Κατά τη διαδικασία επεξεργασίας και προετοιμασίας εγγράφων, ένας σημαντικός ρόλος ανατίθεται στην έγκρισή τους, η οποία μπορεί να είναι εσωτερική, όταν τα έγγραφα επικυρώνονται από τμήματα του ίδιου του οργανισμού ή εξωτερικά, που σχετίζονται με την έγκριση εγγράφων από άλλα ιδρύματα. Ένα νόμιμα σωστά συμφωνημένο έγγραφο δίνει το δικαίωμα να προβεί σε ενέργειες που προβλέπονται από νόμους, κανόνες και κανόνες. Τα έγγραφα που έχουν περάσει τη διαδικασία έγκρισης σφραγίζονται ή σφραγίζονται.
Οδηγίες
Βήμα 1
Εργαζόμενος ως υπάλληλος ενός οργανισμού, των οποίων οι αρμοδιότητες περιλαμβάνουν εσωτερική και εξωτερική έγκριση εγγράφων, είναι απαραίτητο να έχουμε σαφείς πληροφορίες σχετικά με το ποια τμήματα της εταιρείας είναι υπεύθυνα για την έγκρισή τους.
Βήμα 2
Δημιουργήστε μια λίστα με έγγραφα που θα πρέπει να εγκριθούν καθ 'όλη τη διάρκεια της εργασίας. Να είστε ξεκάθαροι για τα τμήματα που είναι υπεύθυνα για την έγκρισή τους. Δημιουργήστε έναν πίνακα που θα αναφέρει τους τύπους των εγγράφων που υπόκεινται σε υποχρεωτική έγκριση, τμήματα που είναι υπεύθυνα για την εκτέλεση αυτής της εργασίας, θέσεις, επώνυμα, ονόματα, πατρονικά στοιχεία των υπαλλήλων, τα τηλέφωνά τους και τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βήμα 3
Αποφασίστε για το έγγραφο που πρέπει να εγκριθεί. Κάντε ένα σχέδιο, υποδεικνύοντας τη σειρά με την οποία επικοινωνείτε με τα τμήματα του οργανισμού σας. Μάθετε τις προθεσμίες για την ολοκλήρωση της εργασίας, μιλώντας με κάθε υπάλληλο όλων των τμημάτων της εταιρείας που είναι υπεύθυνη για την έγκριση του εγγράφου.
Βήμα 4
Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στους όρους έγκρισης του εγγράφου, απαντήστε γρήγορα σε τυχόν αλλαγές που έγιναν σε αυτόν από έναν υπάλληλο του τμήματος. Εάν έχετε αμφιβολίες σχετικά με τις τροποποιήσεις που έγιναν στο έγγραφο, φροντίστε να συμβουλευτείτε τους ειδικούς του οργανισμού, διευκρινίζοντας όλες τις αποχρώσεις. Αυτό θα συμβάλει στη μείωση του χρόνου έγκρισης στο μέλλον και θα σας επιτρέψει να συντάξετε νόμιμα το έγγραφο σωστά.
Βήμα 5
Σε κάθε τμήμα του οργανισμού, μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας έγκρισης, στο έγγραφο τίθεται θεώρηση. Μπορεί να είναι μια σφραγίδα τμήματος ή μια "Εγκεκριμένη" σφραγίδα με ένδειξη της θέσης, του ονόματος και της υπογραφής του υπαλλήλου. Βεβαιωθείτε ότι κάθε υπάλληλος που είναι υπεύθυνος για την έγκριση του εγγράφου το υπογράφει σωστά. Διαφορετικά, δεν θα υπογραφεί από τον επικεφαλής του οργανισμού.
Βήμα 6
Ο τελευταίος σύνδεσμος για την έγκριση του εγγράφου είναι ο επικεφαλής της επιχείρησης. Το έγγραφο θεωρείται ότι έχει συμφωνηθεί νομικά μόνο εάν υπογραφεί από τη διεύθυνση, υπαλλήλους όλων των τμημάτων, τη σφραγίδα ή τη σφραγίδα της επιχείρησης.
Βήμα 7
Όταν ο εξωτερικός συντονισμός των εγγράφων απαιτούν την έγκρισή τους από διάφορα ιδρύματα, ελέγξτε τη λίστα των οργανισμών στους οποίους πρέπει να υποβάλετε αίτηση. Μάθετε λεπτομερείς πληροφορίες για τα τμήματα, τους υπαλλήλους τους που συμμετέχουν στο συντονισμό. Καλέστε τους ή στείλτε ένα e-mail, προσδιορίζοντας την απαιτούμενη λίστα εγγράφων. Συμφωνώ για μια ώρα συνάντησης.
Βήμα 8
Προετοιμάστε μια λίστα θεμάτων που σχετίζονται με το χρόνο έγκρισης και τη διαδικασία για την πραγματοποίηση αλλαγών για τον υπάλληλο του ιδρύματος που εμπλέκεται στην εξωτερική έγκριση εγγράφων. Κάντε μια επίσημη δήλωση στην καθορισμένη φόρμα, αναφέροντας τη λίστα των εγγράφων που θα συμφωνηθούν. Ελέγξτε το χρόνο έγκρισης των εγγράφων και την ορθότητα της εκτέλεσης τους.
