Μερικές φορές οι άνθρωποι που χρησιμοποιούν επιστολές για επικοινωνία των επιχειρήσεων αναρωτιούνται αν είναι δυνατόν να επηρεάσουν την απόφαση του παραλήπτη με οποιονδήποτε τρόπο. Μερικοί άνθρωποι πιστεύουν ότι αυτό είναι αδύνατο. Άλλοι απαντούν καταφατικά στην ερώτηση. Ποιος έχει δίκιο; Η επαγγελματική αλληλογραφία είναι μια πολύ λεπτή δουλειά. Αφού συμπληρώσετε την επιστολή, πρέπει να δείξετε σεβασμό στον παραλήπτη, να είστε σωστός και διακριτικός! Μπορείτε να επηρεάσετε ένα άτομο μέσω χαρτιού, αλλά για αυτό πρέπει να ακολουθήσετε ορισμένους κανόνες.
Δημιουργία ψυχολογικής επαφής
Η ψυχολογική επαφή στην αλληλογραφία των επιχειρήσεων είναι πολύ σημαντική, επειδή απουσία της, η συνεργασία είναι σχεδόν αδύνατη. Φροντίστε να απευθυνθείτε στον παραλήπτη χρησιμοποιώντας τη λέξη "Αγαπητέ". Μην συντομεύετε ποτέ τις λέξεις σε μια κεφαλίδα. Δηλαδή, εάν δεν γνωρίζετε καλά το άτομο, μπορείτε να υποβάλετε αίτηση ως εξής "Αγαπητέ κύριε Petrov" και όχι "Uv. Κ. Πετρόφ"
Εάν έχετε γνωρίσει στο παρελθόν ένα άτομο και μιλήσατε για ορισμένα θέματα που σχετίζονται με την εργασία σας, φροντίστε να χρησιμοποιήσετε αυτό το γεγονός στην εισαγωγή. Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τον παραλήπτη, ρωτήστε για την εταιρεία του.
Ένα παράδειγμα εισαγωγής.
1. Αγαπητέ Petr Petrovich! Σε μια επαγγελματική συνάντηση που πραγματοποιήθηκε στο εστιατόριο Angara στις 12 Οκτωβρίου φέτος, συζητήσαμε για το θέμα των επενδύσεων μικρών επιχειρήσεων.
2. Αγαπητέ κύριε Petrov! Μάθαμε ότι η εταιρεία σας είναι ηγέτης στην περιοχή του Ιρκούτσκ στην παραγωγή πριονιών. Η εταιρεία μας δραστηριοποιείται στην παραγωγή πριονιστηρίων. Θα θέλαμε να συνεργαστούμε μαζί σας στο μέλλον.
Εάν αντιληφθείτε ότι ο επικεφαλής του οργανισμού ανησυχεί πολύ για τη φήμη του και αναζητά συνεργάτες, μπορείτε να του ζητήσετε συμβουλές. Ένα τέτοιο άτομο θα συμφωνήσει ευχαρίστως να βοηθήσει, γιατί μπορείτε να επηρεάσετε τη φήμη της εταιρείας. Είναι πολύ βολικό να συνεργάζεστε με έναν τέτοιο οργανισμό, επειδή ο διευθυντής θα προσπαθήσει να εκπληρώσει όλους τους όρους της σύμβασης, ώστε να μην κερδίσει αρνητικές κριτικές.
Εύρεση επιχειρημάτων και γεγονότων
Για να πείσετε έναν πελάτη ότι έχετε δίκιο, πρέπει να βρείτε επιχειρήματα. Είναι μεσαίο, δυνατό και δυνατότερο. Οι ψυχολόγοι συμβουλεύουν να ακολουθήσουν την ακόλουθη ακολουθία κατά τη σύνταξη ενός γράμματος: ισχυρό - μεσαίο - ισχυρότερο.
Τα ισχυρά περιλαμβάνουν τα ακόλουθα επιχειρήματα:
- Η παρουσίαση θα περιλαμβάνει τις τελευταίες εξελίξεις στον εξοπλισμό για την παραγωγή πριονιών.
- Η τιμή του προσφερόμενου εξοπλισμού θα είναι 30% χαμηλότερη από την τιμή αγοράς.
Τα μέσα γεγονότα περιλαμβάνουν:
- Οι συμμετέχοντες στην παρουσίαση θα έχουν την ευκαιρία να δουν τον νέο εξοπλισμό σε δράση, καθώς και να λάβουν συμβουλές για τη λειτουργία των συσκευών.
- Η εγγύηση για τον προσφερόμενο εξοπλισμό θα αυξηθεί κατά 2 χρόνια.
Τα ισχυρά περιλαμβάνουν τα ακόλουθα επιχειρήματα:
- Στο τέλος της παρουσίασης, θα πραγματοποιηθεί μια προσφορά, οι συμμετέχοντες της οποίας θα μπορούν να πάρουν ένα δεύτερο εντελώς δωρεάν κατά την αγορά εξοπλισμού.
Εύρεση του προβλήματος του παραλήπτη
Πριν προτείνετε κάτι, προσπαθήστε να βρείτε έναν λόγο που μπορεί να ωθήσει τον αναγνώστη να χρησιμοποιήσει τις υπηρεσίες σας ή να αγοράσει ένα προϊόν από εσάς. Για παράδειγμα, προσφέρετε υπηρεσία μεταφοράς εμπορευμάτων. Μελετήστε προσεκτικά το έργο του παραλήπτη, εντοπίστε τη δυσαρέσκειά του. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να στείλετε ένα "κατάσκοπο". Μπορείτε επίσης να μάθετε ποια εταιρεία χρησιμοποιεί. Στη συνέχεια, βρείτε τις αρνητικές πτυχές του οργανισμού που εκτελεί το φορτηγό. Προσπαθήστε να εντοπίσετε ένα πρόβλημα που μπορεί να προκύψει ενώ εργάζεστε με τρίτο μέρος.
Εάν προσφέρετε εξοπλισμό που είναι καλύτερο από αυτόν που χρησιμοποιεί ο παραλήπτης, φροντίστε να το γράψετε στην επιστολή, αναφερόμενος στο γεγονός ότι με τις συσκευές σας ο όγκος παραγωγής θα αυξηθεί δραματικά.
Διατύπωση σκέψεων
Προσπαθήστε να διατυπώσετε σωστά τις σκέψεις σας. Για παράδειγμα, οι ψυχολόγοι συμβουλεύουν να μην χρησιμοποιούν το σωματίδιο "όχι" και "ούτε" στην επαγγελματική αλληλογραφία.
Παράδειγμα.
Λανθασμένη φράση: στις 12 Οκτωβρίου, δεν θα σας βλάψει να επισκεφθείτε την έκθεσή μας.
Σωστή φράση: στις 12 Οκτωβρίου θα χαρούμε να σας δούμε στην έκθεση μας.
Σχεδιασμός επιστολών
Η στάση του παραλήπτη προς την εταιρεία σας εξαρτάται από το σχεδιασμό της εξερχόμενης αλληλογραφίας. Η επιχειρηματική αλληλογραφία περιλαμβάνει τη χρήση εταιρικής επιστολόχαρτου Δεν πρέπει να πειραματιστείτε με γραμματοσειρά και μέγεθος, είναι καλύτερα να επιλέξετε πρότυπα, δηλαδή, γραμματοσειρά Times New Roman και μέγεθος 12. Ακόμα κι αν αυτά είναι μικροσκοπικά, αλλά σε ψυχολογικό επίπεδο, έχει μεγάλη επιρροή σε ένα άτομο!
