Κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων τους, ένας υπάλληλος λογιστής ή επιχειρηματίας πρέπει να επεξεργαστεί πολλά έγγραφα. Η ροή των εγγράφων αυξάνεται σε άμεση αναλογία με την επιτυχία της επιχειρηματικής ανάπτυξης. Πολλές μέθοδοι εργασίας είναι ευρέως γνωστές, ωστόσο, είναι απίθανο κάποιος να πει ολόκληρη την τεχνολογία σε αρχάριους επιχειρηματίες. Αυτός ο οδηγός θα σας δείξει πώς να αρχειοθετήσετε τα έγγραφά σας, ώστε να μην συγχέονται ή να χαθούν.
Οδηγίες
Βήμα 1
Η χρήση διαφανών αρχείων είναι λίγο δύσκολη. Καλύτερα να αρχειοθετήσετε έγγραφα χρησιμοποιώντας μια τρύπα. Φυσικά, διαφανή αρχεία θα είναι χρήσιμα για την αποθήκευση εγγράφων που δεν μπορούν να διατρηθούν: έγγραφα που γίνονται στην επικεφαλίδα της κρατικής πινακίδας, έγγραφα με ολογράμματα και άλλα έγγραφα που προστατεύονται από πλαστογραφία. Για τα υπόλοιπα έγγραφα, δεν είναι πρακτική η χρήση αρχείων.
Βήμα 2
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα συνδετικό για να τρυπήσετε με ακρίβεια μια τρύπα, ευθυγραμμίζοντας κάθε επόμενο έγγραφο με το προηγούμενο. Τα έγγραφα θα ευθυγραμμιστούν σε έναν φάκελο, αλλά εάν χρειαστεί να μετακινήσετε ένα έγγραφο σε άλλο φάκελο, είναι πιθανό ότι θα προεξέχει έξω από τη στοίβα.
Βήμα 3
Ο καλύτερος τρόπος για να δεσμεύσετε έγγραφα είναι να χρησιμοποιήσετε μια στάση. Στη συνέχεια, για κάθε έγγραφο, οι οπές θα βρίσκονται στο ίδιο μέρος. Τα έγγραφα που ράβονται με αυτόν τον τρόπο θα έχουν την πιο ακριβή εμφάνιση και δεν θα χρειαστεί να κάνετε επιπλέον τρύπες σε αυτά.
Βήμα 4
Κατά την κατάθεση, εκτός από τη θέση των οπών, πρέπει επίσης να προσανατολίσετε το έγγραφο σωστά. Τα έγγραφα που τοποθετούνται σε ολόκληρο το φύλλο μπορούν να περιστραφούν 90ο αριστερόστροφα.
Βήμα 5
Για τη σύνδεση εγγράφων, χρησιμοποιούνται συχνά αγκύλες ή συνδετήρες. Είναι αλήθεια ότι έχουν ένα μειονέκτημα: μια δέσμη εγγράφων που στερεώνονται με συνδετήρες ή συνδετήρες έχει μια διόγκωση στα σημεία προσάρτησης, γεγονός που καθιστά δύσκολη την εργασία με χαρτιά. Είναι καλύτερα να συνδέσετε φύλλα ενός πολυσέλιδου εγγράφου με μια σταγόνα κόλλα PVA. Στις περισσότερες περιπτώσεις, απαιτείται λιγότερος χρόνος και η στοίβα των εγγράφων δεν έχει διόγκωση.
Βήμα 6
Εάν το έγγραφο έχει μικρότερο μέγεθος από ένα τυπικό φύλλο, τότε πρέπει πρώτα να επικολληθεί σε ένα τυπικό φύλλο, μετά το οποίο μπορεί να κατατεθεί με τα υπόλοιπα έγγραφα.
