Εν ολίγοις, η ουσία της διαδικασίας διαχείρισης μπορεί να διατυπωθεί ως η επίτευξη του καθορισμένου στόχου από τα χέρια κάποιου άλλου. Η μεταφορά εντολών ελέγχου που προέρχονται από τον επικεφαλής της επιχείρησης και μεταδίδονται μέσω των αρχηγών τμημάτων πραγματοποιείται χρησιμοποιώντας μια αλυσίδα εντολών. Το καθήκον κάθε διευθυντή, που βρίσκεται στο κομβικό σημείο του διαρθρωτικού σχήματος της εργασίας της εταιρείας, είναι η σωστή διατύπωση τέτοιων παραγγελιών, η οποία δεν επιτρέπει διφορούμενες ερμηνείες και αποκλείει την πιθανότητα μη εκπλήρωσής τους.
Πώς να δώσετε την παραγγελία σωστά
Είναι απαραίτητο να δώσετε την παραγγελία σωστά και ταυτόχρονα να βεβαιωθείτε ότι ο υπάλληλος την κατανοεί και ξέρει πώς να επιτύχει τον στόχο σας. Επομένως, η διαδικασία έκδοσης παραγγελιών θα πρέπει να έχει μια συγκεκριμένη ακολουθία και να αποτελείται από πολλά βήματα.
Για αρχάριους, μην δίνετε ποτέ παραγγελίες στο τρέξιμο, ειδικά αν είναι πραγματικά σημαντικές οδηγίες. Είναι καλύτερο να το κάνετε αυτό στο γραφείο, καθώς θα είναι ευκολότερο να τραβήξετε την προσοχή του υπαλλήλου και να τον κάνετε να επικεντρωθεί αμέσως σε αυτά που θα του πείτε. Ελέγξτε την προθυμία του να ακούσει και να περιγράψει το πρόβλημα ή το γενικό πρόβλημα. Συνοψίστε εν συντομία τι απαιτείται για την επίλυσή του. Συνιστάται εάν αναγκάζετε τον υπάλληλο να διατυπώσει αυτό το έργο ανεξάρτητα από τις βασικές ερωτήσεις. Σε αυτήν την περίπτωση, θα το εκτελέσει με ιδιαίτερο ζήλο, αφού θα θεωρήσει ότι αυτή είναι η απόφασή του και είναι υπεύθυνος για την επιτυχή εφαρμογή του.
Ολοκληρώστε τη διαδικασία ολοκλήρωσης της εργασίας σε βήματα, αναφέροντας τις πηγές και τους πόρους που θα απαιτηθούν στη λύση της. Ορίστε μια προθεσμία για την ολοκλήρωση κάθε βήματος ή ολόκληρης της εργασίας στο σύνολό της, αναφέροντας τα κριτήρια απόδοσης. Μην είστε τεμπέλης και ελέγξτε ξανά πόσο σωστά κατανοείται ο στόχος και ο τρόπος για να τον επιτύχετε είναι σαφής. Αναφέρετε ποια πιθανά λάθη μπορούν να γίνουν για να τα αποτρέψετε. Παρακινήστε τον υπάλληλο να συμμορφωθεί με αυτήν την παραγγελία και τερματίστε τη συνομιλία καθιστώντας σαφές ότι είναι καιρός να μετακινηθείτε από λέξεις σε πράξεις.
Ψυχολογικές αποχρώσεις
Προκειμένου ο σωστός αλγόριθμος για την έκδοση παραγγελιών να λειτουργεί 100%, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη ορισμένες ψυχολογικές πτυχές. Για να γίνουν κατανοητά όλα όσα λέτε, μιλήστε στον υπάλληλο, λαμβάνοντας υπόψη τη διάνοια και την εμπειρία του. Η παραγγελία δεν πρέπει να περιέχει ειρωνεία ή διπλή σημασία. Μην χρησιμοποιείτε καλλιτεχνικές τεχνικές όταν εκφράζετε την ιδέα σας - να είστε συγκεκριμένοι και σαφείς.
Σταματήστε τη διατύπωση: "Χρειάζομαι …", "Θέλω …", κ.λπ., μιλήστε έτσι ώστε το έργο να γίνει αντιληπτό ως ανάγκη για μια κοινή αιτία, τις ανάγκες της εταιρείας. Δώστε προσοχή στον τονισμό με τον οποίο δίνετε την παραγγελία. Ένας ευγενικός αποχωρισμένος, απειλητικός ή επιβλητικός τόνος προκαλεί εσωτερική διαμαρτυρία και αποθαρρύνει το άτομο να ακολουθήσει τις παραγγελίες σας. Εμπιστοσύνη και σεβασμός - αυτό πρέπει να επιδείξει ένας ηγέτης, ο οποίος θέλει τα αιτήματα και τις εντολές του να εκτελούνται χωρίς όρους και σωστά.
