Κατά την προετοιμασία ενός κοινού έργου μεταξύ διαφορετικών οργανισμών ή τμημάτων μιας επιχείρησης, είναι συχνά απαραίτητο να συζητηθούν μεμονωμένες λεπτομέρειες και προϋποθέσεις εφαρμογής. Σε αυτήν την περίπτωση, ξεκινά ένας μηχανισμός συντονισμού, ο οποίος επιτρέπει, λαμβάνοντας υπόψη τα συμφέροντα των μερών, να επεξεργαστεί μια κοινή θέση σε ολόκληρο τον κατάλογο θεμάτων. Ο σχεδιασμός μιας τέτοιας επιστολής υπόκειται στους γενικούς νόμους της εργασίας γραφείου, αλλά έχει κάποιες ιδιαιτερότητες.
Οδηγίες
Βήμα 1
Προετοιμάστε μια λίστα θεμάτων που θα συμφωνηθούν. Κατά κανόνα, μια επιστολή που περιέχει τέτοιους όρους είναι ένα ανεξάρτητο έγγραφο που προηγείται της σύναψης της κύριας σύμβασης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως εσωτερικό έγγραφο απαραίτητο για την ανάπτυξη μιας γενικής λύσης και που απαιτεί επιβεβαίωση της επιλεξιμότητας από διαφορετικές υπηρεσίες (ασφάλεια, νομική, οικονομική, σχεδίαση κ.λπ.). Σε άλλες περιπτώσεις, είναι διατεθειμένη να συζητήσει αμφιλεγόμενα ζητήματα με συνεργαζόμενες οργανώσεις στο έργο ενός κοινού έργου.
Βήμα 2
Για να συντάξετε μια επιστολή προσφυγής σε έναν αντισυμβαλλόμενο, θα χρειαστείτε τις λεπτομέρειες και τους ίδιους όρους που υπόκεινται σε συμφωνία. Ξεκινήστε το γράμμα καθορίζοντας τον παραλήπτη στην επάνω δεξιά γωνία (όνομα του συνεργαζόμενου οργανισμού, τίτλος, επώνυμο και αρχικά του υπευθύνου). Εδώ, ενημερώστε εν συντομία το θέμα της επιστολής "κατά την έγκριση …". Σε αυτήν την περίπτωση, δεν χρειάζεται να γράψετε το όνομα του εγγράφου. Η πρώτη φράση της επιστολής θα είναι μια έκκληση ονομασίας και πατρονομική για το άτομο που είναι υπεύθυνο για την ανάπτυξη του τμήματος του έργου που οδηγεί ο οργανισμός τους. Φυσικά, μην ξεχάσετε να προσθέσετε τη λέξη "Αγαπητέ". Στη συνέχεια, ζητήστε να εξετάσετε τους προτεινόμενους όρους, δίνοντας έναν κατάλογο αυτών, και να λάβετε μια απόφαση για έγκριση.
Βήμα 3
Στο τελευταίο μέρος της επιστολής, ενημερώστε την προθεσμία κατά την οποία είναι απαραίτητο να πραγματοποιήσετε τη συμφωνία και να κάνετε τις απαραίτητες τροποποιήσεις ή να αποδεχτείτε πλήρως την πρόταση. Ακολουθεί η ημερομηνία της επιστολής, η υπογραφή του υπευθύνου και η μεταγραφή της σε παρένθεση.
Βήμα 4
Λάβετε υπόψη ότι η επιστολή έγκρισης μπορεί να είναι είτε το κύριο έγγραφο που διασφαλίζει τους όρους της προκαταρκτικής συμφωνίας, είτε ένα συνοδευτικό. Το γράμμα στο οποίο θα επισυναφθεί το πρωτόκολλο έγκρισης ή άλλο έγγραφο με τη μορφή λίστας ή λίστας θα πρέπει να περιέχει το στοιχείο "Παράρτημα". Σε αυτό, ονομάστε τα συνημμένα έγγραφα (τα οποία έχουν προηγουμένως αριθμηθεί) που προτείνονται για συμφωνία από τα μέρη.
