Τα επιστημονικά συνέδρια διαφέρουν ως προς την εστίαση και το πεδίο εφαρμογής τους. Εάν λάβουμε κάποιο ινστιτούτο, τότε τέτοιες εκδηλώσεις μπορούν να πραγματοποιούνται τουλάχιστον κάθε εβδομάδα, αλλά μόνο στο πλαίσιο αυτού του οργανισμού. Αλλά για πιο σημαντικά γεγονότα υπάρχει ένας αλγόριθμος βήμα προς βήμα στον οποίο πρέπει να λάβετε υπόψη πολλές λεπτομέρειες.
Απαραίτητη
- - σχέδιο;
- - εγκαταστάσεις ·
- - υλικό γραφής ·
- - αφίσες
- - εξοπλισμός πολυμέσων,
- - μικρόφωνα ·
- - φυλλάδια
- - τραπέζια και καρέκλες
- - τραπεζομάντιλα
- - φακέλους με έγγραφα ·
- - πόσιμο νερό και φλιτζάνια.
Οδηγίες
Βήμα 1
Αποφασίστε για το θέμα του συνεδρίου. Σε γενικές γραμμές, για να είναι επιτυχημένη η επιστημονική σας συνάντηση, πρέπει να σκεφτείτε προσεκτικά την κύρια ιδέα του συνεδρίου. Το θέμα πρέπει να είναι σχετικό, λακωνικό και να παρουσιάζει ενδιαφέρον όχι μόνο για τους ομιλητές, αλλά και για το κοινό. Σε τελική ανάλυση, το πιο σημαντικό πράγμα σε τέτοιες εκδηλώσεις είναι το ενδιαφέρον και των δύο μερών. Λοιπόν, πάρτε ένα κολέγιο ομοιογενών ανθρώπων για να βρείτε ένα σύντομο, χρήσιμο θέμα.
Βήμα 2
Ενημερώστε όλους τους συμμετέχοντες εκ των προτέρων. Επίσης, η επιτυχία των συνεδρίων αυτού του τύπου καθορίζεται από την παρουσία υψηλού επιπέδου καλεσμένων στον επιστημονικό κόσμο. Φυσικά, όλα εξαρτώνται από το μέγεθος του συνεδρίου σας. Σε κάθε περίπτωση, όσο πιο επιφανείς επισκέπτες σας επισκέπτονται, τόσο πιο ενδιαφέρον θα είναι να πραγματοποιήσετε αυτήν τη συνάντηση. Προσέξτε αυτό σε λίγους μήνες ή ακόμα και ένα χρόνο πριν από την έναρξη της συνάντησης! Στείλτε γραπτές προσκλήσεις σε όλους τους επισκέπτες.
Βήμα 3
Κάντε ένα ξεκάθαρο, βήμα προς βήμα πρόγραμμα συνεδρίων. Τώρα ξεκινήστε να σχεδιάζετε ολόκληρη την εκδήλωση. Συγκεντρώστε τους ομοϊδεάτες σας ξανά και μάθετε, μέχρι το λεπτό, πότε και τι πρέπει να συμβεί. Καταγράψτε όλες τις δραστηριότητες, τους συμμετέχοντες και τις ώρες σε μια στήλη. Μην ξεχάσετε να κάνετε σύντομα διαλείμματα κατά τη διάρκεια του συνεδρίου: θα πρέπει να υπάρχουν 2-3, όχι περισσότερο. Ελέγξτε ξανά αρκετές φορές και κάντε προσαρμογές.
Βήμα 4
Κατανομή αρμοδιοτήτων μεταξύ όλων των βοηθών. Μόλις έχετε ένα σαφές σχέδιο για το συνέδριο, μοιράστε όλες τις προπαρασκευαστικές δραστηριότητες μεταξύ του προσωπικού και των διοργανωτών. Βεβαιωθείτε ότι όλα γίνονται εγκαίρως.
Βήμα 5
Παρέχετε πληροφορίες και εκπαίδευση πόρων. Σκεφτείτε τι φυλλάδια μπορεί να χρειαστείτε για τους συμμετέχοντες στο συνέδριο και τους παρευρισκόμενους. Μπορούν να είναι φυλλάδια, εκτυπώσεις, φάκελοι, μικρόφωνα, στυλό κ.λπ. Κάντε όλους να νιώσουν άνετα και να επωφεληθούν από την εκδήλωση.
Βήμα 6
Οργανώστε το δωμάτιο. Είναι αδύνατο να πραγματοποιηθεί μια επιτυχημένη εκδήλωση χωρίς μια καλά φωτισμένη αίθουσα. Φυσικά, όλα εξαρτώνται από τον αριθμό των θεατών. Είναι σημαντικό ότι το δωμάτιο είναι ευρύχωρο και ευνοϊκό για εργασία. Προετοιμάστε τον απαιτούμενο αριθμό θέσεων και ανταλλακτικών θέσεων εκ των προτέρων. Καθαρίστε το πάτωμα, τα παράθυρα. Φέρτε τραπέζια για μέλη του συνεδρίου. Εγκαταστήστε όλο τον απαραίτητο εξοπλισμό: οθόνη, υπολογιστή, προβολέα, ηχεία, μικρόφωνα κ.λπ. Δείτε την κατάσταση για αυτό που ίσως χρειαστείτε.
Βήμα 7
Γιορτάστε τα εγκαίνια ενός επιστημονικού συνεδρίου. Δώστε τον λόγο στον πρόεδρο της επιτροπής αυτής της εκδήλωσης. Στη συνέχεια, ως κύριος διοργανωτής, βεβαιωθείτε ότι όλα πάνε σύμφωνα με το πρόγραμμα.
