Κατά τη λήψη μηνυμάτων από έναν επιχειρηματικό συνεργάτη, πολλοί προσπαθούν να ανταποκριθούν στο ληφθέν αίτημα το συντομότερο δυνατό, ώστε να μην κρατήσει τον συνεργάτη σε αναμονή. Και αυτό είναι σωστό - σε αυτήν την περίπτωση, ο χρόνος συχνά έχει σημασία, κάτι που είναι δύσκολο να υπερεκτιμηθεί. Αλλά χωρίς να σκεφτόμαστε πάρα πολύ για τη μορφή της απάντησης, λίγοι άνθρωποι πιστεύουν ότι κάνοντας αυτό μπορεί να πλήξει τη φήμη της εταιρείας.
Οδηγίες
Βήμα 1
Αρχικά, μελετήστε προσεκτικά τις ερωτήσεις που αναφέρονται στην επιστολή του αντισυμβαλλομένου. Ετοιμάστε μια σύντομη απάντηση για κάθε στοιχείο, εάν υπάρχουν περισσότερα από ένα. Τώρα προχωρήστε με το σχεδιασμό της επιστολής-απάντησης στο αίτημα. Για να το κάνετε αυτό, πάρτε το επιστολόχαρτο της εταιρείας, με το λογότυπο και τα στοιχεία της εταιρείας τυπωμένα. Εάν αυτό δεν υπάρχει, πληκτρολογήστε την κεφαλίδα του γράμματος, υποδεικνύοντας τις απαραίτητες πληροφορίες σε αυτό, χειροκίνητα. Η τοποθέτηση λεπτομερειών σε μια επιστολή είναι πολύτιμη για τον συνεργάτη σας. Προσφέροντάς τα σε κάθε μήνυμα, τον σώζετε από την ανάγκη να τα αναζητάτε σε έναν σωρό από έγγραφα ή αρχεία υπολογιστή κάθε φορά, καθώς και από την ανάγκη να υποβάλλετε ξεχωριστό αίτημα για λεπτομέρειες εάν θέλει να συντάξει ένα νέο συμβόλαιο ή πληρώστε ένα τιμολόγιο.
Βήμα 2
Στην επάνω δεξιά γωνία, γράψτε τις λεπτομέρειες του παραλήπτη της επιστολής. Εδώ αναφέρετε το όνομα του οργανισμού, τη θέση του συντάκτη του αιτήματος και το πλήρες όνομά του. Αντίθετα, στην αριστερή γωνία, επιλέξτε τις γραμμές για τον εξερχόμενο αριθμό, οι οποίες θα εκχωρηθούν στο έγγραφο κατά την εγγραφή και την ημερομηνία. Σε αυτήν την περίπτωση, το όνομα του εγγράφου δεν είναι γραμμένο. Ξεκινήστε αμέσως απευθυνόμενοι με όνομα και πατρονική, μετά τη λέξη "Αγαπητέ". Στο ουσιαστικό μέρος της επιστολής, οι πρώτες λέξεις θα είναι "Σε απάντηση της επιστολής σας, σας ενημερώνουμε" (αίτημα, ζήτηση κ.λπ.). Στη συνέχεια, γράψτε όλες τις προετοιμασμένες απαντήσεις σημείο προς σημείο, ακολουθώντας τη διαδοχική αρίθμηση που υπήρχε στο αρχικό γράμμα.
Βήμα 3
Στο τελευταίο μέρος, εκφράστε το αίτημά σας, την επιθυμία ή τις απαιτήσεις σας, θυμηθείτε να τηρείτε τον σεβασμό, το στυλ γραφής της επιχείρησης και να είστε εγγράμματοι. Τερματίστε το γράμμα με τις λέξεις "Με εκτίμηση" και δηλώστε το όνομα και τη θέση σας. Επιπλέον, γράψτε εδώ τον αριθμό τηλεφώνου σας για επικοινωνία και e-mail, εάν θέλετε να λάβετε μια επιστολή απάντησης ή σχόλια σχετικά με όσα ειπώθηκαν στην επιστολή.
