Ένα συνέδριο σε οποιονδήποτε οργανισμό είναι ένα εξαιρετικά σημαντικό γεγονός. Απαιτεί προσεκτική προετοιμασία και άψογη εφαρμογή. Οποιαδήποτε απόχρωση μπορεί να χαλάσει την εντύπωση της εταιρείας σας. Υπάρχουν βασικές αρχές που πρέπει να ληφθούν υπόψη για τη διοργάνωση ενός επιτυχημένου συνεδρίου.
Απαραίτητη
Χαρτί, Διαδίκτυο, χρήματα
Οδηγίες
Βήμα 1
Θέστε έναν σαφή στόχο για τον εαυτό σας. Γιατί χρειάζεστε αυτό το συνέδριο; Τι, τελικά, θέλετε να πάρετε; Το συνέδριο μπορεί να στοχεύει στην παροχή αξιόπιστων επιχειρηματικών επαφών στην εταιρεία, στη βελτίωση της εικόνας της, στην εύρεση επενδυτών κ.λπ. Ανάλογα με αυτό, επιλέγεται μια συγκεκριμένη κατεύθυνση, η οποία πρέπει να τηρείται καθ 'όλη τη διαδικασία προετοιμασίας και διεξαγωγής της εκδήλωσης. Να θυμάστε ότι ο στόχος πρέπει να είναι εφικτός, μετρήσιμος και με χαρακτηριστικά σε πραγματικό χρόνο.
Βήμα 2
Δώστε ένα όνομα στην εκδήλωση. Εάν δεν είναι η πρώτη φορά, μην ξεχάσετε να υποδείξετε την αρίθμηση. Το όνομα θα πρέπει να είναι λαμπερό, πιασάρικο, ενδιαφέρον. Το κοινό-στόχος σας θα πρέπει να ενδιαφέρεται για το συνέδριο.
Βήμα 3
Ορίστε ένα σαφές κοινό-στόχο. Ακόμη και ένα τέλεια προετοιμασμένο και οργανωμένο συνέδριο μπορεί να μην έχει αποτέλεσμα αν προσκαλέσετε λάθος άτομα σε αυτό. Ρωτήστε τον εαυτό σας ποιος πρέπει να μιλάει, ποιος πρέπει να ακούσει τη γνώμη του, πώς αυτό το γεγονός μπορεί να ενδιαφέρει τους επισκέπτες. Προσπαθήστε να προσδιορίσετε πού και πώς μπορείτε να επικοινωνήσετε καλύτερα με το δυνητικό κοινό-στόχο σας, το οποίο επηρεάζει τα σωστά άτομα για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με τη συμμετοχή στην εκδήλωση που οργανώνετε.
Βήμα 4
Αποφασίστε για την ώρα και τον τόπο του συνεδρίου. Τα περισσότερα συνέδρια πραγματοποιούνται τις καθημερινές (εκτός Παρασκευής) εκτός εάν έχει προγραμματιστεί μια μεγάλη εκδήλωση. Ο τόπος καθορίζει σε μεγάλο βαθμό ολόκληρη την άποψη για την εκδήλωση στο σύνολό της. Η στάση των επισκεπτών απέναντι στο συνέδριο διαμορφώνεται ακόμα και όταν ψάχνουν μόνο για αίθουσα συνεδριάσεων ή ξενοδοχείο. Επομένως, περιγράψτε τη διαδρομή όσο το δυνατόν λεπτομερέστερα, τοποθετήστε πινακίδες εάν είναι δυνατόν.
Βήμα 5
Ανακοινώστε ένα συνέδριο. Επιλέξτε τα μέσα που μιλά πιο συχνά το κοινό-στόχο σας. Τοποθετήστε διαφημίσεις ή άρθρα σχετικά με την επερχόμενη εκδήλωση σε αυτές. Στείλτε προσκλήσεις σε όλους τους επισκέπτες που σας ενδιαφέρουν. Είτε πρόκειται για ένα ενημερωτικό δελτίο είτε για ένα πολύχρωμο ενημερωτικό δελτίο, εξαρτάται από εσάς. Στην πρόσκληση, αναφέρετε τον τόπο, την ώρα, το όνομα και την κατεύθυνση του συνεδρίου.
Βήμα 6
Συγκεντρώστε μια επιτροπή που θα εξετάσει όλες τις απαντήσεις στην πρότασή σας και θα επιλέξει τις πιο ενδιαφέρουσες και σχετικές προτάσεις. Μετά από αυτό, θα είναι δυνατό να αρχίσετε να διαμορφώνετε το πρόγραμμα της εκδήλωσης.
Βήμα 7
Κατανομή αρμοδιοτήτων εντός της ομάδας. Κάποιος είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους επισκέπτες, κάποιος αποφασίζει για όλα τα θέματα με τα μέσα ενημέρωσης, κάποιος ηγείται της εκδήλωσης κ.λπ. Παρέχετε επιπλέον υλικό ομιλητή σε όλους τους συμμετέχοντες στο συνέδριο. Φροντίστε να ελέγξετε όλο τον εξοπλισμό πριν από την εκδήλωση.
Βήμα 8
Εάν διαπιστώσετε ότι τελειώνει ο χρόνος, ορίστε ένα χρονικό όριο για κάθε παρουσίαση και για τον αριθμό των ερωτήσεων. Ζητήστε από το κοινό να ρωτήσει τους ομιλητές τυχόν επιπλέον ερωτήσεις μετά την εκδήλωση.
