Κατά τη σύνταξη παραγγελιών προσωπικού, είναι απαραίτητο να δοθεί μεγάλη προσοχή στη νομική τους σημασία. Για να είναι νομικά δεσμευτικοί, πρέπει να περιέχουν μια σειρά απαραίτητων λεπτομερειών, συμπεριλαμβανομένου του ευρετηρίου εγγραφής ή, με άλλα λόγια, του αριθμού εγγράφου. Οι κανόνες για την καταχώριση παραγγελιών καθορίζονται από το τοπικό έγγραφο του ιδρύματος, αλλά υπάρχουν επίσης γενικοί κανόνες.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ο αύξων αριθμός της παραγγελίας για το προσωπικό είναι επίσης ο αριθμός εγγραφής του (ευρετήριο). Η αρίθμηση όλων των παραγγελιών (παραγγελίες) για προσωπικό θα πρέπει να διατηρείται κατά τη διάρκεια του έτους εργασίας ξεχωριστά για κάθε ομάδα διοικητικών εγγράφων σε ειδικές φόρμες εγγραφής.
Το επιχειρησιακό έτος συμπίπτει συνήθως με το ημερολογιακό έτος (1 Ιανουαρίου - 31 Δεκεμβρίου). Υπάρχουν, ωστόσο, εξαιρέσεις, για παράδειγμα, ιδρύματα πολιτισμού, εκπαίδευση κ.λπ., στα οποία ξεκινά η 1η Σεπτεμβρίου το έτος λειτουργίας.
Βήμα 2
Αρχικά, διαφοροποιήστε όλες τις παραγγελίες σε ξεχωριστές ομάδες. Χωρίστε τα χαρτιά σύμφωνα με τη διάρκεια ζωής τους σε έγγραφα μακροχρόνιας αποθήκευσης και έγγραφα βραχυπρόθεσμης αποθήκευσης.
Σε μεγάλους οργανισμούς με μεγάλο αριθμό υπαλλήλων, για ευκολία, επιλέξτε πολλές ομάδες σε ένα ομοιογενές θέμα εντός της σειράς παραγγελιών με την ίδια περίοδο αποθήκευσης.
Για παράδειγμα, τα έγγραφα για μακροχρόνια αποθήκευση μπορούν να χωριστούν σε ομάδες: παραγγελίες εισδοχής, παραγγελίες απόλυσης, παραγγελίες μεταφοράς. Και τα έγγραφα βραχυπρόθεσμης αποθήκευσης μπορούν να διαφοροποιηθούν σε σειρές: παραγγελίες για διακοπές, παραγγελίες για επαγγελματικά ταξίδια.
Σε οργανισμούς με πολύ μεγάλο αριθμό προσωπικού, μερικές φορές είναι απαραίτητο να αναπτυχθούν επιστολές για παραγγελίες για κάθε κατηγορία προσωπικού.
Βήμα 3
Επιπλέον, καταχωρίστε καθεμία από αυτές τις ομάδες παραγγελιών στο προσωπικό σε ειδικές μορφές. Ως φόρμα εγγραφής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ημερολόγιο, κάρτες εγγραφής και ελέγχου ή ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Κάθε μία από αυτές τις μορφές έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα.
Οι κάρτες εγγραφής και ελέγχου και τα ηλεκτρονικά γραφεία αρχειοθέτησης, τα οποία συνήθως αλληλοεπικαλύπτονται, είναι πιο βολικά για την οργάνωση και την αναζήτηση. Τα αρχεία καταγραφής παρέχουν περισσότερη ασφάλεια πληροφοριών.
Τα έντυπα εγγραφής δεν έχουν αυστηρό πρότυπο, αλλά συνήθως περιέχουν τις ακόλουθες πληροφορίες:
- η ημερομηνία;
- αύξων αριθμός της παραγγελίας ·
- ποιος υπέγραψε (θέση, επώνυμο) ·
- περίληψη της παραγγελίας ·
- βάση;
- ερμηνευτής.
Βήμα 4
Τώρα, για την αρίθμηση των παραγγελιών ανά πλαίσιο, απλά πρέπει να κοιτάξετε στο αντίστοιχο ημερολόγιο και να αντιστοιχίσετε το επόμενο ευρετήριο στο έγγραφο.
