Για έναν αρχάριο υπάλληλο, ο σχεδιασμός της εισερχόμενης αλληλογραφίας μπορεί να είναι ένα τεστ δύναμης. Ωστόσο, μόλις η διαδικασία χωριστεί σε απλά και κατανοητά βήματα, γίνεται ένα ασυνεχές μέρος της εργάσιμης ημέρας.
Οδηγίες
Βήμα 1
Όλα τα έγγραφα που λαμβάνονται από τον οργανισμό πρέπει να εγγραφούν την ίδια ημέρα, ανεξάρτητα από το πώς έφτασαν εκεί (μέσω e-mail, μέσω ταχυμεταφοράς, μέσω φαξ κ.λπ.). Τα e-mail πρέπει να εκτυπωθούν, τα τηλεφωνικά μηνύματα πρέπει να εγγραφούν.
Βήμα 2
Η στήλη # 1 του περιοδικού δείχνει την ημερομηνία παραλαβής κάθε εγγράφου. Στήλη # 2 - ο αριθμός εγγραφής του. Ο αριθμός αντιστοιχεί στη σειρά απόδειξης, με κάθε ημερολογιακό έτος να ξεκινά με ένα. Στη συνέχεια, κάθε παραδοθέν έγγραφο ελέγχεται: αν παραδόθηκε σωστά, αν το πακέτο είναι ανέπαφο. Εάν δεν έχει επισημανθεί "αυτοπροσώπως", ο φάκελος ή η τσάντα ανοίγουν και τα περιεχόμενα ελέγχονται. Εάν υπάρχει απογραφή, το ελέγχουν. Εάν λείπουν ορισμένα από τα καθορισμένα έγγραφα, πρέπει να συντάξετε μια κατάλληλη πράξη και να βάλετε μια σημείωση στο ημερολόγιο της εισερχόμενης αλληλογραφίας στην ενότητα "Σημειώσεις". Ο αριθμός φύλλων με συνημμένα αναφέρεται στη στήλη Νο. 3.
Βήμα 3
Ο τύπος αλληλογραφίας καταχωρείται στη στήλη Νο. 4. Αυτό μπορεί να είναι ένα αίτημα, μια αναφορά συμφιλίωσης, μια επιστολή, ένα πιστοποιητικό, ένα τηλεγράφημα, μια ειδοποίηση κ.λπ. Οι επόμενες δύο στήλες υποδεικνύουν τον αποστολέα και τον εξερχόμενο αριθμό της επιστολής.
Βήμα 4
Περίληψη της αποστολής πρέπει να αναφέρεται στη στήλη αριθ. 7. Για παράδειγμα, «Σχετικά με την παροχή πιστοποιητικού για το χρέος της AA Ivanov. τράπεζα "ή" Αίτηση για εκ νέου υπολογισμό των μισθών της VV Sidorova ".
Βήμα 5
Στη συνέχεια, η αλληλογραφία παραδίδεται στους παραλήπτες, και αφού λάβει την απόφαση, εισάγεται στη στήλη Νο. 8, αναφέροντας στους επόμενους δύο εκτελεστές και την προθεσμία για την εκτέλεση του εγγράφου. Οι σημειώσεις δείχνουν ότι το έγγραφο έχει εκτελεστεί και πού έχει κατατεθεί.
