Ένα από τα καθήκοντα που αντιμετωπίζει ο διευθυντής είναι ο ορθολογικός προγραμματισμός της εργάσιμης ημέρας του. Είναι αδύνατο να αυξηθεί ο αριθμός των ωρών σε μια ημέρα, επομένως, κατά την κατανομή του χρόνου, είναι απαραίτητο να δοθεί προτεραιότητα, να καθοριστούν οι στόχοι και οι στόχοι για αρκετές ημέρες νωρίτερα. Ο σωστός προγραμματισμός της εργάσιμης ημέρας σας βοηθά να ελευθερώσετε χρόνο για πιο σημαντικές δημιουργικές εργασίες.
Απαραίτητη
- - ημερολόγιο;
- - την τυπική καθημερινή ρουτίνα του ηγέτη ·
- - κατάλογος των συνεχιζόμενων δραστηριοτήτων με τη συμμετοχή του επικεφαλής.
Οδηγίες
Βήμα 1
Καθορίστε την καθημερινή σας ρουτίνα. Ορισμένες δραστηριότητες μπορεί να επαναλαμβάνονται από μέρα σε μέρα, άλλες είναι ad hoc. Διαμορφώστε σχέδια για την επόμενη εβδομάδα και μήνα. Τακτοποιήστε τις αναμενόμενες δραστηριότητες με σειρά σπουδαιότητας. Ως αποτέλεσμα, θα πρέπει να λάβετε μια λίστα εργασιών που βρίσκονται σε μια συγκεκριμένη ιεραρχία.
Βήμα 2
Συμπεριλάβετε στην καθημερινή ρουτίνα εκείνες τις δραστηριότητες που περιλαμβάνονται στα σχέδια εργασίας του οργανισμού ή της επιχείρησης για το τρίμηνο, το εξάμηνο και το έτος. Συλλέξτε πληροφορίες από το τμήμα και τις δομικές μονάδες σχετικά με τις δραστηριότητες ελέγχου και επαλήθευσης στις οποίες θα πρέπει να συμμετέχετε άμεσα.
Βήμα 3
Εάν τα προγραμματισμένα συμβάντα έχουν προγραμματιστεί για μια συγκεκριμένη ώρα, ομαδοποιήστε τα και προσθέστε τα στο πρόγραμμα εργασίας σας κατά σειρά προτεραιότητας. Σημειώστε το βαθμό σπουδαιότητας μιας συγκεκριμένης συνάντησης, συνάντησης ή διαπραγμάτευσης. Κατά την προτεραιότητα, καθοδηγηθείτε από τις βασικές σας λειτουργίες. Δώστε εντολή σε έναν βοηθό ή γραμματέα να σας υπενθυμίσει τις πιο σημαντικές δραστηριότητες εκ των προτέρων, όχι την τελευταία στιγμή.
Βήμα 4
Βεβαιωθείτε ότι οι προγραμματισμένες δραστηριότητες δεν αλληλεπικαλύπτονται εγκαίρως. Εάν πρέπει να ταξιδέψετε εκτός της εγκατάστασης ή του γραφείου σας για να παρακολουθήσετε μια συνάντηση ή μια επαγγελματική συνάντηση, συμπεριλάβετε τον χρόνο ταξιδιού στα σχέδιά σας.
Βήμα 5
Αφήστε χρόνο στο πρόγραμμά σας για άλλες μη προγραμματισμένες επιχειρηματικές δραστηριότητες. Ακόμη και ένα μικρό χρονικό κενό θα αποφύγει βιασύνη και πολλές παρεξηγήσεις. Αφήστε τις ώρες ανάπαυσης και γεύματος στην καθημερινή σας ρουτίνα.
Βήμα 6
Κοινοποιήστε την καθημερινή σας ρουτίνα στον βοηθό σας. Ζητήστε από τον γραμματέα να σας ενημερώνει τακτικά για αλλαγές στα σχέδια δράσης που συμβαίνουν για αντικειμενικούς λόγους. Αφού λάβετε σημαντικές πληροφορίες από τον βοηθό, τροποποιήστε αμέσως την καθημερινή ρουτίνα.
