Μπορούν να δημιουργηθούν προσωπικά αρχεία για κάθε εργαζόμενο που εργάζεται για την επιχείρηση. Αλλά δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στην εκτέλεση τέτοιων εγγράφων σε σχέση με τους ηγέτες και τους κορυφαίους ειδικούς του οργανισμού. Για να αντικατοπτρίζει σωστά και στον απαιτούμενο τόμο τις απαραίτητες πληροφορίες για ένα άτομο ως υπάλληλος, αξίζει να πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις για τη σύνταξη ενός προσωπικού αρχείου για καθένα από αυτά.
Οδηγίες
Βήμα 1
Το άρθρο 85 του εργασιακού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας ορίζει την έννοια των «προσωπικών δεδομένων ενός εργαζομένου». Και σύμφωνα με αυτή τη διάταξη, είναι απαραίτητο να συμπληρώσετε ένα προσωπικό αρχείο για κάθε εργαζόμενο. Ξεκινήστε αμέσως μετά την έκδοση της παραγγελίας για την είσοδο ενός ατόμου στη θέση. Η κύρια απαίτηση για το σχεδιασμό αυτού του εγγράφου είναι η συμπλήρωση χρονολογικής σειράς. Δηλαδή, όλα τα έγγραφα πρέπει να κατατεθούν μόλις γίνουν διαθέσιμα.
Βήμα 2
Ο κατάλογος των εγγράφων που πρέπει να υπάρχουν σε κάθε προσωπικό αρχείο ορίζεται στην παράγραφο 5 του διατάγματος του Προέδρου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 1998-01-06 αρ. 640. Περιλαμβάνει: έναν εσωτερικό κατάλογο εγγράφων, ένα ερωτηματολόγιο υπαλλήλου, ένα βιογραφικό, αντίγραφα εκπαιδευτικών εγγράφων και δελτίων ταυτότητας, πιστοποιητικά που επιβεβαιώνουν αλλαγές σε διάφορα προσωπικά δεδομένα ενός ατόμου (αυτά μπορεί να είναι αντίγραφα πιστοποιητικού γάμου, απόκτηση ΑΦΜ, ασφάλιση πιστοποιητικό, γέννηση παιδιών και άλλων) και σύμβαση εργασίας. Είναι απαραίτητο το προσωπικό αρχείο να περιέχει αντίγραφα όλων των παραγγελιών σχετικά με διάφορα ραντεβού, κίνητρα, επαγγελματικά ταξίδια, διακοπές, δεδομένα πιστοποίησης, χαρακτηριστικά κ.λπ. Και, φυσικά, σε κάθε προσωπικό αρχείο πρέπει να υπάρχει ένα σχέδιο για την εξέλιξη της σταδιοδρομίας ενός ατόμου. Εάν απαιτείται διευκρίνιση για οποιοδήποτε από αυτά τα έγγραφα, τότε σημειώνεται στην πρόσθετη γραμμή "Σημείωση".
Βήμα 3
Με την παραλαβή οποιουδήποτε είδους εγγράφων από μια σειρά από έγγραφα που θα κατατεθούν σε προσωπικό αρχείο, καταρτίζεται απογραφή. Βοηθά στη διατήρηση ενός πιο απλουστευμένου αρχείου πληροφοριών για τους υπαλλήλους. Πρέπει να υπογραφεί από τον μεταγλωττιστή, αναφέροντας τη θέση του, αποκρυπτογραφώντας την υπογραφή του και τοποθετώντας την ημερομηνία. Όταν το προσωπικό αρχείο είναι κλειστό, η αίτηση για απόλυση του υπαλλήλου ή έγγραφα που δικαιολογούν την ανάγκη απόλυσης, υποβάλλεται αντίγραφο της παραγγελίας.
