Σε οποιονδήποτε οργανισμό, ακόμη και σε μικρό, εκδίδονται και αποθηκεύονται πολλές διαφορετικές παραγγελίες και παραγγελίες. Εάν όλα αυτά καταχωριστούν και κατατεθούν σε ένα πράγμα, αργά ή γρήγορα θα οδηγήσει σε σύγχυση. Και οι εκπρόσωποι των οργάνων ελέγχου είναι απίθανο να εγκρίνουν τέτοια τήρηση αρχείων.
Οδηγίες
Βήμα 1
Για να διαιρέσετε σωστά τις παραγγελίες που εκδίδονται στην επιχείρηση, πρέπει να καθοδηγηθείτε από τα ακόλουθα έγγραφα:
- εγκρίθηκε από τον Rosarkhiv "Ο κατάλογος των τυπικών εγγράφων διαχείρισης που δημιουργούνται στις δραστηριότητες του οργανισμού, αναφέροντας τον χρόνο αποθήκευσης".
- οδηγίες για εργασία γραφείου (που αναπτύχθηκε από το διοικητικό όργανο).
Με βάση αυτά τα έγγραφα, θα πρέπει να αναπτυχθεί μια ονοματολογία υποθέσεων σε κάθε επιχείρηση. Με βάση αυτό, οι παραγγελίες, οι οδηγίες και άλλα έγγραφα χωρίζονται.
Ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης και τη δομή της, η ανεπτυγμένη ονοματολογία των περιπτώσεων μπορεί να χωριστεί σε τμήματα με ένδειξη του κωδικού γράμματος ή μπορεί να είναι γενική.
Σε κάθε περίπτωση, όλες οι παραγγελίες στην επιχείρηση χωρίζονται υπό όρους σε παραγγελίες για κύριες και οικονομικές δραστηριότητες και παραγγελίες για προσωπικό.
Βήμα 2
Οι παραγγελίες για τις κύριες και οικονομικές δραστηριότητες, κατά κανόνα, τηρούνται από τον γραμματέα (εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά σε ξεχωριστή σειρά). Είναι επίσης υπεύθυνος για την εγγραφή, αποθήκευση και αρχειοθέτηση αυτών των παραγγελιών.
Τα έγγραφα διαφέρουν ως προς τον χρόνο αποθήκευσης. Οι παραγγελίες για την κύρια δραστηριότητα της επιχείρησης (για την οργανωτική δομή, για την έγκριση του πίνακα προσωπικού, για την πραγματοποίηση αλλαγών σε αυτήν κ.λπ.) έχουν γραμμές αποθήκευσης - συνεχώς. Στο τέλος του ημερολογιακού έτους, παραδίδονται στο αρχείο της επιχείρησης.
Οι παραγγελίες για οικονομικά και λειτουργικά ζητήματα αποθηκεύονται για 5 χρόνια. Αριθμούνται διαδοχικά χωρίς γράμμα. Εάν ο όγκος των παραγγελιών που εκδίδονται στην επιχείρηση είναι μεγάλος, κατά τη διάρκεια του έτους χωρίζονται σε τόμους. Μετά τη λήξη της περιόδου αποθήκευσης, καταστρέφονται με την καταχώριση της αντίστοιχης πράξης.
Βήμα 3
Οι παραγγελίες προσωπικού συντάσσονται και αποθηκεύονται στο τμήμα διαχείρισης προσωπικού της επιχείρησης. Διαφέρουν επίσης στη διάρκεια ζωής.
Μια ξεχωριστή περίπτωση είναι οι παραγγελίες για εισαγωγή, απόλυση και μεταφορά με περίοδο αποθήκευσης 75 ετών. Εδώ υποβάλλονται επίσης εντολές αλλαγής του επωνύμου, μακροπρόθεσμο επαγγελματικό ταξίδι, μακροχρόνια προσωρινή μεταφορά υπαλλήλων κ.λπ. Αυτά τα έγγραφα είναι καταχωρημένα στο περιοδικό, έχουν συνεχή αρίθμηση και γράμματα (συνήθως "ls", "k"). Στο τέλος του έτους, τέτοιες παραγγελίες ράβονται σε έναν φάκελο μαζί με το αρχείο καταγραφής και παραδίδονται στο αρχείο.
Βήμα 4
Οι παραγγελίες για διακοπές (κανονικές, χωρίς αμοιβή κ.λπ.), βραχυπρόθεσμα επαγγελματικά ταξίδια και μεταφορές συντάσσονται σε ξεχωριστό αρχείο, αποθηκεύονται για 5 χρόνια. Προστίθεται ένα γράμμα στην αρίθμηση παραγγελίας (για παράδειγμα, "o" ή κωδικός τμήματος).
Οι παραγγελίες για συλλογή έχουν την ίδια περίοδο αποθήκευσης. Ωστόσο, συνιστάται να τα αποθηκεύετε ξεχωριστά, ως συνοδεύονται από υλικό ανάλυσης (επεξηγηματικές σημειώσεις, πρακτικά, κοινοποιήσεις και αποφάσεις της συνδικαλιστικής επιτροπής κ.λπ.).
Μετά τη λήξη της περιόδου αποθήκευσης, αυτές οι παραγγελίες καταστρέφονται.
Βήμα 5
Συνιστάται επίσης να διατηρείτε τις παραγγελίες προώθησης ξεχωριστά (περίοδος αποθήκευσης - 75 έτη). Σε ξεχωριστή περίπτωση, υποβάλλονται εντολές για την προώθηση τόσο της δικής τους επιχείρησης όσο και του προϊσταμένου τους. Η υπόθεση κατατίθεται στο αρχείο καθώς διαμορφώνεται.
