν είναι τίποτα που λένε ότι τους υποδέχονται τα ρούχα τους, αλλά συνοδεύονται από το μυαλό τους. Πόσο τακτοποιημένη και φιλόξενη εμφάνιση ενός γραμματέα μπορεί να συμβάλει σημαντικά στην επίτευξη της σύμβασης που χρειάζεστε ή στη διαπραγμάτευση των προσεχών διαπραγματεύσεων Εάν έχετε τη δική σας "εικόνα", προσπαθήστε να ακούσετε τη διαίσθησή σας. Εάν εγκρίνετε τη θέση ενός ατόμου που σας προκαλεί εσωτερικές αντιφάσεις, τότε πιθανότατα θα είναι δύσκολο να συνεργαστείτε μαζί του, επειδή ο γραμματέας δεν είναι μόνο το πρόσωπο της εταιρείας, αλλά και το δεξί χέρι του διευθυντή. Ωστόσο, μην εγκρίνετε αμέσως κάποιον που θα σας ευχαριστήσει με μια φωτεινή, όμορφη εμφάνιση. Μια όμορφη εικόνα μπορεί γρήγορα να γίνει βαρετή και τα χαρτιά θα παραμείνουν αποσυναρμολογημένα.
Βήμα 2
Κατά τη διάρκεια της συνομιλίας, ακούστε προσεκτικά: ο γραμματέας θα επικοινωνήσει με τους πελάτες, θα πραγματοποιήσει τηλεφωνικές συνομιλίες και θα συνθέσει γράμματα. Η ομιλία του πρέπει να είναι ικανή, τα άκρα να είναι συνεπή και ο τόνος καλοπροαίρετος. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στην παρουσία των λεγόμενων παρασιτικών λέξεων στην ομιλία. Εάν το μονόλογο του αιτούντος είναι γεμάτο με περιττό «έτσι σημαίνει», «έτσι να το πούμε», «εε», «καλά», τότε είναι απίθανο να επιτύχετε την απουσία αυτών των εκφράσεων σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον. Η χρήση της ορολογίας και της αργκό θεωρείται απαράδεκτη, εκτός εάν επιτρέπετε στη συνομιλία να κάνετε μια άτυπη πορεία.
Βήμα 3
Ζητήστε από τον γραμματέα να πληκτρολογήσει την υπαγόρευση. Έτσι ελέγχετε τρεις σημαντικές ιδιότητες ταυτόχρονα: ταχύτητα εκτύπωσης, γραφή γραφή και δεξιότητες προσωπικών υπολογιστών. Κάνετε σκόπιμα λάθη και παρατηρήστε την αντίδραση του αιτούντος. Εάν συμβουλεύει ευγενικά τον καταλληλότερο τρόπο κατασκευής μιας φράσης, σημειώστε το στον εαυτό σας με ένα "συν".
Βήμα 4
Μελετήστε προσεκτικά το βιογραφικό του γραμματέα. Δώστε προσοχή σε προηγούμενες θέσεις εργασίας, ρωτήστε τον αιτούντα σχετικά με τους λόγους αποχώρησης. Ένα ευγενικό και γρήγορο άτομο δεν θα μιλήσει ποτέ αμερόληπτα για έναν πρώην ηγέτη, "ρίχνει λάσπη" στην ομάδα ή δεν θα μιλήσει για τα δικά του λάθη. Η πιο αποδεκτή απάντηση που μπορείτε να ακούσετε είναι μια αναντιστοιχία στις προσδοκίες των μισθών. Επισημάνετε τις λέξεις-κλειδιά στο κείμενο του βιογραφικού και στην ιστορία του συνομιλητή: ακρίβεια, τάξη, αντίσταση στο άγχος, κοινωνικότητα, ευγένεια. Να θυμάστε ότι ο γραμματέας είναι συχνά ο σύνδεσμος μεταξύ των διαφόρων τμημάτων του οργανισμού: τόσο η διάθεση του διευθυντή όσο και η άνεση, η φιλική ατμόσφαιρα και η τάξη σε ολόκληρο το γραφείο μπορεί να εξαρτάται από τις επαγγελματικές και προσωπικές του ιδιότητες.
