Σε ένα πολυάσχολο πρόγραμμα εργασίας, μπορεί να είναι δύσκολο να χαράξετε χρόνο όχι μόνο για μεσημεριανό γεύμα, αλλά και για ανάπαυλα πέντε λεπτών. Η εργασία σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης δεν οδηγεί μόνο σε σωματική κόπωση. Η ψυχολογική δυσφορία συσσωρεύεται, η οποία μπορεί να προκαλέσει κατάθλιψη. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι απαραίτητο να οργανώσουμε με ικανοποιητικό τρόπο την εργάσιμη ημέρα για να μπορέσουμε να εκτελέσουμε τα καθήκοντά του χωρίς υπερβολικές προσπάθειες.
Time Management Matrix - Πώς να το φτιάξετε
Το πιο δημοφιλές μέσο βελτιστοποίησης του χρόνου εργασίας είναι το Eisenhower Matrix. Αυτό είναι το πρώτο πράγμα που διδάσκεται να καλύψει τις προπονήσεις διαχείρισης του χρόνου. Σε έναν απλό πίνακα με τέσσερα κελιά, οι εργασίες γράφονται, διαιρούμενες με προτεραιότητα. Στην επάνω αριστερή πλατεία - επείγον και σημαντικό. Αυτό περιλαμβάνει την επίλυση των στιγμών οξείας κρίσης, επείγοντα καθήκοντα, έργα των οποίων οι προθεσμίες πλησιάζουν. Επάνω δεξιά - σημαντικά, αλλά όχι τόσο επείγοντα θέματα. Αυτό σχεδιάζει νέα έργα, αξιολογώντας την αποτελεσματικότητα των ολοκληρωμένων, τρέχουσες καθημερινές εργασίες, εντοπίζοντας νέους τομείς δραστηριότητας. Το κάτω αριστερό κελί - εργασίες που είναι λιγότερο σημαντικές, αλλά επείγουσες. Αυτό περιλαμβάνει τηλεφωνικές συνομιλίες, ορισμένες συναντήσεις, εξέταση επείγοντος υλικού, κοινωνικές δραστηριότητες. Και το τελευταίο, κάτω δεξί κελί - δεν έχει σημασία και δεν είναι επείγον. Πρόκειται για ρουτίνα, μερικές κλήσεις, διασκέδαση.
Η πιο αποτελεσματική εργάσιμη ημέρα θεωρείται εκείνη στην οποία το πάνω δεξιό τετράγωνο γεμίζει στο μέγιστο - με θέματα που είναι σημαντικά, αλλά όχι επείγον. Αυτό σημαίνει ότι υπάρχει χρόνος για την ολοκλήρωση όλων των εκχωρημένων εργασιών, όλα πάνε σύμφωνα με το σχέδιο, δεν προβλέπεται έκτακτη ανάγκη. Εάν το πάνω αριστερό τετράγωνο είναι γεμάτο, αυτό σημαίνει ότι πολλές εργασίες έχουν αναβληθεί "για αργότερα" και τώρα πρέπει να καθαρίσετε τον συσσωρευμένο σωρό επειγόντων και πολύ σημαντικών ζητημάτων. Ταυτόχρονα, συσσωρεύονται πράγματα που είναι σημαντικά, αλλά όχι επείγον, τα οποία πρέπει επίσης να γίνουν, αλλά δεν υπάρχει χρόνος για αυτό. Και μετά την ολοκλήρωση της έκτακτης ανάγκης, η επόμενη σχηματίζεται λόγω του γεγονότος ότι οι πρώτες μη επείγουσες περιπτώσεις έχουν πλησιάσει εδώ και πολύ καιρό τις προθεσμίες για την εφαρμογή τους.
Για να αποφευχθεί μια τέτοια εξέλιξη γεγονότων, είναι απαραίτητο να συντάξετε τον πίνακα Eisenhower σε τακτική βάση και όχι μόνο σε μια εργάσιμη ημέρα. Οι πιο αποτελεσματικοί διαχειριστές το κάνουν αρκετές φορές. Στο τέλος του μήνα - τον επόμενο, διανέμοντας τις κύριες εργασίες στα κελιά. Στο τέλος της εβδομάδας - η επόμενη, διασκορπίζοντας την τρέχουσα εργασία στα τετράγωνα και κάνοντας προσαρμογές. Και πριν από το τέλος της εργάσιμης ημέρας - την επόμενη, καταρτίζοντας ένα σχέδιο πρωταρχικών θεμάτων. Μια τέτοια κατανομή αρμοδιοτήτων θα διαρκέσει πέντε έως δέκα λεπτά και θα σας επιτρέψει να μην σκεφτείτε το μυαλό σας σχετικά με το τι πρέπει να κάνετε πρώτα και ποια - αργότερα.
Συνεχής κρίση - τι να κάνω
Εάν τα πράγματα συσσωρεύονται και συσσωρεύονται, και οκτώ ώρες του εργαζομένου δεν αρκεί για την εκτέλεση όλων των καθηκόντων, αξίζει να εξεταστεί η εξουσιοδότηση. Ίσως έχουν καθοριστεί πάρα πολλές εργασίες που δεν μπορούν να αντιμετωπιστούν από έναν υπάλληλο. Αυτή η κατάσταση αξίζει να διευκρινιστεί στη διεύθυνση. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να δημιουργήσετε μια λίστα υποχρεώσεων με δευτερεύοντα στοιχεία - τι πρέπει να κάνετε για να ολοκληρώσετε την εργασία. Καλύτερα ακόμα, προγραμματίστε τον χρόνο που ξοδεύετε. Αυτό θα δείξει σαφώς στο αφεντικό ότι δεν είναι ρεαλιστικό να αντιμετωπίσετε ολόκληρο τον όγκο εργασίας για ένα άτομο. Σε αυτήν την περίπτωση, μέρος των εργασιών μπορεί να αφαιρεθεί από τον διαχειριστή και να μεταφερθεί σε άλλο υπάλληλο.
