Η διατήρηση ειδικής τεκμηρίωσης αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του τμήματος προσωπικού μιας επιχείρησης. Ταυτόχρονα, ένα προσωπικό αρχείο είναι υποχρεωτικό για κάθε υπάλληλο. Στο μέλλον, τα προσωπικά αρχεία αρχειοθετούνται σε ειδικούς φακέλους.
Απαραίτητη
- - προσωπικά έγγραφα του υπαλλήλου ·
- - κατάλογος εγγράφων ·
- - ένα φάκελο για ένα προσωπικό αρχείο.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ξεκινήστε την εγγραφή προσωπικού αρχείου για έναν υπάλληλο αμέσως μετά την πρόσληψή σας Δεν υπάρχει ενιαία φόρμα για την υποβολή μιας υπόθεσης, ώστε να μπορείτε να την αναπτύξετε μόνοι σας. Δημιουργήστε αντίγραφα του διαβατηρίου του υπαλλήλου, του πιστοποιητικού συνταξιοδότησης, του πιστοποιητικού TIN και άλλων προσωπικών εγγράφων, εάν χρειάζεται, όπως ιατρικό πιστοποιητικό και άδεια οδήγησης
Βήμα 2
Σχεδιάστε ένα εξώφυλλο για το προσωπικό σας αρχείο. Αναφέρετε το όνομα του οργανισμού σας σύμφωνα με τα συστατικά έγγραφα, αναφέρατε τον αύξοντα αριθμό της υπόθεσης και την ημερομηνία προετοιμασίας του. Μπορείτε επίσης να γράψετε τη διάρκεια της σύμβασης εργασίας με τον υπάλληλο. Αφήστε χώρο για σημειώσεις σχετικά με απόλυση, μεταφορά κ.λπ. Στο κέντρο του εξωφύλλου, τοποθετήστε ολόκληρο το επώνυμο, το όνομα και το πατρόνυμο του υπαλλήλου, τη θέση του.
Βήμα 3
Η πρώτη σελίδα του προσωπικού αρχείου πρέπει να περιέχει κατάλογο των διαθέσιμων εγγράφων του υπαλλήλου. Είναι καλύτερο να συγκεντρώσετε το απόθεμα σε ηλεκτρονική μορφή. Φροντίστε να συμπεριλάβετε το όνομα του εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου και την ημερομηνία του αποθέματος. Πληροφορίες σχετικά με τα διαθέσιμα έγγραφα μπορούν να τοποθετηθούν σε μορφή πίνακα, σημειώνοντας τον αριθμό καθενός από αυτά και σημειώνοντας τις απαραίτητες σημειώσεις. Στο κάτω μέρος του αποθέματος πρέπει να υπάρχουν οι υπογραφές του μεταγλωττιστή και του υπαλλήλου για τον οποίο καταρτίζεται το προσωπικό αρχείο. Επισυνάψτε αντίγραφα των υπαρχόντων εγγράφων μετά τη λίστα. Αυτό ακολουθείται από όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με τη ροή εργασίας, για παράδειγμα, μια εντολή διακοπών, συμφωνίες για αλλαγές στη σύμβαση εργασίας κ.λπ.
Βήμα 4
Υποβάλετε το προσωπικό σας αρχείο στο φάκελο αρχειοθέτησης. Αυτά τα έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται από έναν ειδικό προσωπικού ή διευθυντή της εταιρείας υπό περιορισμένη πρόσβαση σε δεδομένα. Οι εργαζόμενοι μπορούν να λάβουν οποιοδήποτε από τα έγγραφα σε προσωπικό αρχείο κατόπιν συμφωνίας με τον διαχειριστή και με προσωπική απόδειξη. Όταν ένας υπάλληλος απολύεται ή μεταφέρεται, το προσωπικό αρχείο μεταφέρεται σε ένα ειδικό αρχείο για πρώην υπαλλήλους της εταιρείας.
