Είναι σύνηθες να καλείτε μια διάσκεψη μια εκτεταμένη συνάντηση στην οποία συμμετέχουν εκπρόσωποι διαφόρων οργανισμών. Τα συνέδρια μπορούν να είναι τμήματα, τομεακά, περιφερειακά, διαπεριφερειακά, διεθνή. Συζητούν διάφορα, αλλά θεματικά συναφή προβλήματα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι η απόφαση του συνεδρίου που καθορίζει τη στρατηγική ανάπτυξης του οργανισμού. Οποιοδήποτε μορφωμένο άτομο μπορεί να πραγματοποιήσει μια τέτοια εκδήλωση, αλλά πρέπει να ληφθούν υπόψη ορισμένα ζητήματα.
Απαραίτητη
- - κατάλογος συμμετεχόντων ·
- - περίληψη των ομιλιών ·
- - οπτικά υλικά ·
- - τεχνικά μέσα.
Οδηγίες
Βήμα 1
Δημιουργήστε μια λίστα συμμετεχόντων. Συνήθως, οι ομιλητές ενημερώνονται εκ των προτέρων για το επερχόμενο συνέδριο, πρέπει να επιβεβαιώσουν τη συμφωνία τους και να ενημερώσουν το θέμα των εκθέσεων. Μερικές φορές οι προϋποθέσεις απαιτούν την παροχή των κειμένων των εκθέσεων ή, τουλάχιστον, μια περίληψη. Ελέγξτε τα υλικά.
Βήμα 2
Αποφασίστε για τους κανόνες. Εξαρτάται από το πόσο θα διαρκέσει το συνέδριο, από τον αριθμό των ομιλητών, καθώς και από τις μορφές εργασίας. Προβλέπονται μόνο συνεδριάσεις ολομέλειας ή μέρος της εργασίας θα πραγματοποιηθεί σε τμήματα; Στη δεύτερη επιλογή, μπορεί να διατεθεί περισσότερος χρόνος για αναφορές.
Βήμα 3
Φροντίστε να αφιερώσετε χρόνο για συν-παρουσιάσεις και απαντήσεις σε ερωτήσεις. Αποφασίστε για τη μορφή των ερωτήσεων. Οι συμμετέχοντες μπορούν να τους ρωτήσουν προφορικά, αμέσως μετά την παρουσίαση. Τότε θα πρέπει να προσέχετε επιπλέον μικρόφωνα. Οι ερωτήσεις μπορούν επίσης να υποβληθούν γραπτώς, τότε πρέπει να σκεφτείτε το μέρος όπου οι ακροατές θα βάλουν τις σημειώσεις. Μπορείτε να προετοιμάσετε μερικές από τις ερωτήσεις εκ των προτέρων.
Βήμα 4
Κάντε μια ατζέντα. Η σειρά των ομιλιών μπορεί να είναι διαφορετική, εξαρτάται από το θέμα, αλλά σε κάθε περίπτωση, είναι καλύτερα να συζητάτε γενικά θέματα στην αρχή του συνεδρίου και, στη συνέχεια, να προχωράτε σε λεπτομέρειες. Μετά από κάθε μιάμιση έως δύο ώρες εργασίας, κάντε ένα σύντομο διάλειμμα (είναι καλή ιδέα να οργανώσετε ένα διάλειμμα για καφέ) και στη μέση - ένα μεγάλο διάλειμμα, κατά τη διάρκεια του οποίου οι συμμετέχοντες μπορούν να χαλαρώσουν και να γευματίσουν. Εάν το συνέδριο είναι σύντομο (για παράδειγμα, επανεκλογή), δεν απαιτούνται μεγάλα διαλείμματα.
Βήμα 5
Ελέγξτε την κατάσταση των τεχνικών μέσων. Ελέγξτε τον υπολογιστή και το πρόγραμμα αναπαραγωγής βίντεο. Ρωτήστε τους παρουσιαστές τι εξοπλισμό χρειάζονται και ποια προγράμματα πρέπει να υπάρχουν. Ζητήστε από τους παρουσιαστές να παράσχουν γραφικά πριν από το συνέδριο. Είναι πολύ καλό εάν το άτομο που εργάζεται με τον υπολογιστή έχει μια λίστα με το πότε να δώσει ποια παρουσίαση. Πριν από τη διάσκεψη, ελέγξτε αν έχουν φτάσει όλοι οι ομιλητές, εάν υπάρχουν αλλαγές στο θέμα.
Βήμα 6
Σκεφτείτε τις εισαγωγικές παρατηρήσεις σας. Πρέπει να πείτε μερικά λόγια καλωσορίσματος στους συμμετέχοντες, να εξηγήσετε σε ποια εκδήλωση αφιερώνεται το συνέδριο, τη διαδικασία, τους κανόνες. Πριν από την έναρξη της διάσκεψης αναφοράς και εκλογών, δώστε τον λόγο στον πρόεδρο της επιτροπής καταμέτρησης, ο οποίος πρέπει να πει πόσους εκπροσώπους υποτίθεται και πόσους είναι παρόντες. Εάν λείπουν λίγα, προτείνετε να ξεκινήσετε την εκδήλωση. Μερικές φορές είναι σκόπιμο αυτή τη στιγμή να τραγουδήσουμε τον ύμνο ενός κράτους ή ενός διεθνούς οργανισμού. Προσφορά για επιλογή προέδρου, γραμματέα, καταμέτρησης και συντακτικής επιτροπής. Σε πολλές περιπτώσεις, οι λίστες μπορούν να προετοιμαστούν εκ των προτέρων. Επιπλέον, η εκδήλωση μπορεί να ηγηθεί από τον πρόεδρο, ο οποίος ανακοινώνει το σχέδιο ημερήσιας διάταξης (είναι καλύτερα να το πληκτρολογήσετε και να το εκτυπώσετε πριν από την έναρξη). Πρώτον, το σχέδιο εγκρίνεται και μετά γίνονται αλλαγές και προσθήκες σε αυτό, μετά την οποία η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται στο σύνολό της.
Βήμα 7
Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου, ο παρουσιαστής, ανεξάρτητα από το αν είναι πρόεδρος ή όχι, πρέπει να βρίσκεται συνεχώς στην αίθουσα. Είναι αυτός που αποφασίζει τα οργανωτικά ζητήματα που προκύπτουν. Εάν πρέπει να φύγετε, αναθέστε τις ευθύνες σας σε κάποιον από ομοϊδεάτες.
Βήμα 8
Το συνέδριο συνήθως τελειώνει με την έγκριση κάποιου είδους απόφασης. Ο πρόεδρος διαβάζει το κείμενο του σχεδίου, το κοινό κάνει αλλαγές και προσθήκες, η συντακτική επιτροπή τους εισάγει, μετά την οποία εγκρίνεται η απόφαση.
