Μια επιχείρηση οποιασδήποτε μορφής ιδιοκτησίας έχει τη δική της ροή εργασίας με τη μορφή ενός συνόλου εγγράφων διαφόρων τύπων, συστηματοποιημένων σύμφωνα με μια συγκεκριμένη αρχή. Ένα μνημόνιο απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή κατά τη σύνταξη.
Τι είναι ένα σημείωμα
Το επαγγελματικό έγγραφο με τη μορφή υπομνήματος είναι κατατοπιστικό και προτεινόμενο. Παρέχεται στον άμεσο προϊστάμενο ή στον επικεφαλής του οργανισμού. Το σημείωμα μπορεί να συνταχθεί βάσει των οδηγιών της διοίκησης και με πρωτοβουλία του υπαλλήλου.
Το έγγραφο αποτελείται από συγκεκριμένα γεγονότα σε σχέση με ένα συγκεκριμένο ζήτημα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, το υπόμνημα είναι η υποκειμενική γνώμη του υπαλλήλου, η οποία εκτίθεται γραπτώς. Μερικές φορές, υπό το φως των γεγονότων που λαμβάνουν χώρα στην επιχείρηση, είναι εξαιρετικά σημαντικό για τον διευθυντή να γνωρίζει τις απόψεις των υφισταμένων προκειμένου να προσαρμόσει τις περαιτέρω ενέργειές του. Οι εργαζόμενοι καλούνται να συντάξουν μεμονωμένα μια λεπτομερή απάντηση, συμπληρωμένη από τις δικές τους ιδέες και συστάσεις.
Όσον αφορά το αντικείμενο των αναφορών, μπορεί να είναι διαφορετικό: από μια εφάπαξ παροχή πληροφοριών σε περιοδικές αναφορές. Σε αντίθεση με τις επεξηγηματικές σημειώσεις και τις σημειώσεις υπηρεσίας, το σημείωμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί εντός της επιχείρησης ή να παίξει το ρόλο ενός εγγράφου αναφοράς για μια ανώτερη αρχή.
Λόγος σύνταξης του εγγράφου
Ένα υπόμνημα καταρτίζεται ως αποτέλεσμα μιας διαδικασίας εκτός ελέγχου, η οποία μπορεί να βλάψει την επιχείρηση. Τότε ο υπάλληλος μπορεί ομοίως να φέρει όλες τις πληροφορίες στην προσοχή των ανωτέρων. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι πολλαπλή απουσία υπευθύνου ή παράβλεψη για την επίτευξη των προγραμματισμένων στόχων, οι οποίοι, φυσικά, μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά την απόδοση ολόκληρης της επιχείρησης. Σε γενικές γραμμές, το έγγραφο προορίζεται να γίνει ένα σήμα για αλλαγή στην εσωτερική πολιτική, η οποία αυτή τη στιγμή εφαρμόζεται από την ηγεσία.
Πώς να συντάξετε σωστά ένα σημείωμα
Συνήθως ένα έγγραφο αποτελείται από πολλά μέρη. Πρώτον, είναι απαραίτητο να διατυπωθεί με σαφήνεια ο λόγος που ήταν ο λόγος για τη σύνταξη του σημειώματος. Περιγράφει τη συγκεκριμένη κατάσταση και απαριθμεί τα γεγονότα. Στη συνέχεια, συνιστάται να εκφράσετε τη γνώμη σας σχετικά με το τι συμβαίνει. Ταυτόχρονα, είναι απαραίτητο να αναλύσετε την κατάσταση από όλες τις πλευρές και να προσφέρετε τη δική σας λύση στο πρόβλημα.
Όλες οι πληροφορίες πρέπει να παρουσιάζονται συνοπτικά, ακολουθώντας το αντικείμενο του τι συνέβη. Η παραμόρφωση της πραγματικότητας και η έκφραση εικαστικών που δεν υποστηρίζονται από μια βάση αποδεικτικών στοιχείων είναι απαράδεκτη.
Το έγγραφο τοποθετείται σε φύλλο A4 με την υποχρεωτική ένδειξη στην επάνω αριστερή γωνία του ονόματος της μονάδας. Επάνω δεξιά, θα πρέπει να τοποθετήσετε πληροφορίες σχετικά με τον παραλήπτη της σημείωσης. Λίγο παρακάτω, από μια κόκκινη γραμμή, το όνομα του εγγράφου και ο αριθμός του, καθώς και ο τόπος συλλογής, γράφονται με μεγάλα γράμματα.
Στη συνέχεια, οι πληροφορίες εκτίθενται σε μια αρκετά δωρεάν μορφή, η οποία υποστηρίζεται από την υπογραφή του υπαλλήλου που συνέταξε το έγγραφο.
Πριν στείλετε το σημείωμα, συνιστάται να ελέγχετε προσεκτικά την πραγματικότητα όλων των παραπάνω περιστάσεων.
