Για τη διατήρηση προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων, ορισμένοι εργοδότες χρησιμοποιούν τα λεγόμενα προσωπικά αρχεία. Σύμφωνα με το άρθρο 85 του Εργατικού Κώδικα, οι εργαζόμενοι στο προσωπικό πρέπει να λαμβάνουν, να αποθηκεύουν και να συνδυάζουν πληροφορίες για κάθε εργαζόμενο. Για αυτό, συνιστάται η χρήση τέτοιων προσωπικών αρχείων. Ποια είναι η σειρά εγγραφής τους;
Οδηγίες
Βήμα 1
Πρώτον, πρέπει να διευκρινιστεί ότι η διαχείριση προσωπικών αρχείων δεν είναι υποχρεωτικό έγγραφο για οργανισμούς, αλλά εάν αποφασίσετε να το χρησιμοποιήσετε, θα πρέπει να καθοδηγηθείτε από τους κανόνες της εργασίας γραφείου.
Βήμα 2
Όταν ένας υπάλληλος προσλαμβάνεται, ο διευθυντής εκδίδει μια παραγγελία (εντολή) στη φόρμα Αρ. Τ-1. Με βάση αυτό το έγγραφο, δημιουργήστε μια προσωπική κάρτα για έναν νέο υπάλληλο (έντυπο αρ. Τ-2).
Βήμα 3
Για να συμπληρώσετε αυτήν τη φόρμα, θα χρειαστείτε τα ακόλουθα έγγραφα: διαβατήριο, βιβλίο εργασίας, πιστοποιητικό εγγραφής (TIN), πιστοποιητικό ασφάλισης, στρατιωτική ταυτότητα (εάν υπάρχει), πιστοποιητικό ή δίπλωμα και άλλα έγγραφα, για παράδειγμα, για οδηγό - άδεια οδήγησης, για μάγειρες - ιατρικό βιβλίο κ.λπ.
Βήμα 4
Πάρτε αντίγραφα όλων των παραπάνω εγγράφων και αρχειοθετήστε τα σε προσωπικό αρχείο με χρονολογική σειρά. Αυτό το αρχείο αποθηκεύεται στο τμήμα προσωπικού ή στο λογιστικό τμήμα, οποιεσδήποτε αλλαγές γίνονται μόνο από υπεύθυνα άτομα. Ωστόσο, λάβετε υπόψη ότι το βιβλίο εργασίας δεν περιλαμβάνεται στο προσωπικό αρχείο, πρέπει να φυλάσσεται ξεχωριστά σε χρηματοκιβώτιο ή κλειδαριά και κλειδί. Τα υπεύθυνα πρόσωπα για την ασφάλεια αυτών των εγγράφων διορίζονται με ξεχωριστή εντολή.
Βήμα 5
Καταγράψτε όλα τα έγγραφα στο απόθεμα, κάντε αλλαγές στην ειδική στήλη "Συνημμένα". Περιέχει επίσης τους σειριακούς αριθμούς των εγγράφων, τον αριθμό των φύλλων καθενός από αυτά και την ημερομηνία παραλαβής.
Βήμα 6
Μερικά από τα έγγραφα του προσωπικού αρχείου είναι ένα ερωτηματολόγιο, μια αυτοβιογραφία, γραπτές εξηγήσεις και τυχόν δηλώσεις. Να θυμάστε ότι το αρχείο δεν μεταφέρεται στον ίδιο τον υπάλληλο και ακόμη και αν είναι απαραίτητο, ο υπάλληλος μπορεί να εξετάσει το προσωπικό αρχείο μόνο παρουσία του υπευθύνου.
Βήμα 7
Μετά τη διαμόρφωση της θήκης, συμπληρώστε τη συνοδευτική σελίδα. Για να το κάνετε αυτό, στο κέντρο στη μέση, γράψτε τον σειριακό αριθμό αυτού του αρχείου, το όνομα του οργανισμού, τη θέση του υπαλλήλου, καθώς και το πλήρες όνομά του.
