Για να γράψετε ένα σημείωμα στο αφεντικό, πρέπει πρώτα να βρείτε έναν επιτακτικό λόγο για το υπόμνημα, η αλήθεια του οποίου, εάν είναι απαραίτητο, μπορεί εύκολα να αποδειχθεί με τη βοήθεια εγγράφων, μαρτυριών τρίτων, ηχογραφήσεων σε μέσα ήχου ή βίντεο. Στη συνέχεια, θα πρέπει να διευκρινίσετε σε ποιον θα απευθύνεται η αναφορά, να επιλέξετε έναν συγκεκριμένο υπάλληλο εξουσιοδοτημένο να επιλύει καταστάσεις συγκρούσεων και να παρακολουθεί τις παραβιάσεις στην ομάδα. Ταυτόχρονα, συνιστάται να βεβαιωθείτε ότι αυτός ο υπάλληλος δεν συμπαθεί για προσωπικούς λόγους με το αφεντικό για το οποίο ετοιμάζεται η έκθεση. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να επιλεγεί ένας άλλος αξιωματούχος, διαφορετικά το αποτέλεσμα της έκθεσης θα είναι το αντίθετο από αυτό που αναμενόταν. Μια σημαντική απόχρωση της υποβολής υπομνήματος είναι η απόφαση για την ανωνυμία ή την ανοιχτή ιδιοκτησία του. Το τελευταίο βήμα είναι να μεταφέρετε το σημείωμα στον παραλήπτη και να βεβαιωθείτε ότι έχει διαβαστεί.
Απαραίτητη
Αναφορά σε χαρτί ή ψηφιακή, επίσημη, απόδειξη των χρεώσεων που αναφέρονται στην έκθεση
Οδηγίες
Βήμα 1
Μια ανώνυμη αναφορά στον αρχηγό χωρίς να παρέχει αποδεικτικά στοιχεία για την ενοχή του συχνά αφήνεται χωρίς επίβλεψη από ανώτερους αξιωματούχους, επομένως, για να υποβληθεί σωστά μια αναφορά, είναι απαραίτητο όχι μόνο να υπάρχουν ακριβείς πληροφορίες σχετικά με την παραβίαση που συνέβη, αλλά και να προετοιμαστεί απόδειξη. Χρησιμοποιήστε τυχόν έγγραφα, τόσο έντυπα όσο και ηλεκτρονικά, φωτογραφίες, βίντεο και ηχογραφήσεις ως αποδεικτικά στοιχεία. Μην χρησιμοποιείτε τη μαρτυρία των συναδέλφων ως κύρια απόδειξη, καθώς υπό την πίεση του αφεντικού, οι άνθρωποι μπορεί να αρνηθούν να καταθέσουν εναντίον του.
Βήμα 2
Αναλύστε τον πίνακα στελέχωσης για να προσδιορίσετε ποιοι από τους ανώτερους διευθυντές θα βρουν την έκθεση σχετικά με αυτό το αφεντικό πιο ενδιαφέρουσα. Σε μεγάλους οργανισμούς, αυτό μπορεί να μην είναι διαχείριση, αλλά για παράδειγμα, συμβούλιο μετόχων ή οργανισμός ελέγχου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, για να διασφαλιστεί η επιτυχία του υπομνήματος, είναι καλύτερο να επιλέξετε πολλούς αποδέκτες: τον επικεφαλής του τμήματος, την υπηρεσία ασφαλείας της επιχείρησης, το τμήμα προσωπικού και το συμβούλιο των μετόχων.
Βήμα 3
Ελέγξτε εάν το αφεντικό και ο παραλήπτης της αναφοράς έχουν στενές, φιλικές ή οικείες σχέσεις, διαφορετικά υπάρχει κίνδυνος να μην χάσετε το αφεντικό, αλλά τη δουλειά.
Βήμα 4
Εξετάστε και αναλύστε εάν είναι ωφέλιμο να υποβάλετε την αναφορά σας ανώνυμα ή ανοιχτά. Η ανωνυμία παρέχει ένα μάλλον αμφιλεγόμενο πλεονέκτημα: προστατεύει από πιθανή εκδίκηση εκ μέρους του αφεντικού. Αλλά μην ξεχνάτε ότι δεν είναι τόσο δύσκολο να βρείτε τον συγγραφέα του υπομνήματος. Σε περίπτωση ανωνυμίας, το υπόμνημα μπορεί απλώς να μην φτάσει στον παραλήπτη. Για παράδειγμα, ο γραμματέας θα το πετάξει απλώς ή θα το διαγράψει από το μήνυμα ως ανεπιθύμητο.
Βήμα 5
Εάν το σημείωμα υποβληθεί ανοιχτά, αυτό θα παρέχει εγγυήσεις ότι θα φτάσει σίγουρα στον παραλήπτη. Κατά την υποβολή έντυπου σημειώματος, ζητήστε από τον αξιωματούχο ή τον γραμματέα του να υπογράψει ένα αντίγραφο ότι το έγγραφο έχει παραληφθεί. Όταν υποβάλλετε ένα σημείωμα με τη μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βεβαιωθείτε ότι έχετε δώσει μεγάλη σημασία στη σημασία του γράμματος, ζητήστε απόδειξη ανάγνωσης και στη γραμμή θέματος της επιστολής γράψτε ότι το μήνυμα φέρει πληροφορίες που είναι πολύ σημαντικές για τη λειτουργία επιχείρηση.
